Работа приемной комиссии

(Различия между версиями)
Перейти к: навигация, поиск
(Формирование рейтинга)
(Формирование состава приемной комиссии)
Строка 5: Строка 5:
 
Эта функция доступна только ответственному секретарю приемной комиссии.
 
Эта функция доступна только ответственному секретарю приемной комиссии.
  
В меню '''Сотрудники''' выбрать команду '''Формирование ролевого состава'''.
+
В меню '''Главная''' выбрать команду '''Сотрудники''' - '''Формирование ролевого состава'''.
  
В форме "Формирование ролевого состава" сформировать состав приемной комиссии.
+
В форме "Назначения" сформировать состав приемной комиссии.
  
 
Для назначения сотрудника на роль необходимо:
 
Для назначения сотрудника на роль необходимо:

Версия 15:18, 23 мая 2018

Содержание

Модуль «Работа приемной комиссии»

Формирование состава приемной комиссии

Эта функция доступна только ответственному секретарю приемной комиссии.

В меню Главная выбрать команду Сотрудники - Формирование ролевого состава.

В форме "Назначения" сформировать состав приемной комиссии.

Для назначения сотрудника на роль необходимо:

Форма назначения на роль
  1. Открыть форму «Формирование ролевого состава».
  2. Нажать кнопку «Добавить».
  3. В форме «Назначение на должность»:
     * Из выпадающих списков выбрать роль, на которую назначается сотрудник, и подразделение.
     * Открывается список сотрудников, которые могут быть назначены на данную роль. 
       По умолчанию открывается список сотрудников подразделения. 
       При необходимости можно выбрать из всех сотрудников.
     * Выделить сотрудника из списка.
     * Указать дату снятия.
     * Нажать Назначить.

После назначения сотрудника на роль необходимо настроить доступ сотрудника.

Настройка доступа

Эта функция позволяет настроить работу сотрудника только на определенные подразделения.

Для настройки доступа необходимо:

Настройка доступа
  1. Открыть форму «Формирование ролевого состава».
  2. Выделить сотрудника из списка.
  3. Нажать «Доступ».
  4. В форме «Настройка доступа» отметить галочкой те подразделения, с которыми должен работать указанный сотрудник.
  5. Нажать Сохранить.

Для обеспечения доступа ко всем подразделениям можно использовать Выделить все.

Для отказа нажать Отмена.

Переназначение сотрудника

Производится аналогично назначению сотрудника на роль.

Для переназначения сотрудника необходимо:

  1. Открыть форму «Формирование ролевого состава».
  2. Выделить сотрудника из списка.
  3. Нажать «Переназначить».
  4. В форме «Назначение / переназначение сотрудника» выделить из списка назначаемого сотрудника.
  5. Указать дату снятия.
  6. Нажать Переназначить.
Назначение / переназначение сотрудника

Изменение срока окончания полномочий

Для того чтобы изменить срок действия полномочий сотрудника Вашего подразделения (продлить его или уменьшить) необходимо:

  1. Открыть форму «Формирование ролевого состава».
  2. Выделить сотрудника из списка.
  3. Нажать «Изменить».
  4. В форме «Изменение срока окончания» указать новый срок окончания или установить признак «Срок окончания не задан».
  5. Нажать Сохранить.
Действия полномочий сотрудника

Для отказа нажать Отмена.

Снятие сотрудника с роли

Для снятия сотрудника с назначенной роли необходимо:

  1. Открыть форму «Формирование ролевого состава».
  2. Выделить сотрудника из списка.
  3. Нажать «Снять».
  4. После получения подтверждения сотрудник будет снят с должности.
Подтверждение снятия

Учетная запись сотрудника

С помощью этой функции можно получить всю информацию об учетной записи сотрудника и изменить пароль входа в ИСУ ВУЗ.

  1. Открыть форму «Формирование ролевого состава»
  2. Выделить сотрудника.
  3. Нажать «Учетная запись».
  4. В форме «Учетная запись»:
     * Заблокировать / разблокировать учетную запись
     * Отключить учетную запись
     * Сменить пароль путем ввода нового пароля в строке Пароль.
     * Изменить дату отключения учетной записи
  5. Внести необходимые изменения и нажать Сохранить.

Для отказа нажать Отмена.

Учетная запись сотрудника

Установка параметров работы приемной комиссии

Эта функция предназначена для указания сроков работы приемной комиссии и критерия зачисления абитуриентов. В установленные сроки становятся доступными все функции приемной комиссии. В остальное время доступны только просмотр персональных данных абитуриентов и изменение сроков работы приемной комиссии.

Через день после окончания срока работы приемной комиссии все абитуриенты, не переведенные в состояние "Принятый", автоматически переводятся в состояние "Не принятый".

Эта функция доступна только ответственному секретарю приемной комиссии.

В меню Работа выбрать команду Установка параметров работы приемной комиссии.

В форме "Параметры работы приемной комиссии":

Форма параметры работы приемной комиссии
  1. Указать сроки работы приемной комиссии.
     Критерий отбора абитуриентов предназначен для автоматического перевода абитуриентов 
     из состояния "принятый" в состояние "кандидат на зачисление".
     Существуют два критерия отбора абитуриентов:
     * На основе проходного балла. 
       Средний балл по результатам сдачи вступительных экзаменов должен быть 
       выше проходного балла на выбранную специальность.
     * На основе проходного балла среди прошедших вступительные испытания.
     Средний балл по результатам сдачи вступительных экзаменов должен быть выше проходного 
     балла на выбранную специальность, и все   вступительные экзамены должны быть сданы, т.е. 
     балл сдачи каждого экзамена должен превышать проходной балл данного экзамена.
  2. Нажать Ок.
  3. Для отказа нажать Отмена.

Настройка плана приема

В данной форме создаются конкурсные группы специальностей/направлений и настраивается план приема на каждую конкурсную группу. Необходимо проверить, правильно ли указан учебный год, на который планируется набор. Используя пиктограмму пиктограмма , создать новую конкурсную группу. Для добавления в нее специальностей (направлений) необходимо выделить специальность и нажать пиктограмму пиктограмма и выбрать из списка формы Перевод в конкурсную группу необходимую конкурсную группу. Для добавления другой специальности (направления) повторить действия. В нижней части окна на каждую специальность (направление) конкурсной группы можно настроить план приема.

Настройка проходного баллов

Данная функция используется для настройки проходного балла для конкретной специальности (направления). Для этого в столбце Проходной балл в строке нужной нам специальности (направления) указываем суммарный проходной балл и нажимаем клавишу Enter. система сохраняет внесенный проходной балл автоматически. Для более быстрого поиска необходимой специальности (направления) можно воспользоваться фильтрами Специальность, Форма обучения, Подразделение, Финансирование.

Размеры оплаты за обучение

Этот функционал используется для внесения приказов по оплате студентами своего обучения, либо за пересдачу контрольных точек. По умолчанию в форме открывается список всех созданных приказов. Для добавления нового приказа открываем либо закладку За обучение, либо За пересдачу КТ, нажимаете пиктограмму Добавление пункта приказа пиктограмма. Необходимо заполнить данные по приказу и пункту приказа, указать необходимые деканаты, специальности, формы обучения, технологии обучения и номера курсов, которые будут оплачивать данную сумму, затем указать срок действия пункта (с какой по какую дату действует данный пункт приказа), сумму и за курс данная сумма или за семестр, затем нажать Сохранить. для изменения данных по пункту приказа используется пиктограмма пиктограмма. Приказы и пункты по оплате за пересдачу заполняются аналогично.

Работа со списком абитуриентов

В меню Студенты необходимо выбрать команду Абитуриенты.

Окно работы со списком абитуриентов содержит блок, позволяющий настраивать программу на работу с определенными состояниями абитуриентов, а также отбирать абитуриентов по различным критериям (так называемым фильтрам).

Порядок абитуриентов можно изменять, щелкая по заголовкам соответствующих столбцов. По умолчанию абитуриенты отсортированы по ФИО.

Для ускорения поиска абитуриента предусмотрен быстрый поиск: в строке поиска задаются начальные буквы фамилии, при этом курсор сразу устанавливается на первую подходящую запись.

Работа со списком абитуриентов

Работа с фильтрами

Существует возможность выбрать дополнительные фильтры, расположенные на двух страницах:

   1. Основные данные
   2. Адреса и периоды

Каждый из этих подпунктов дает возможность учитывать или не учитывать некоторые данные о абитуриенте.

Закладка Основные данные включает:

  *Статус
  *Форма обучения
  *Специальность (Направление)
  *Уровень
  *ФИС
  *Категория поступления
  *Категория зачисления
  *Вид финансирования
  *Предпочтения
  *Особенности
  *Пол
  *Гражданство
  *Оплата
  *База поступления
  *Источник информации
  *Итог собеседования
  *Рекомендуемый семестр
  *Номер группы
  *Состояние
  *Дата рождения

Закладка фильтра Адреса и периоды включает Дату регистрации и Адрес места регистрации.

При использовании фильтров список абитуриентов обновляется автоматически каждый раз при изменении любого фильтра. Если на список наложен хотя бы один фильтр, в строке состояний появляется надпись "Фильтр".

При нажатии кнопки Сброс фильтра отменяются все условия, наложенные дополнительно. Данная кнопка не влияет на изменение списка состояний абитуриентов.

С помощью кнопки Дополнительно окно настройки списка абитуриентов сворачивается и разворачивается, изменяя размер основного окна.

В нижней части окна после каждого обновления списка или изменения фильтра высвечивается статистическая информация:

  * Всего в списке (удовлетворяющие условиям фильтра),
  * Средний балл выше проходного (удовлетворяют текущему критерию отбора абитуриентов)
  * Средний балл ниже проходного (не удовлетворяют текущему критерию отбора абитуриентов)
  * Принятые
  * Оплатившие
  * Есть не пройденные экзамены.

Панель инструментов

Панель инструментов располагается непосредственно под строкой меню и содержит ряд кнопок, дублирующих основные действия. При наведении курсора мыши появляется подсказка с описанием действия, осуществляемого при нажатии данной кнопки.

Кнопка Описание
определить цвет Регистрация нового абитуриента
определить цвет Изменения данных абитуриента
определить цвет Приказы и проекты о зачислении
определить цвет Зачисление в группу
определить цвет Переводы
определить цвет Назначение вступительных экзаменов
определить цвет Результаты вступительных испытаний
определить цвет Вступительная оплата за обучение
определить цвет Предпочтения поступления
определить цвет Печать протокола собеседования
определить цвет Печать результатов сдачи вступительных экзаменов
определить цвет Работа с запросами
определить цвет Обновить список абитуриентов

Регистрация поступающего

Регистрация поступающего

Данная функция предназначена для регистрации абитуриентов в системе ИСУ ВУЗ.

В меню Абитуриенты выбрать команду Регистрация поступающего (или с помощью пиктограммы определить цвет).

В форме "Регистрация абитуриента" имеются две закладки - общие сведения и сведения о поступлении.

На закладке "Общие сведения":

   * Ввести фамилию, имя, отчество абитуриента или выбрать из ранее зарегистрированных с помощью Выбрать.
   * При необходимости с помощью Генерация задать новый пароль для входа в ИСУ ВУЗ 
     (для сдачи вступительных испытаний в виде тестирования).
   * Ввести дату рождения.
   * Указать пол.
   * Заполнить удостоверение личности.

Все поля являются обязательными для заполнения. На закладке "Сведения о поступлении":

   * Из выпадающего списка выбрать форму обучения, специальность, деканат и базу обучения 
     (все поля являются обязательными для заполнения).
   * Указать номер рекомендуемого семестра и средний балл аттестата.

Нажать Сохранить и ОК. При нажатии ОК происходит сохранение данных и закрытие формы "Регистрация абитуриента". При этом предлагается назначить вступительные экзамены и распечатать протокол собеседования. При нажатии Сохранить происходит сохранение данных, но форма не закрывается. После сохранения на закладке "Сведения о поступающем" возможны следующие действия:

   * Назначить вступительные экзамены
   * Отчет о результатах сдачи экзаменов
   * Печать протокола собеседования
   * Перевести в кандидаты на зачисление.

Для того, чтобы распечатать заявление о приеме абитуриента, необходимо в персональных данных выбрать закладку Поступление. В правом верхнем углу есть форма Заявление о приеме. В зависимости от требований конкретной организации регистрационный номер заявления может заполняться как автоматически, так и вручную. Вводится дата регистрации. Для того, чтобы вывести Заявление на печать необходимо использовать пиктограммуопределить цвет. Особое внимание хотелось указать электронным копиям документов. В закладке Документы указываются документы студента (например, аттестат, паспорт и т.д.). Также есть возможность прикрепить электронные копии документов. Для этого необходимо нажать на пиктограмму прикрепить . В открывшемся окне, содержащим название выделенного документа, есть возможность добавить электронный файл при помощи пиктограммы добавить , указав нужный адрес, где хранится этот файл. Для просмотра прикрепленного документа используется пиктограмма просмотр , а для удаления – пиктограмма удалить. Есть возможность внесения оплаты через изменения персональных данных.

В закладке Договор и оплата для этого используется строка Размер оплаты за курс.

Прежде, чем распечатывать договор, нужно указать, с кем он заключается и указать его данные в системе. Так же, как и в заявлении, в договоре может быть включена автонумирация, либо номера будут заноситься вручную. Для распечатки договора используется команда Договор Команда Соглашение нужна для распечатки соглашение на обработку персональных данных, на внесение изменений при переводе, о расторжении договора.

Регистрация абитуриента, подавшего заявление через Интерент АРМ

Данный вид регистрации создан для облегчения работы сотрудников приемной комиссии, абитуриент до прихода в приемную комиссию самостоятельно вносит основные сведения о себе, сотрудникам приемной комиссии нет необходимости вносить данные сведения, необходимо лишь по документам проверить их достоверность. А абитуриент имеет возможность видеть, какое место он занимает в рейтинге поступающих и проходит ли по конкурсу в вуз.

Абитуриент, подавший заявление о поступлении через Интернет, регистрируется приемной комиссией только в тот момент, когда приходит в приемную комиссию с документами.

Количество абитуриентов, подавших заявление через Интернет, можно увидеть в окне Количество веб-заявлений.

Чтобы просмотреть контактные данные абитуриента, подавшего заявление на поступление через Интернет, необходимо в меню Работа выбрать команду Обработка интернет-абитуриентов. В форме в левом нижнем углу будут указаны те контактные данные, которые абитуриент указал в своем интернет-АРМе. Также указываются и сертификаты ЕГЭ. По указанным контактным данным необходимо связаться с абитуриентом и уточнить время и дату его прихода в вуз с оригиналами документов.

В данной форме можно использовать поиск для нахождения нужного абитуриента, имеется возможность также настроить с какого числа должны быть показаны интересующие абитуриентов, для этого необходимо выбрать нужную дату из выпадающего списка. Абитуриенты, которые уже внесены в приемную комиссию, отмечаются значком пиктограмма , те, которых можно добавить в приемной комиссии – добавить , а те абитуриенты, которые удалены из списка приемной комиссии – удалить . Для просмотра копий документов, которые абитуриент прикрепил через интернет АРМ, используется пиктограмма просмотр.

Иногда (в зависимости от особенностей Windows) случается, что окно Список документов поступающего уходит на задний план и его становится не видно. Появляется ощущение, что система повисла. Для решения этой проблемы необходимо нажать на клавиатуре клавишу Esc и еще раз открыть список документов поступающего. В открывшемся окне Список документов поступающего отображаются все документы абитуриента. Галочкой отмечены те документы, которые будут закачены в базу при оформлении абитуриента в приемной комиссии. Для просмотра самих документов необходимо двойным щелчком нажать на название документа.

Открывается окно, содержащее список прикрепленных файлов. После нажатия двойным щелчком левой клавишей мыши на название этого файла открывается сам файл. Если Вы отказываете абитуриенту в заявлении, то необходимо щелкнуть на пиктограмме удалить (также можно использовать команду Отказать меню Заявление). Если после того, как абитуриента сотрудники приемной комиссии внесли в систему, он еще через интернет АРМ занес электронные копии документов, то их можно будет добавить с помощью меню Обработка интернет-абитуриентов, повторив те же действия, но искать абитуриента нужно уже будет в состоянии Рассмотрено (пиктограмма).

Чтобы зарегистрировать абитуриента, который подал заявление о поступлении через Интернет, необходимо в меню Абитуриенты выбрать команду Регистрация нового абитуриента (или использовать пиктограмму определить цвет.

В форме выбрать функциональную клавишу определить цвет , выйдет список абитуриентов, которые подали заявление о поступлении через Интернет.

Необходимо выбрать абитуриента (можно воспользоваться поиском), выделить его фамилию, далее нажать на кнопку Выбрать. Далее сведения автоматически перегружаются в форму "Регистрация абитуриента" (закладка "Общие сведения"). В форме необходимо указать документ, удостоверяющий личность, и его данные. Все данные, выгрузившиеся в форму, необходимо сверить с данными документов, которые предоставил абитуриент.

Далее необходимо проверить данные о поступлении (закладка "Сведения о поступлении"): форму обучения, специальность, подразделение (если необходимо внести коррективы, то для этого используется функциональная клавиша Изменить, далее из списка выбираются необходимые данные), специализацию, технологию обучения (если абитуриент поступает на дистанционную форму обучения), базу обучения, категорию поступления, источник информации о данном учебном заведении, курс и семестр, на которые поступает абитуриент, срок обучения, приоритет специальности, вносится при необходимости средний балл аттестата, пройдено ли собеседование.

Также имеет возможность написать комментарий (закладка комментарий)

После всех произведенных действий необходимо нажать Сохранить или ОК (в последнем случае окно автоматически закроется).

Далее необходимо внести данные ЕГЭ (если студент принес сертификат о сдаче ЕГЭ) или назначить вступительные экзамены (если у студента нет сданных ЕГЭ), при назначении вступительных экзаменов необходимо помнить о том, что нужно предоставить студентам допуск для сдачи экзаменов.

Далее необходимо сформировать рейтинг поступающих (рейтинг формируется только в том случае, если предварительно был сформирован план приема).

Распечатка списка электронных заявлений абитуриентов

Имеется возможность распечатать информацию о абитуриентах, подавших заявление через интернет, доступных конкретной приемной комиссии в рамках текущей приемной кампании, – для этого необходимо щелкнуть левой клавишей мыши по пиктограмме распечатать формы «Обработка интернет-абитуриентов».

В форме «Списочная выгрузка данных» в разделе «Выбор данных» проставляются галочки рядом с необходимыми данными для выгрузки, в разделе «Порядок столбцов» можно изменить порядок следования столбцов (с помощью пиктограмм в начало - поставить в начало, поднять- поднять на одну строку выше), в разделе «Заголовок» можно задать заголовок столбцу. Чтобы выгрузить полученный отчет в Microsoft Excel и распечатать его, необходимо щелкнуть левой клавишей мыши на пиктограмме распечатать . Созданный шаблон можно сохранить (пиктограммы сохранить- сохранить, сохранить - сохранить с другим названием). Открыть сохраненный шаблон можно с помощью пиктограммы открыть, выделить шаблон из списка и нажать Выбрать.

В форме «Выбор шаблона списка» для выбора шаблона можно воспользоваться поиском – внести название шаблона в строке Поиск. Название шаблона можно изменить – пиктограмма изменить , удалить – пиктограмма удалить .

Редактирование сведений

Выделить студента из списка.

В меню Абитуриенты выбрать команду Изменение персональных данных (или с помощью пиктограммы определить цвет).

В форме "Персональные данные студента":

  1. Отредактировать персональные данные.
  2. Нажать Сохранить.

Для отказа нажать Отмена.

Просмотр сведений

Выбрать абитуриента из списка.

В меню Абитуриенты выбрать команду Просмотр сведений (или двойной щелчок мыши на фамилии абитуриента).

Форма "Персональные данные студента" открывается для просмотра без права редактирования.

Просмотр хронологии по абитуриенту и изменение учетной записи

Данный функционал позволяет увидеть какой сотрудник, когда и что делал с выбранным абитуриентом. Изменение учетной записи дает возможность сменить пароль в случае его потери.

Предпочтение при поступлении

Данная функция используется в случае, когда абитуриент подает заявления на несколько специальностей (направлений). Указывается на какую из специальностей (направлений) предпочтение выше, а на какую – ниже.

Зачисление принятого в группу

После того, как абитуриент прошел все вступительные испытания, внес оплату, его можно зачислить в группу с помощью данной функции. В открывшей форме указываете нужную группу. Формируется проект приказа о зачислении.

Вступительная оплата

Данная функция позволяет фиксировать факт оплаты за первый семестр обучения. Выделить абитуриента из списка. В меню Абитуриенты выбрать команду Вступительная оплата. В форме "Вступительная оплата" выбрать нужный вид. После ввода оплаты в списке абитуриентов в поле "Оплатил" у данного абитуриента появляется "+". В персональных данных в закладке Договор и оплата можно внести сумму, которую студент оплатил за обучение.

Перевод на другую специальность

Эта функция доступна только ответственному секретарю приемной комиссии.

Выделить абитуриента.

В меню Абитуриенты выбрать команду Переводы, далее Перевод на другую специальность.

В форме "Переводы":

  1. Выбрать Форму обучения и/или специальность, куда будет переведен абитуриент.
  2. Нажать Ок.

Для отказа нажать Отмена.

После перевода назначаются новые вступительные экзамены в соответствии с выбранной специальностью. При необходимости есть возможность переаттестовать новые экзамены результатами уже сданных.

Перевод в поступающие

Выделить абитуриента.

В меню Абитуриенты выбрать команду Переводы, далее Перевод в поступающие.

После получения подтверждения статус абитуриента меняется на "Поступающий".

Перевод в кандидаты на прием

Выделить абитуриента.

В меню Абитуриенты выбрать команду Перевод, далее Перевод в кандидаты на прием.

После получения подтверждения статус абитуриента становится "Кандидат на прием".

Перевод в принятые

Выделить абитуриента.

В меню Абитуриенты выбрать команду Перевод, далее Перевод в принятые.

После получения подтверждения статус абитуриента становится "Принятый".

Для перевода в статус Принятый всех абитуриентов, находящихся в статусе Кандидат на прием, можно использовать команду Прием кандидатов в меню Абитуриенты.

В открывшейся форме отметить нужных абитуриентов, ввести документ и нажать кнопку Принять.

Перевод в непринятые

Эта функция позволяет отчислить абитуриента из приемной комиссии

Выделить абитуриента.

В меню Абитуриенты выбрать команду Перевод, далее Перевод в состояние «Непринятый».

После получения подтверждения в форме "Перевод в состояние «Непринятый»":

  1. Заполнить основание.
  2. Нажать кнопку Да.

Для отказа нажать кнопку Отмена.

Статус абитуриента меняется на "Непринятый".

Восстановление из непринятых

В меню Абитуриенты выбрать команду Перевод, далее Восстановление из непринятых.

В форме "Восстановление из непринятых":

  1. Выделить абитуриента.
  2. Нажать кнопку Восстановить.
  3. Для подтверждения нажать клавишу Да.
  4. Для отказа нажать кнопку Отмена.

После получения подтверждения абитуриент отражается в списке в том статусе, в котором был отчислен.

Прием абитуриента из другой приемной комиссии

Данная функция позволяет принимать абитуриентов, переданных из других приемных комиссий ВУЗа.

В меню Абитуриенты выбрать команду Принять из другой приемной комиссии.

В форме "Прием студентов из другой организации":

  1. Отметить галочкой необходимых студентов.
  2. Из выпадающих списков выбрать специальность и деканат.
  3. Нажать Принять.

Для отказа нажать Отмена.

Все отмеченные абитуриенты попадут на выбранную специальность и деканат.

Прием абитуриента из другой приемной комиссии

Если переведенные абитуриенты уже сдавали вступительные экзамены в форме компьютерного тестирования, то результаты тестирования можно перезачесть (см. пункт «Перезачет вступительных экзаменов»).

Передача абитуриента в другую приемную комиссию

Данная функция позволяет передавать абитуриентов в другие приемные комиссии ВУЗа.

В списке абитуриентов выделить абитуриента.

В меню Абитуриенты выбрать команду Передать в другую приемную комиссию.

Для отказа нажать Отмена.

Передать в другую приемную комиссию

После получения подтверждения абитуриент становится видимым в других приемных комиссиях до тех пор, пока он не будет принят другой приемной комиссией.

Смотри пункт "Прием абитуриента из другой приемной комиссии".

Назначение вступительных экзаменов

Выбрать абитуриента из списка.

В меню Абитуриенты выбрать команду Назначение вступительных экзаменов (или с помощью пиктограммы определить цвет).

Назначение вступительных экзаменов

В форме "Назначение вступительных экзаменов":

  1. В разделе "Дисциплины" выделить дисциплину.
  2. Выбрать тип (ЕГЭ или Тестирование)
  3. Нажать Добавить определить цвет.
  4. При необходимости пункты 1-3 повторить.
  5. Нажать Выйти.

Вступительные экзамены могут быть двух типов: альтернативные (из нескольких экзаменов может быть выбран только один) и неальтернативные.

Неальтернативные экзамены назначаются автоматически, из альтернативных сотрудник приемной комиссии должен выбрать один из вариантов.

С помощью кнопки Удалить можно удалить выделенную дисциплину.

Экзамен может быть удален только в том случае, если абитуриент не приступал к его сдаче.

Допуск к вступительным экзаменам

Чтобы абитуриент мог сдать экзамен ему должен быть открыт допуск.

Выбрать абитуриента.

В меню Абитуриенты выбрать команду Результаты вступительных экзаменов (или с помощью пиктограммы определить цвет).

Результаты вступительных экзаменов
Вступительные экзамены

В форме "Вступительные экзамены" с помощью одноименных кнопок возможны следующие действия :

  1. Ввести результаты.
  2. Изменить число попыток.
  3. Просмотреть выданные вопросы.
  4. Просмотреть ответы абитуриента.
  5. Печать допуска.
  6. Печать результатов.

Пункты 3 и 4 работают только для экзаменов в форме тестирования.

Для использования сервиса проверки сертификатов ЕГЭ в ИСУ ВУЗ необходимо произвести через администратора системы определенные настройки Вашего экземпляра ИСУ ВУЗ с занесением регистрационных данных Вашего ВУЗа, полученных на сайте ФБС (www.fbsege.ru).

Настройка параметров необходимых для работы с ФБС.

Все дальнейшие параметры настраиваются через администратора настройщика, настройка генеральных параметров: 1. Параметр № 99 с названием "ФБС URL" - полный путь сервера обработки ФБС, по умолчанию введен тестовый сервер "http://fbsege.ru:88/wschecks.asmx" при необходимости вводится основной сервер вместе с полным путем до скрипта обработки 2. Параметр № 100 название "ФБС login" - логин к серверу ФБС 3. Параметр № 101 название "ФБС password" - пароль к серверу ФБС 4. Параметр № 102 название "Proxy" - прокси сервер для выхода в Интернет для конкретной организации, пример http://192.168.200.250:8000, не забывать указывать протокол иначе не будет распознан корректно. 5. Параметр № 102 название "Proxy login" - логин к прокси серверу 6. Параметр № 103 название "Proxy password" - пароль к прокси серверу 7. Параметр № 103 название "ФБС client" - клиент к серверу ФБС После этого появляется возможность проверять свидетельства через базу ФБС

Для проверки данных свидетельства о сдаче ЕГЭ используется пиктограмма Проверка в ФБС, располагающаяся в форме Выбор документа.

Проверка в ФБС

В открывшейся форме Проверка сертификатов ЕГЭ указано ФИО абитуриента, его паспортные данные, данные сертификата, результаты прохождения ЕГЭ.

В случае недостоверности свидетельства о прохождении ЕГЭ выдается ошибка.

Перезачет вступительных экзаменов

Если переведенные абитуриенты уже сдавали вступительные экзамены в форме компьютерного тестирования, то результаты тестирования можно перезачесть. Для этого необходимо:

  1. Назначить переведенному абитуриенту вступительные экзамены.
  2. Выделить предмет для перезачета из списка назначенных.
  3. Нажать Перезачет.

Списочная обработка результатов

Форма «Списочная обработка результатов» необходима для массовой простановки оценок абитуриентов по одному предмету.

Проверка сертификатов ЕГЭ

В этой форме выбирается дисциплина, по которой нужно проставить результаты вступительных испытаний, форма контроля (ЕГЭ или тест). Можно так же выбрать форму обучения и отфильтровать по специальности.

Результаты прохождения

Эта форма используется для удобства ввода у абитуриентов результатов по конкретному предмету. Для этого выделите необходимого Вам абитуриента и нажмите кнопку Ввести результат.

Результаты прохождения

Необходимо заполнить открывшуюся форму, указав в ней результат прохождения в баллах в строке Результат, документ, на основании которого проставляется результат. Для ввода нового документа необходимо нажать на кнопку Выбрать. В открывшемся окне из предложенного перечня уже вбитых документов можно выбрать необходимый или добавить новый документ, нажав на кнопку Новый. Ввести все данные по этому документу и для сохранения нажать кнопку Ок. Для отмены нажать Отмена.

Ввести результат

Затем в форме Выбор документов выбрать название нужного Вам документа и нажать кнопку Ок. Для отказа нажать кнопку Отмена.

Ввод документа

Так же при простановке результатов можно указать оригинал или копия документа. Для того, чтобы стереть данные о документе, можно использовать кнопку Стереть. После заполнения всех данных нажмите на кнопку Ок. Для отмены так же используется кнопка Отмена.

Формирование рейтинга

Данная функция необходима для формирования списков абитуриентов, которые прошли по рейтингу.

Для начала нужно настроить план приема. Для этого в меню Работа выбрать команду Настройка плана приема.

Указывается учебный год. Для создания конкурсной группы, в которой прописывается одна или несколько специальностей (направлений), по которым будет вестись набор, используется пиктограмма создать . Для изменения наименования конкурсной группы используется изменить . Для удаления конкурсной группы используется пиктограмма удалить . Пиктограмма добавить позволяет добавить в конкурсную группу нужные специальности. Для сохранения всех проведенных изменений используется пиктограмма сохранить .

Для назначения проходного балла на каждой из специальностей в меню Работа выбрать команду Настройки проходного балла. В данной форме указывается Форма обучения, Финансирование (внебюджет, бюджет), и на каждую специальность указать Проходной балл.

Обе функции доступны только для Ответственного секретаря приемной комиссии.

После того, как абитуриенты будут внесены в базу данных по всему списку абитуриентов по конкретной специальности, можно сформировать рейтинг. Для этого в меню Абитуриенты выбрать команду Формирование рейтинга абитуриентов. В форме «Формирование рейтинга абитуриентов» указывается Учебный год, Форма обучения, Финансирование, выбирается Специальность. Строка Вне рейтинга показывает сколько человек данной специальности еще не попали в данный рейтинг. Если абитуриенты получили одинаковые баллы, то при формировании рейтинга система учитывает индивидуальные достижения. В системе они заносится в персональных данных в закладке Поступление.

В форме Формирование рейтинга абитуриентов имеются следующие команды:
  пиктограмма добавление абитуриентов в рейтинг
  пиктограмма удаление из рейтинга
  пиктограмма перевода в состояние принятые
  пиктограмма автоматическое изменение статусов
  пиктограмма переместить в начало
  пиктограмма переместить выше
  пиктограмма переместить на автопозицию
  пиктограмма переместить ниже
  пиктограмма переместить в конец
  пиктограмма протокол решения комиссии
  пиктограмма просмотр личных данных
  пиктограмма выгрузка данных
  пиктограмма отчеты


Бирюзовым цветом выделяют абитуриентов, включенных по рейтингу в целевой набор, синем цветом выделены ФИО и данные абитуриентов, которые прошли по рейтингу, а черным – которые не прошли. В нижнем левом углу окна «Формирования рейтинга абитуриентов» показаны Вступительные дисциплины, Форма сдачи, Дата, Баллы. В правом же нижнем углу – специальность, на которую абитуриента принимают. Для добавления в рейтинг абитуриентов используется команда Добавить абитуриентов в рейтинг. Синим цветом выделены ФИО и данные абитуриентов, которые прошли по рейтингу, а черным цветом тех, которые не прошли. В нижнем левом углу окна «Формирования рейтинга абитуриентов» показаны Вступительные дисциплины, Форма сдачи, Дата, Баллы. В правом же нижнем углу – специальность, на которую абитуриента принимают. Для удаления используется команда Удалить абитуриента из рейтинга. Для перевода абитуриента из статуса Поступающий в статус Кандидат на прием используется команда Перевести в состояние «Кандидат на прием». Для перемещения абитуриентов на позиции выше, ниже, в начало списка или в конец используются соответствующие стрелочки. Существуют два вида Отчетов:

 1. рейтинг зачисления;
 2. рейтинг поступления.

Первый вид отчета используется для вывода только тех абитуриентов данной специальности, которые прошли по рейтингу, а второй – всех абитуриентов, выделяя прошедших по рейтингу желтым цветом, а не прошедших – белым.

Рейтинг панель инструментов

Кнопка Описание
определить цвет Добавить абитуриентов в рейтинг
определить цвет Удалить абитуриентов из рейтинга
определить цвет Перевести в состояние «Кандидат на прием»
определить цвет Переместить в начало
определить цвет Переместить выше
определить цвет Переместить в автопозицию
определить цвет Переместить ниже
определить цвет Переместить в конец
определить цвет Протокол решения комиссии
определить цвет Информация (персональные данные абитуриента)
определить цвет Выгрузка данных
определить цвет Отчеты
определить цвет Выход


Для добавления в рейтинг абитуриентов используется команда Добавить абитуриентов в рейтинг.

Формирование рейтинга поступающих

Синим цветом выделены ФИО и данные абитуриентов, которые прошли по рейтингу, а черным цветом тех, которые не прошли.

В нижнем левом углу окна «Формирования рейтинга абитуриентов» показаны Вступительные дисциплины, Форма сдачи, Дата, Баллы. В правом же нижнем углу – специальность, на которую абитуриента принимают.

Для удаления используется команда Удалить абитуриента из рейтинга.

Для перевода абитуриента из статуса Поступающий в статус Кандидат на прием используется команда Перевести в состояние «Кандидат на прием».

Для перемещения абитуриентов на позиции выше, ниже, в начало списка или в конец используются соответствующие стрелочки.

определить цвет)- эта пиктограмма используется для возврата абитуриента в рейтинге в позицию, которая используется по умолчанию.

Данные о протоколе решения комиссии вбиваются при помощи пиктограммы определить цвет).

Добавить абитуриентов в рейтинг

Существуют два вида Отчетов:

  1. рейтинг зачисления;
  2. рейтинг поступления.

Первый вид отчета используется для вывода только тех абитуриентов данной специальности, которые прошли по рейтингу, а второй – всех абитуриентов, выделяя прошедших по рейтингу желтым цветом, а не прошедших – белым.

протокол решения комиссии

Отчеты используются для вывода списков рейтинга в Excel.

рейтинг в Excel

Переаттестация вступительных экзаменов

Эта процедура необходима, если был совершен перевод абитуриента , сдавшего вступительные экзамены, на другую специальность . Она позволяет перезачесть абитуриенту сданные дисциплины.

Выделить абитуриента.

В меню Абитуриенты выбрать команду Назначение вступительных экзаменов.

В форме "Назначение вступительных экзаменов":

  1. Назначить вступительные испытания, если они еще не назначены.
  2. Нажать Перезачет.
  3. Выделить дисциплину для перезачета.
  4. В поле "Перезачесть на" выделить дисциплину, оценку по которой нужно перезачесть.
  5. Нажать Перезачесть.
  6. При необходимости пункты 3-5 повторить для каждой перезачитываемой дисциплины.
  7. Нажать Закрыть.

Результаты прохождения вступительных экзаменов

Выделить абитуриента.

В меню Отчеты выбрать команду Результаты прохождения вступительных экзаменов (или с помощью пиктограммы определить цвет).

В Ms Word выводится отчет, содержащий данные о результатах прохождения вступительных экзаменов и об оплате, доступный для просмотра, печати и редактирования.

Протокол собеседования

Выделить абитуриента.

В меню Отчеты выбрать команду Протокол собеседования (или с помощью пиктограммы определить цвет).

Для того, чтобы в протоколе отразился пароль, необходимо его изменить.

В Ms Excel выводится протокол собеседования.

Проекты и приказы о зачислении

После того, как студент был зачислен в группу, автоматически создается проект приказа о зачислении. Меню Дополнительно – Проекты и приказы о зачислении. До тех пор, пока проект приказа не будет закрыт с помощью кнопки Закрыть, все последующие абитуриенты, которые будут зачисляться в группы в данной приемной комиссии, будут попадать в этот проект приказа. После закрытия же проекта приказа, система создаст новый проект приказа о зачислении, и уже туда будут попадать следующие зачисляемые абитуриенты. После закрытия проекта приказа, на его основании создается приказ о зачислении, утверждается, используя соответствующие кнопки. Результатом проведения всех выше описанных действий абитуриент будет зачислен в группу, появится в списке студентов деканата.

Отчеты

Результат прохождения вступительных испытаний Данная функция позволяет получить по выделенному абитуриенту два отчета: 1. доступ к вступительным испытаниям 2. результат вступительных испытаний

Отчет о ходе поступления и зачисления абитуриентов

В меню Отчеты выбрать команду Отчет о ходе поступления и зачисления абитуриентов.

В форме "Формирование отчета":

  1. Указать период.
  2. Нажать Отчет.

В Ms Excel выводится отчет о количестве абитуриентов по факультетам.

Список абитуриентов по факультетам

В меню Отчеты выбрать команду Список абитуриентов по факультетам.

В форме "Формирование отчета":

  1. Выбрать факультет.
  2. Указать период.
  3. Выбрать форму отчета.
  4. Нажать Отчет.

Для отказа нажать Отмена.

В Ms Word выводится отчет, содержащий список абитуриентов факультета и:

   * форма 1 - средний балл, список вступительных экзаменов, оплата.
   * форма 2 - средний балл, средний балл аттестата, собеседование, оплата.

Результаты сдачи экзаменов по дисциплинам

Данный отчет содержит количественную и процентную характеристику результатов прохождения экзаменов по каждой специальности.

Для данного отчета берутся все абитуриенты, сдававшие экзамены.

В меню Отчеты выбрать Результаты сдачи экзаменов по дисциплинам. Необходимо выбрать форму, в которой выводится отчет Ms Word.

Список абитуриентов

В данный отчет попадают только те абитуриенты, которые удовлетворяют условиям наложенных в данный момент фильтров.

В меню Отчеты выбрать команду Список абитуриентов.

В Ms Word выводится список абитуриентов.

Формы выходных документов

Одной из основных целей любой информационной системы является не столько ведение индивидуального и статистического учета, сколько возможность получения на основе имеющихся данных разнообразных печатных форм документов – заявлений, договоров, приказов, справок, карточек, списков, статистических отчетов и др.

Выходные документы ИСУ по характеру своего формирования условно можно подразделить на два основных вида – интегрированные и пользовательские. К интегрированным относятся «жесткие», то есть неизменяемые виды документов, формируемые либо непосредственно системой, либо на основе строгих шаблонов, изменение которых если и допустимо, то в крайне ограниченном диапазоне. Среди таких документов ведомости на сдачу контрольных точек, формы расписания занятий, некоторые виды статистических отчетов, акты и списки, формируемые на основе шаблонов Fast Report. Изменение таких форм документов возможно только программным способом, т.е. непосредственным перепрограммированием вывода данных в эти формы, поэтому формирование данных видов документов оставим на рассмотрение (в прямом смысле этого слова) самими пользователями. Пользовательскими можно назвать все остальные виды документов, формируемых на основе созданных пользователями шаблонов или заданными пользователями параметров. Как правило, таких документов в системе может быть неограниченное количество, а их выбор может осуществляться различными ролями сотрудников, работающих с системой. Пользовательские виды документов могут быть ограничены рамками функционала, но значительно расширяют возможности пользователей в получении требуемой информации в рамках одного документа. А главное – пользовательские документы доступны для изменения после их формирования.

К пользовательским выходным формам в ИСУ относятся:

­1. документы MS Word, выводящие отображаемый на экране список, с которым в текущий момент работает сотрудник, с возможностью выбора нужных столбцов значений, загруженных из базы данных для каждого элемента этого списка (функционал «Печать текущего списка»);

2. документы MS Excel, выводящие отображаемый на экране список, с которым в текущий момент работает сотрудник, с возможностью выбора нужных столбцов значений, загружаемых из базы данных для каждого элемента этого списка во время формирования документа (функционал «Развернутый список»);

3. документы MS Word или MS Excel, выводящие отображаемый на экране список, с которым в текущий момент работает сотрудник, с возможностью выбора нужного заранее созданного и прикрепленного администратором-настройщиком шаблона (функционал «Список записей по шаблону»);

4. документы MS Word или MS Excel, выводящие произвольные списки людей (сотрудников, студентов, абитуриентов), создаваемые пользователями, непосредственно работающими с этими людьми, с возможностью задания всевозможных условий отбора, выводимых в отчет граф значений, а также выбора типа выходного документа, размера шрифта и ориентации страницы (функционал «Запросы»);

5. справки и карточки на конкретного человека либо конкретно указанных людей, формируемые на основе HTML-шаблонов, сохраненных в базе данных, или Excel-шаблонов, сохраненных в специальном каталоге (функционал «Справки и карточки» в работе со списком людей или с окном персональных данных конкретного человека);

6. документы MS Word или MS Excel произвольного вида на конкретного человека (сотрудника, студента или абитуриента) на основе HTML-шаблонов, сохраненных в базе данных, или Excel-шаблонов, сохраненных в специальном каталоге, привязанных к конкретному функционалу (договора, дополнительные соглашения, заявления, выпускные документы: диплом, копия диплома, приложение к диплому, экзаменационный лист, академическая справка и др.);

7. проекты приказов, приказы и выписки из приказов, формируемые в MS Word на основе сохраненных в базе данных HTML-шаблонов формулировок как произвольного, так и единого утвержденного законодательством образца;

8. командировочные удостоверения на конкретного человека либо конкретно указанных людей из конкретного приказа, формируемые на основе Excel-шаблона, сохраненного в специальном каталоге (функционал «Командировочные удостоверения» в работе со списком сотрудников АРМа Канцелярии или АРМа Отдела кадров);

9. некоторые статистические отчеты различных категорий, формируемые на основе Excel-шаблонов, сохраненных в специальном каталоге (функционал «Статистическая отчетность»).

Документы на основе рабочего списка

Наиболее популярным среди пользователей информационных систем является функционал фильтрации списков объектов, с которыми они работают в текущий момент времени. Фильтрация ограничивает видимость записей в загруженном списке по какому-то условию или по ряду условий.

Рассмотрим типичный кадровый пример. Из общего списка работающих сотрудников нужно выбрать только мужчин профессорско-преподавательского состава, возраст которых на текущую дату составляет полных 30, 40, 50 или 60 лет. После применения соответствующих фильтров общий список сожмётся до небольшого количества записей, которые надо распечатать и отдать руководству: Форма Пользователям ИСУ предоставляется несколько способов сформировать документ на основе выбранного списка.

Печать текущего списка

При вызове функционала «Печать текущего списка» (в АРМ Отдела кадров для этого достаточно нажать клавишу F7 либо найти соответствующий пункт меню) откроется дополнительное окно выбора граф (столбцов, полей) для вывода в отчет путём простановки «галочек» рядом с названиями этих граф. Ниже в этом же окне можно указать и ориентацию страницы формируемого на основе выбранных граф документа Microsoft Word. Форма

После нажатия кнопки Ok будет сформирован и открыт соответствующий документ MS Word. Форма Остается произвести лишь небольшие ручные изменения размеров столбцов и выравниванию значений в них, после чего документ можно либо распечатать, либо сохранить на носителе, либо отправить на почту руководителя.

Развернутый список

При вызове функционала «Печать текущего списка» (в АРМ Отдела кадров для этого достаточно нажать клавишу F9 либо найти соответствующий пункт меню), как и в случае функционала «Печать текущего списка», откроется дополнительное окно выбора граф для вывода в отчет путём простановки «галочек» рядом с названиями этих граф в левой части окна. В правой части окна будет отображаться список выбранных пользователем граф с возможностью указания порядка размещения граф, выравнивания данных в этих графах, а также задания иных наименований для них в выходном документа Microsoft Excel. Форма

После нажатия кнопки печать будет сформирован и открыт соответствующий документ MS Excel. Форма

Сформированный и открытый документ MS Excel, как и все пользовательские документы, может быть изменен вручную с применением функционала приложения, распечатан либо сохранен на внешний носитель.

К преимущественным особенностям данного функционала наряду с более широким выбором граф, а также с выше указанными возможностями размещения и выравнивания граф и форматирования заголовков и значений в них, следует указать и возможность неоднократного использования однажды заданного набора граф без повторного их выбора при каждом использовании функционала для различных отфильтрованных списков.

При помощи кнопки сохранить текущий упорядоченный и отформатированный набор граф можно сохранить в базу данных под определенным названием с определенным типом доступа к нему со стороны других пользователей системой (всем, всем в своей организации, всем в своем подразделении, либо только самому себе).

При помощи кнопкисохранить можно сохранить отредактированный набор граф можно сохранить в базу данных под новым названием с определенным типом доступа к нему со стороны других пользователей системой.

Нажатием на кнопку открыть можно открыть ранее сохраненный набор граф из списка ранее сохраненных пользователями в рамках доступа к ним для текущего пользователя.

Список записей по шаблону

При вызове функционала «Список записей по шаблону» (в АРМ Отдела кадров для этого достаточно нажать клавишу F8 либо найти соответствующий пункт меню), откроется дополнительное окно выбора нужного заранее созданного администратором-настройщиком и прикрепленного к данному типу документов шаблона (порядок создания шаблонов с использованием макросов рассмотрен в отдельном разделе описания). Форма

После нажатия кнопки Ok будет сформирован и открыт соответствующий документ MS Office. Форма

Запросы

В качестве еще одного инструмента получения выходных документов в ИСУ ВУЗ реализован функционал формирования различных списков людей по непосредственным запросам из базы данных с динамическим указанием условий отбора записей и граф вывода данных по отобранным записям. Вызов функционала осуществляется из АРМа Отдела кадров (по сотрудникам и студентам) и из АРМа Приемной комиссии (по абитуриентам) при помощи нажатия на кнопку запросы или выбора пункта меню «Запросы» в окне со списком людей.

Функционал является самостоятельным и не привязан к открытому в текущий момент списку людей, но, как и функционал формирования развернутых списков, отличается возможностью сохранения созданных запросов для их последующего использования. Однако по своей специфике работа с запросами начинается со списка ранее сохраненных запросов. Форма

По внешнему виду этого окна нетрудно заметить, что в списке отображаются запросы, формирующие документы в формате MS Word и MS Excel, кроме того в список, кроме собственных запросов пользователя, могут быть включены запросы, созданные другими пользователи того же подразделения, той же организации, либо запросы общего доступа. Осуществлена возможность быстрого поиска нужного запроса по названию, а также фильтрации списка по формату вывода и/или по типу доступа (например, для выбора только собственных запросов пользователя).

Выполнение выбранного запроса из списка производится нажатием кнопки запросы , клавиши Enter либо выбором пункта «Выполнить» меню «Запрос». Результатом выполнения будет открытый документ Microsoft Office, сформированный в соответствии с параметрами выбранного запроса. Форма Кроме того, в рамках текущего списка, могут быть созданы новые запросы, изменены ранее созданные запросы, а также удалены запросы, потерявшие свою актуальность.

Списочный запрос

Рассмотрим функционал и некоторые особенности создания динамических запросов на конкретном примере. Допустим, что нам необходимо создать «Ведомость на получение юбилейных подарков» из того же списка работающих мужчин профессорско-преподавательского состава, возраст которых на текущую дату составляет полных 30, 40, 50 или 60 лет, с выводом в отчет таких же граф, как и в выше приведенном примере, а именно: «Фамилия имя отчество», «Подразделение», «Должность», «Ставка», «Дата приема» плюс графа «Подпись в получении».

Для создания нового запроса можно воспользоваться нажатием кнопки создать , клавиши Insert или выбором соответствующего пункта «Создать» меню «Запрос», после чего откроется окно с тремя отдельными вкладками, необходимыми для формирования запроса – «Условия запроса», «Вывести в отчет» и «Настройка отчета». Как правило, многие пользователи нередко путают первые две вкладки в силу их внешней похожести, из-за чего испытывают значительные затруднения в общем понимании функционала запросов, хотя названия этих вкладок говорят сами за себя – «Условия отбора людей» и «Выводимые в формируемый документ данные». Форма

Условия запроса

Под условиями запроса понимается задание того самого фильтра, по которому будут выбираться из всех доступных текущему пользователю списков людей только те, которые удовлетворяют условию поставленного перед ним задания.

В нашем случае, прежде всего, из числа всех сотрудников, необходимо выбрать только работающих. Для этого требуется выбрать и задать условие для параметра «Состояние сотрудника», находящегося в списке доступных параметров в левой части вкладки. Форма

Выбор выделенного параметра запроса осуществляется двойным кликом мыши по нему или нажатием кнопки «Принять», после чего он переходит из списка доступных в список выбранных параметров. Форма

Выделив выбранный параметр можно задать условия для ограничения его значений. Поскольку состояния сотрудников ограничены определенным набором (классификатором), то этот параметр по умолчанию попадает в список со всеми его доступными значениями, среди которых нужно оставить только удовлетворяющие требуемому условию, а именно «Работающий». Форма

Достичь этой цели можно несколькими способами: выделяя в списке и удаляя из него кнопкой удалить поочереди каждое ненужное значение; выделив мышкой с нажатой клавишей Ctrl все ненужные значения и удалив их все одним нажатием кнопки удалить .

Однако чаще всего более удобным считается третий способ:

 Форма
выделение всех значений параметра кнопкойвыделить  
очистка списка значений кнопкой выделить с подтверждением удаления всех значений нажатием кнопки «Да» на появившемся окне
добавление нужных значений кнопкойдобавить  

Форма Форма Примечания ­При добавлении из списка возможных значений перед появлением окна выбора этих значений всегда появляется окно с полями «Выборочно», «Задано» и «Не задано». Два последних значения актуальны, когда параметр является необязательным для всех объектов запроса и нужно выбрать те, у которых этот параметр задан или не задан. Поскольку каждый объект всегда находится в определенном состоянии, то для этого параметра допустим лишь выборочный набор значений.

­Значение «Кандидат на увольнение» отмечено для того, чтобы учесть сотрудников, по которым создан приказ на увольнение, но дата увольнения еще не наступила. Форма

Казалось бы, параметр запроса выбран, его допустимые значения указаны, и теперь можно переходить к выбору и заданию значений следующего параметра, определяющего условия нашего запроса. Однако следует отметить, что такое задание параметра не приведет к получению нужного результата. Созданный документ может вместо одного списка содержать в себе два списка, в один из которых будут включены все кандидаты на увольнение, а в другой – только работающие сотрудники, причем эти результирующие таблицы будут следовать друг за другом в том порядке, в котором они размещены в списке допустимых значений параметра «Состояние сотрудника». Этот порядок вывода настраивается кнопками подъема и спуска значений по списку. Причем, если задано несколько параметров с несколькими значениями, то будут создаваться списки с учетом всех этих параметров по их порядку в списке по каждому значению каждого из параметров с последовательной вложенностью их значений. Порядок параметров также настраивается кнопками и под списком выбранных параметров. Кроме того, перед каждым списком в документе будет указан перечень значений перечислимых параметров, которым удовлетворяют объекты, вошедшие в список, а также количество вошедших в список записей. Этот подход удобен при создании например списков сотрудников по подразделениям, списков студентов по группам, списков абитуриентов по специальностям, когда перед каждым списком будет указано наименование подразделения, (группы, специальности), а также при выводе количественных значениях без списков с применением условия «Не показывать списки людей».

Для того, чтобы избежать вывода в документ нескольких групп списков, необходимо группировать перечислимые параметры по «ИЛИ» или по «И». Чаще всего используется группировка по «ИЛИ». При такой группировке значений параметра каждая запись запроса проверяется на удовлетворение хотя бы одному условию по значениям данного параметра, и все такие записи попадают в одну группу (таблицу).

Группировка по «И» обозначает, что каждый объект включается в общий список (т.е. в единую группу записей) только в том случае, если он удовлетворяет всем условиям по данному выбранному параметру. Такое возможно например, если требуется выбрать людей, чьи фамилии начинаются на «А», содержат «Б» и заканчиваются на «В». В этом случае на выбранный параметр «Фамилия» следует наложить все три условия и группировать их по «И».

В нашем примере соответственно для параметра «Состояние сотрудника» требуется поставить «галочку» группировки по «ИЛИ». Форма Впрочем, такую группировку рекомендуется применять для всех параметров независимо от количества значений по каждому из них. Это бывает необходимо для того, чтобы перед таблицей со списком не выводились применяемые значения заданных параметров.

Теперь можно выбрать остальные параметры и задать их значения для достижения цели выборки записей нашего запроса. Поскольку по условию в документ должны попасть мужчины (т.е. сотрудники мужского пола), следующим параметром выбираем «Пол», любым из удобных способов оставляем для него только одно значение «Мужской» и группируем его по «ИЛИ».

Для выбора сотрудников профессорско-преподавательского состава понадобится проделать те же действия с параметром «Категория сотрудника», оставив для него одно значение «ППС». Форма

Далее нам нужно, чтобы в запрос попали сотрудники, возраст которых на текущую дату составляет полных 30, 40, 50 и 60 лет. Находим и выбираем в списке доступных параметров параметр «Возраст (полных лет)». Нетрудно заметить, что в отличие от перечислимых параметров, при выборе этого параметра список его допустимых значений не заполняется автоматически, следовательно задание перечня этих значений необходимо произвести вручную.

Используя кнопку создать , создадим перечень допустимых значений возраста сотрудников. После нажатия на эту кнопку откроется окно для определения условия для вводимого значения. Форма

Поскольку количество полных лет человека является целым числом, то и значения его могут быть точно равны или не равны какому-то конкретному значению, быть больше или меньше него, либо находиться в определенном интервале значений. Кроме того, для необязательных значений (а возраст человека определён только тогда, когда введена дата его рождения) возможно задать условие наличия («Задано») или отсутствия («Не задано») значений этого параметра.

В случае нашего примера требуется задать условие строго равенства возраста конкретным числам. Поэтому поочередно вводим значения, выбирая строчку «Равно» и указывая нужные значения 30, 40, 50 и 60.

Форма Форма Форма Форма Соответственно не стоит забывать о группировке введенных значений по «ИЛИ», чтобы все люди с указанными возрастами попали в общий список, а не выводились в разных таблицах с заголовком примененного условия перед списком. Форма

Все условия нашего примера вроде бы заданы. Однако прежде, чем приступить к указанию граф, отображаемых в выходном документе, следует обратить внимание на некоторые тонкости чисто кадрового характера.

Во-первых, любой работник, занимающийся кадровым учетом сотрудников организации, превосходно знает, что один сотрудник – это не просто человек, как физическое лицо, а человек, занимающий конкретную должность в конкретном подразделении. И один человек может помимо своей основной должности одновременно работать на одной или нескольких других должностях по совместительству, а соответственно и в случае соблюдения условий запроса может попасть в выходной два или более раз. Форма

Чтобы избежать включения внутреннего совместительства работников, следует выбрать и задать и сгруппировать по «ИЛИ» перечислимый параметр «Тип сотрудника», исключив из списка его значений ненужные.

Во-вторых, на работника может быть возложено исполнение обязанностей, что не является внутренним совместительством, но также может привести к многократному включению таких сотрудников в список выходного документа. В ИСУ для отличия основной должности от сопутствующей задан параметр «Профиль сотрудника» с двумя допустимыми значениями, из которых следует оставить только один «Основная должность» и также сгруппировать по «ИЛИ». Форма

И наконец, чтобы полностью завершить рассмотрение вкладки «Условия запроса», целесообразно определить незатронутые нашим примером атрибуты, которые используются реже остальных, но могут влиять на конечный результат.

Атрибут «Показывать записи, по которым нет людей» используется в том случае, когда условия запроса включают параметры с несгруппированными значениями, которым не удовлетворяет ни один человек в запросе (например, подразделение без сотрудников). Без этого атрибута такие значения этого параметра будут пропущены, а в документ попадут только значения с непустыми списками после них. С этим атрибутом в документе будут отображены все значения параметра, включая пустые, после которых списков сотрудников выводиться не будет.

Атрибут «Выводить совокупные характеристики» активен по умолчанию и обозначает, что в список могут попасть две и более одинаковые записи. Например, при выводе только ФИО всех сотрудников те, которые имеют внутренние совместительства или исполнение обязанностей, будут включены в документ столько раз, сколько должностей они занимают. Если снять этот атрибут, то в список попадут только различные ФИО и перед списком не будет строки с количеством записей в нём. В нашем примере имеет смысл отменить этот атрибут.

Атрибут «Не показывать списки людей» доступен только при активном атрибуте вывода совокупных характеристик и служит, как упоминалось ранее, для получения количественных (статистических) результатов по несгруппированным значениям параметров. Так, например, можно получить список подразделений с количеством сотрудников, учебных групп с количеством студентов, специальностей с количеством абитуриентов. Атрибут «Включать подчиненные подразделения» актуален только для запросов по сотрудникам с целью учета подразделений организации, входящих в структуру указанных значений соответствующего параметра.

Задание полей вывода

Как упоминалось ранее, вкладка «Вывести в отчет» имеет некоторую визуальную схожесть с вкладкой условий запроса, поскольку содержит как список доступных полей вывода, во многом совпадающий со списком доступных параметров запроса, так и кнопки «Принять», «Вернуть» и «Очистить», служащие для выбора, отмены выбора и очистки списка выбранных полей, так же, как и при формировании списка параметров.

Это внешнее сходство нередко является основной причиной недоразумений, когда пользователи включают в список параметров запроса поля, которые хотели бы получить в выходном документе, а сформировать сам документ не могут, поскольку фактически не указали, что нужно выводить в документ, и кнопка выполнения запроса остается неактивной.

В нашем примере требуется вывести в отчет графы (столбцы, поля) «Фамилия имя отчество», «Подразделение», «Должность», «Ставка» и «Дата приема».

Находим в списке доступных полей поле «ФИО», «Подразделение – наименование», «Должность», «Доля ставки» и «Дата приема» и выбираем их поочередно двойным кликом мыши или нажатием кнопки «Принять». Форма

Если поля вывода были выбраны не в том порядке, в котором должны отображаться в готовом документе, то их можно расположить в требуемой последовательности при помощи кнопок подъема и спуска . «Стрелочки» слева от названий выбранных полей обозначают тип сортировки выводимых записей (по возрастанию или по убыванию), который можно изменить или отменить при помощи соответствующих кнопок со стрелками, расположенных под списком полей.

Кнопкой («Только для сортировки») и соответствующим символом в списке выбранных полей могут быть отмечены поля, по которым будет производиться указанная сортировка, но само поле не попадет в документ отдельной графой результирующей таблицы. Например, если потребуется создать список людей по старшинству, не указывая их возраста.

Проделанных действий уже вполне достаточно, чтобы получить готовый отчет, нажав кнопку «Выполнить». Полученный в результате документ будет содержать требуемый список, однако будет не совсем корректен и потребует от пользователя лишних ручных поправок, которых можно было бы избежать дополнительными настройками запроса. Форма

Сразу видно, что наименования граф таблицы совпадают с названиями выбранных полей и некоторые из них отличаются от требуемых названий по условию нашего примера. Названия выводимых граф можно поменять двойным кликом мыши по выбранному полю или нажатием кнопки. Форма

Такими действиями переименовываем графу «ФИО» в «Фамилия имя отчество», «Подразделение – наименование» в «Подразделение», «Доля ставки» в «Ставка». Форма

Кроме того, по условию нашего примера результирующая таблица должна завершаться графой «Подпись в получении». Вполне естественно, что в списке доступных полей такое наименование будет отсутствовать, как и наименования других произвольных полей (например «Примечания» или «Отметка о выполнении»), данных по которым просто не предусмотрено в информационной системе.

Для добавления произвольных граф необходимо выбирать из списка так называемое «Пустое поле», либо воспользоваться кнопкой , после чего в появившемся окне указать название добавляемой графы. Форма

Теперь список выбранных граф будет выглядеть следующим образом:(см. рисунок Список выбранных граф). Форма

А запрос после выполнения создаст следующий документ (см. рисунок Результат запроса) Форма.

Все включенные в список графы (кроме графы порядкового номера) при выводе результатов запроса в документ Microsoft Word автоматически имеют равную ширину, а при выводе в документ Microsoft Excel ширина граф подгоняется по максимальной длине входящих в них значений. Изменение ширины граф до нужных размеров полностью предоставляется пользователю, работающему с запросами.

В последнем варианте создаваемого нашим запросом документа уже имеются все нужные графы с нужными наименованиями. Список полностью соответствует заданному условию. Однако не было бы лишним, если бы вместо заголовка «Запрос 21» автоматически выводился требуемый условием нашего примера текст, а именно «Ведомость на получение юбилейных подарков».

Очевидно, что в заголовок попало автоматически присвоенное запросу название. Поэтому для его изменения нужно просто сохранить созданный запрос с указанным названием. Для этого используем кнопку «Сохранить», расположенную в нижней части окна формирования запроса, а в появившемся окне укажем его наименование. 100px|Форма

После сохранения запроса в заголовке окна будет отображаться указанное название, сам запрос добавится в список запросов (это будет видно после закрытия окна работы с запросом). Кроме того, в нижней части окна рядом с кнопкой «Сохранить» появится кнопка «Сохранить как», которую можно будет использовать для создания нового запроса на основе текущего.

Для исправления ошибки в названии запроса, при изменении этого названия, как и любых условий запроса и перечня выводимых граф, следует повторно сохранить запрос и при необходимости указать исправленное или другое нужное наименование.

Вновь создаваемые запросы после сохранения автоматически доступны только их создателю. Для изменения доступа к запросу следует устанавливать нужный тип доступа, указав нужное значение в поле «Запрос доступен», расположенного в нижней части рабочего окна работы с запросом. Форма

Дополнительные настройки

Рассмотрим последнюю вкладку окна формирования запроса «Настройка отчета», которая поможет нам полностью завершить процедуру создания конечного документа, добавив в него несколько заключительных штрихов. Форма

Установим для нашего примера нужный размер шрифта, горизонтальную ориентацию страницы документа и другие поля отступа слева и справа от края страницы. После сохранения и выполнения запроса сформированный документ будет выглядеть так (см. рисунок Печать ведомости в MS Word). Форма

Применив те же параметры с размером шрифта 12 для вывода в Microsoft Excel, получим (см. рисунок Печать ведомости в MS Excel). Форма

Групповой запрос

Рассмотрим пример запроса с выводом нескольких списков, записи которых связаны по какому-либо признаку, то есть объединенных в какие-то различные группы. Для простоты возьмем за основу условия предыдущего примера, но потребуем разделение общего списка на отдельные списки по каждому конкретному юбилейному возрасту.

Для этого в списке всех запросов найдем ранее созданный запрос «Ведомость на получение юбилейных подарков», набрав в поле поиска начальные буквы названия запроса, и откроем его для изменения кнопкой или выбором пункта «Изменить» меню «Запрос». Форма

Откроется уже знакомое окно формирования и настройки запроса с тремя вкладками.

В списке выбранных параметров вкладки «Условия запроса» найдем и выделим параметр «Возраст (полных лет)» и отменим его группировку по «ИЛИ». Форма Во вкладке «Вывести в отчет» откажемся от вывода в отчет граф «Ставка» и «Дата приема» путем выделения этих граф и нажатием кнопки «Вернуть». Форма Во вкладке «Настройка отчета» установим «Вертикальную» ориентацию страницы и выполним запрос, нажав на кнопку «Выполнить».

Сформированный документ будет иметь следующий вид (см. рисунок Сформированный документ). Форма В документ попали те же сотрудники, но теперь стало ясно, кому из них дарить подарки, соответствующие исполненному возрасту.

Статистический запрос

Теперь на основе полученного в пункте Групповой запрос создадим статистический запрос, то есть запрос, результатом которого будет не список людей, а количественные показатели. Условием примера будет информация о количестве юбиляров каждого возраста из числа мужчин профессорско-преподавательского состава.

Для этого во вкладке «Условия запроса» для параметра «Возраст (полных лет)», не включая группировку по «ИЛИ», включим атрибуты «Выводить совокупные характеристики» и «Не показывать списки людей». Форма Выполнение данного запроса сформирует документ следующего вида: Форма

Личные инструменты
Пространства имён
Варианты
Действия
Навигация
ИСУ ВУЗ:WIN32
ИСУ ВУЗ:WEB
Инструменты