Версия 15:13, 28 мая 2018 (просмотреть исходный код) NMudraya (обсуждение | вклад) (→Регистрация абитуриента, подавшего заявление через Интерент АРМ) ← Предыдущая правка		Версия 13:28, 23 июля 2018 (просмотреть исходный код) NMudraya (обсуждение | вклад) (→Внесение персональных данных по абитуриенту) Следующая правка →
Строка 376:		Строка 376:
	документа об образование''' можно отметить на какое именно направление предоставлен оригинал документа (если абитуриент поступает		документа об образование''' можно отметить на какое именно направление предоставлен оригинал документа (если абитуриент поступает
	на разные направления, не забудьте указать ПРИОРИТЕТНОСТЬ по каждому направлению, чтобы правильно отметить направление, на которое		на разные направления, не забудьте указать ПРИОРИТЕТНОСТЬ по каждому направлению, чтобы правильно отметить направление, на которое
−	был сдан оригинал документа)	+	был сдан оригинал документа). Если абитуриент имеет льготы при поступлении, то обязательно нужно проставить галочку в строке
		+	''Имеет льготы по поступлению'' и указать, какие именно льготы в персоналиях в закаладке "Обучение".
	3. Обучение - можно проверить данные по направлению поступления, изменить базу обучения, внести номер зачетной книжки. '''Документы об		3. Обучение - можно проверить данные по направлению поступления, изменить базу обучения, внести номер зачетной книжки. '''Документы об
	образовании заносится в этой закладке через кнопку Образование!''' Основным документом об образовании может быть только один. Для		образовании заносится в этой закладке через кнопку Образование!''' Основным документом об образовании может быть только один. Для

---

Версия 13:28, 23 июля 2018

Содержание 1 Модуль «Работа приемной комиссии» 1.1 Формирование состава приемной комиссии 1.2 Назначение исполняющего ролевыми обязанностями 1.3 Настройка доступа 1.4 Переназначение сотрудника 1.5 Определить 1.6 Снятие сотрудника с роли 1.7 Учетная запись сотрудника 1.8 Настройка функционала сотрудника 1.9 Установка параметров работы приемной комиссии 1.10 Настройка плана приема 1.11 Настройка проходного баллов 1.12 Размеры оплаты за обучение 1.13 Работа со списком абитуриентов 1.14 Работа с фильтрами 1.15 Панель инструментов 1.16 Регистрация абитуриента 1.17 Регистрация абитуриента, подавшего заявление через Интерент АРМ 1.18 Распечатка списка электронных заявлений абитуриентов 1.19 Печать основных документов по абитуриенту 1.20 Внесение персональных данных по абитуриенту 1.21 Просмотр сведений 1.22 Просмотр хронологии по абитуриенту и изменение учетной записи 1.23 Предпочтение при поступлении 1.24 Вступительная оплата 1.25 Перевод на другую специальность 1.26 Смена состояния абитуриента 1.27 Перевод в поступающие 1.28 Перевод в кандидаты на прием 1.29 Перевод в принятые 1.30 Перевод в непринятые 1.31 Восстановление из непринятых 1.32 Прием абитуриента из другой приемной комиссии 1.33 Передача абитуриента в другую приемную комиссию 1.34 Назначение вступительных экзаменов 1.35 Допуск к вступительным экзаменам 1.36 Перезачет вступительных экзаменов 1.37 Списочная обработка результатов 1.38 Формирование рейтинга поступающих 1.39 Зачисление принятого в группу 1.40 Проекты и приказы о зачислении 1.41 Отправка сведений о приеме 1.42 Отчеты 1.43 Настройка отображения столбцов 1.44 Формы выходных документов 1.44.1 Документы на основе рабочего списка 1.44.1.1 Печать текущего списка 1.44.1.2 Развернутый список 1.44.1.3 Список записей по шаблону 1.44.2 Запросы 1.44.2.1 Списочный запрос 1.44.2.2 Условия запроса 1.44.2.3 Задание полей вывода 1.44.2.4 Дополнительные настройки 1.44.3 Групповой запрос 1.44.4 Статистический запрос

Модуль «Работа приемной комиссии»

Формирование состава приемной комиссии

Эта функция доступна только ответственному секретарю приемной комиссии.

В меню Главная выбрать команду Сотрудники - Формирование ролевого состава.

В форме "Назначения" сформировать состав приемной комиссии.

Для назначения сотрудника на роль необходимо:

  1. Открыть форму «Формирование ролевого состава».
  2. Нажать кнопку «Назначить».
  3. В форме «Назначение на роль»:
     * Из выпадающих списков выбрать роль, на которую назначается сотрудник, и подразделение.
     * Открывается список сотрудников, которые могут быть назначены на данную роль. 
       По умолчанию открывается список сотрудников подразделения. 
       При необходимости можно выбрать из всех сотрудников.
     * Выделить сотрудника из списка.
     * Указать на какой срок назначается сотрудник приемной комиссии (Ячейки На срок -с- -по-).
     * Нажать ОК.
     * Система попросит подтвердить назначения, если всё верно сделано, то нажать кнопку Да.

После назначения сотрудника на роль необходимо настроить доступ сотрудника.

Назначение исполняющего ролевыми обязанностями

Эта функция позволяет назначить исполняющего обязанности другого сотрудника. Актуально в тот момент, когда один из сотрудников уходит в отпуск, его должен заменить другой сотрудник. После такого назначения весь функционал основого сотрудника будет доступен исполняющему обязанности. Для назначения исполняющего обязанности нужно:

  1. Открыть форму «Назначения».
  2. Выделить сотрудника, на роль которого будут назначаться исполняющий обязанности
  3. В нижней части окна (Исполняющие ролевые обязанности) нажать кнопку Назначить.
  4. В открывшейся форме выбрать того сотрудника, кто будет исполнять обязанности.
  5. Нажать Ок.

Для отказа нажать Отмена.

Настройка доступа

Эта функция позволяет настроить работу сотрудника только на определенные подразделения. Форма настройки доступа открывается сразу после назначения на роль. Если же форму закрыли, не указав права доступа, то форму можно открыть заново.

Для настройки доступа необходимо:

  1. Открыть форму «Назначения».
  2. Выделить сотрудника из списка.
  3. В меню «Доступ» выбрать команду «Объекты».
  4. В форме «Настройка доступа» отметить галочкой те подразделения, с которыми должен работать указанный сотрудник.
  5. Нажать Ок.

Для обеспечения доступа ко всем подразделениям можно использовать Выделить все.

Для отказа нажать Отмена.

Переназначение сотрудника

Производится аналогично назначению сотрудника на роль.

Для переназначения сотрудника необходимо:

  1. Открыть форму «Назначения».
  2. Выделить сотрудника из списка.
  3. В меню «Действия» выбрать команду «Переназначить».
  4. В форме «Переназначение» из списка выбрать сотрудника.
  5. Указать дату снятия.
  6. Нажать Ок.

Определить

Данный функционал позволяет менять отображаемое название роли и срок окончания работы в данной роли:

Для отказа нажать Отмена.

  1. Открыть форму «Назначения».
  2. Выделить сотрудника из списка.
  3. В меню «Действия» выбрать команду «Определить».
  4. В форме указать новое название роли и дату окончания работы в роли.
  5. Нажать Ок.

Снятие сотрудника с роли

Для снятия сотрудника с назначенной роли необходимо:

  1. Открыть форму «Назначения».
  2. Выделить сотрудника из списка.
  3. Для подтверждения снятия сотрудника с роли нажать «Да».
  4. После получения подтверждения сотрудник будет снят с должности.

Учетная запись сотрудника

С помощью этой функции можно получить всю информацию об учетной записи сотрудника и изменить пароль входа в систему ИСУ ВУЗ.

  1. Открыть форму «Назначения»
  2. Выделить сотрудника.
  3. В меню «Действия» выбрать команду «Учетная запись».
  4. В форме «Учетная запись»:
     * Заблокировать / разблокировать учетную запись
     * Отключить учетную запись
     * Сменить пароль путем ввода нового пароля в строке Пароль.
     * Изменить дату отключения учетной записи
  5. Внести необходимые изменения и нажать Ок.

Для отказа нажать Отмена.

Настройка функционала сотрудника

Используется для настройки функционала для конкретного сотрудника или для всей роли.

  1. Открыть форму «Назначения»
  2. Выделить сотрудника.
  3. В меню «Доступ» выбрать команду «Функционал».
  4. Галочками отметить нужные функции. Для удобства работы можно отфильтровать по группе функций.

Установка параметров работы приемной комиссии

Эта функция предназначена для указания сроков работы приемной комиссии и критерия зачисления абитуриентов. В установленные сроки становятся доступными все функции приемной комиссии. В остальное время доступны только просмотр персональных данных абитуриентов и изменение сроков работы приемной комиссии.

После окончания срока работы приемной комиссии все абитуриенты, не переведенные в состояние "Принятый", автоматически переводятся в состояние "Не принятый". После оконания работы приемной комиссии возможность регистрации новых абитуриентов, всей остальной работы с ними сразу же становится недоступной.

Эта функция доступна только ответственному секретарю приемной комиссии.

В меню Работа выбрать команду Параметры работы приемной комиссии.

В форме "Параметры работы приемной комиссии":

  1. Указать сроки работы приемной комиссии. Выбрать год работы приемной кампании и указать дату начала и окончания ведения
     приема. Сроки работы предыдущей, текущий и будущей приемных кампаний не должны пересекаться между собой. Если дата 
     окончания последней приемной комиссии еще не наступила, то настроить параметры следующей приемной комиссии не получится.  
     Критерий отбора абитуриентов предназначен для автоматического перевода абитуриентов 
     из состояния "поступающий" в состояние "кандидат на прием".
     Существуют два критерия отбора абитуриентов:
     * На основе проходного балла. 
       Суммарный балл по результатам сдачи вступительных экзаменов должен быть 
       выше проходного балла на выбранную специальность.
     * На основе проходного балла среди прошедших вступительные испытания.
     Средний балл по результатам сдачи вступительных экзаменов должен быть выше проходного 
     балла на выбранную специальность, и все   вступительные экзамены должны быть сданы, т.е. 
     балл сдачи каждого экзамена должен превышать проходной балл данного экзамена.
  2. Указать контактные и внутренние телефоны
  3. Даты публикации список и даты публикации рейтингов на сайт. (При условии, чито произведены все необходимые настройки с сайтом)
  2. Нажать Ок.
  3. Для отказа нажать Отмена.

Настройка плана приема

В данной форме создаются конкурсные группы специальностей/направлений и настраивается план приема на каждую конкурсную группу.

Необходимо проверить, правильно ли указан учебный год, на который планируется набор. Используя пиктограмму , создать новую конкурсную группу. Для переименования конкурсной группы нужно использовать пиктограмму . Для добавления в нее специальностей (направлений) необходимо выделить специальность и нажать пиктограмму и выбрать из списка формы Перевод в конкурсную группу необходимую конкурсную группу. Для добавления другой специальности (направления) повторить действия. В нижней части окна на каждую специальность (направление) конкурсной группы можно настроить план приема. После внесения всех данных нужно нажать на пиктограмму сохранить

Настройка проходного баллов

Данная функция используется для настройки проходного балла для конкретной специальности (направления). Для этого в столбце Проходной балл в строке нужной нам специальности (направления) указываем суммарный проходной балл и нажимаем клавишу Enter. система сохраняет внесенный проходной балл автоматически. Для более быстрого поиска необходимой специальности (направления) можно воспользоваться фильтрами Специальность, Форма обучения, Подразделение, Финансирование.

Размеры оплаты за обучение

Этот функционал используется для внесения приказов по оплате студентами своего обучения, либо за пересдачу контрольных точек. По умолчанию в форме открывается список всех созданных приказов. Для добавления нового приказа открываем либо закладку За обучение, либо За пересдачу КТ, нажимаете пиктограмму Добавление пункта приказа . Необходимо заполнить данные по приказу и пункту приказа, указать необходимые деканаты, специальности, формы обучения, технологии обучения и номера курсов, которые будут оплачивать данную сумму, затем указать срок действия пункта (с какой по какую дату действует данный пункт приказа), сумму и за курс данная сумма или за семестр, затем нажать Сохранить. для изменения данных по пункту приказа используется пиктограмма . Приказы и пункты по оплате за пересдачу заполняются аналогично.

Работа со списком абитуриентов

Окно работы со списком абитуриентов содержит блок, позволяющий настраивать программу на работу с определенными состояниями абитуриентов, а также отбирать абитуриентов по различным критериям (так называемым фильтрам). Для работы со списком фильтров нужно нажать на кнопку Показать фильтр Имеются два типа фильтров:

 1. основные данные
 2. адреса и периоды

Порядок абитуриентов можно изменять, щелкая по заголовкам соответствующих столбцов. По умолчанию абитуриенты отсортированы по ФИО.

Для ускорения поиска абитуриента предусмотрен быстрый поиск: в строке Поиска задаются начальные буквы фамилии, при этом курсор сразу устанавливается на первую подходящую запись.

Работа с фильтрами

Существует возможность выбрать дополнительные фильтры, расположенные на двух страницах:

   1. Основные данные
   2. Адреса и периоды

Каждый из этих подпунктов дает возможность учитывать или не учитывать некоторые данные о абитуриенте.

Закладка Основные данные включает:

  *Статус
  *Форма обучения
  *Подразделения
  *Специальность (Направление)
  *Уровень
  *ФИС
  *Особенности
  *Категория поступления
  *Категория зачисления
  *Вид финансирования
  *Предпочтения
  *Согласие на зачисление
  *Пол
  *Гражданство
  *Оплата
  *База поступления
  *Источник информации
  *Итог собеседования
  *Рекомендуемый семестр
  *Номер группы
  *Состояние
  *Дата рождения
 

Закладка фильтра Адреса и периоды включает Дату регистрации и Адрес места регистрации.

При нажатии кнопки Сброс фильтра отменяются все условия, наложенные дополнительно. Данная кнопка не влияет на изменение списка состояний абитуриентов. В ИСУ ВУЗ предусмотрена возможность подавать абитуриентом Веб-заявления. Количество таких заявлений отображается в строке Веб-заявлений.

В нижней части окна после каждого обновления списка или изменения фильтра высвечивается статистическая информация:

  * Всего в списке (удовлетворяющие условиям фильтра),
  * Средний балл выше проходного (удовлетворяют текущему критерию отбора абитуриентов)
  * Средний балл ниже проходного (не удовлетворяют текущему критерию отбора абитуриентов)
  * Принятые
  * Оплатившие
  * Есть не пройденные дисциплины.

Панель инструментов

Панель инструментов располагается непосредственно под строкой меню и содержит ряд кнопок, дублирующих основные действия. При наведении курсора мыши появляется подсказка с описанием действия, осуществляемого при нажатии данной кнопки.

Кнопка	Описание
	Регистрация нового абитуриента
	Изменения кадровых данных
	Удаление ошибочно зарегистрированного абитуриента
	Приказы и проекты о зачислении
	Зачисление принятого в учебную группу
	Переводы
	Назначение вступительных испытаний
	Просмотр результатов прохождения
	Вступительная оплата за обучение
	Предпочтения по специальности при поступлении
	Печать документов по вступительным испытаниям
	Печать направления на прохождение вступительных испытаний
	Работа с запросами
	Обновить список абитуриентов

Использовать пиктограмму Удаление ошибочно зарегистрированного абитуриента нужно очень аккуратно, так как после удаления абитуриента, восстановить его уже будет НЕВОЗМОЖНО.

Регистрация абитуриента

Регистрация поступающего

Данная функция предназначена для регистрации абитуриентов в системе ИСУ ВУЗ.

В меню Абитуриенты выбрать команду Регистрация поступающего (или с помощью пиктограммы ).

Имеются две закладки - общие сведения и сведения о поступлении.

На закладке Общие сведения:

   * Ввести фамилию, имя, отчество абитуриента или выбрать из ранее зарегистрированных с помощью кнопки Выбрать.
     Если абитуриент подавал заявление через сайт, то с помощью кнопки Интернет-регистрация можно выбрать абитуриента
     из этого списка
   * Логин и пароль абитуриента формируется автоматически системой 
   * Ввести дату рождения.
   * Указать пол.
   * Заполнить удостоверение личности
   * При необходимости указать рекомендателя поступления.

На закладке Сведения о поступлении:

   * Используя кнопку Изменить из выпадающего списка выбрать форму обучения, специальность, подразделение и тип 
     образования (все поля являются обязательными для заполнения).
   * Выбрать специализацию, базу обучения, категорию поступления и основной источник информации о данном учебном заведении
   * Указать номер рекомендуемого семестра и средний балл аттестата, можно отметить приоритет данного направления.

Если абитуриент подает документы на несколько направлений и сдает оригинал документов, то в системе имеется возможность указать на какое из направлений сдается оригинал. Но для этого нужно указать по всем напралениям абитуриента приоритет. Нажать Сохранить После сохранения можно в этой же форме сразу назначить вступительные испытания, перевести в кандидаты на прием, распечатать протокол собеседования. После внесения всех необходимых данных нажать ОК. Форма "Регистрация абитуриента" закрывается.

Регистрация абитуриента, подавшего заявление через Интерент АРМ

Данный вид регистрации создан для облегчения работы сотрудников приемной комиссии.

Хотелось бы сразу отметить, что для подачи электронного заявления абитуриентов в приемной комиссии должен быть проставлен план приема, а по направлению должен быть откры прием.

Абитуриент до прихода в приемную комиссию самостоятельно вносит основные сведения о себе, сотрудникам приемной комиссии нет необходимости вносить данные сведения, необходимо лишь по документам проверить их достоверность. А абитуриент имеет возможность видеть, какое место он занимает в рейтинге поступающих и проходит ли по конкурсу в вуз.

Абитуриент, подавший заявление о поступлении через Интернет, регистрируется приемной комиссией только в тот момент, когда приходит в приемную комиссию с документами.

Количество абитуриентов, подавших заявление через Интернет, можно увидеть в окне Количество веб-заявлений.

Чтобы просмотреть контактные данные абитуриента, подавшего заявление на поступление через Интернет, необходимо в меню Дополнительно - Обработка интернет-абитуриентов. По указанным контактным данным необходимо связаться с абитуриентом и уточнить время и дату его прихода в вуз с оригиналами документов.

В данной форме можно использовать поиск для нахождения нужного абитуриента, имеется возможность также настроить с какого числа должны быть показаны интересующие абитуриенты, для этого необходимо выбрать нужную дату из выпадающего списка. Абитуриенты, которые уже внесены в приемную комиссию, отмечаются значком , те, которых можно добавить в приемной комиссии – , а те абитуриенты, которые удалены из списка приемной комиссии – . Для просмотра копий документов, которые абитуриент прикрепил через интернет АРМ, используется пиктограмма .

Иногда (в зависимости от особенностей Windows) случается, что окно Список документов поступающего уходит на задний план и его становится не видно. Появляется ощущение, что система повисла. Для решения этой проблемы необходимо нажать на клавиатуре клавишу Esc и еще раз открыть список документов поступающего. В открывшемся окне Список документов поступающего отображаются все документы абитуриента. Галочкой отмечены те документы, которые будут закачены в базу при оформлении абитуриента в приемной комиссии. Для просмотра самих документов необходимо двойным щелчком нажать на название документа.

Открывается окно, содержащее список прикрепленных файлов. После нажатия двойным щелчком левой клавишей мыши на название этого файла открывается сам файл. Если Вы отказываете абитуриенту в заявлении, то необходимо щелкнуть на пиктограмме (также можно использовать команду Отказать меню Заявление). Если после того, как абитуриента сотрудники приемной комиссии внесли в систему, он еще через интернет АРМ занес электронные копии документов, то их можно будет добавить с помощью меню Обработка интернет-абитуриентов, повторив те же действия, но искать абитуриента нужно уже будет в состоянии Рассмотрено ().

Чтобы зарегистрировать абитуриента, который подал заявление о поступлении через Интернет, необходимо в меню Абитуриенты выбрать команду Регистрация нового абитуриента.

В форме выбрать функциональную клавишу , выйдет список абитуриентов, которые подали заявление о поступлении через Интернет.

Необходимо выбрать абитуриента (можно воспользоваться поиском), выделить его фамилию, далее нажать на кнопку Выбрать. Далее сведения автоматически перегружаются в форму "Регистрация абитуриента" (закладка "Общие сведения"). В форме необходимо указать документ, удостоверяющий личность, и его данные. Все данные, выгрузившиеся в форму, необходимо сверить с данными документов, которые предоставил абитуриент.

Далее необходимо проверить данные о поступлении (закладка "Сведения о поступлении"): форму обучения, специальность, подразделение (если необходимо внести коррективы, то для этого используется функциональная клавиша Изменить, далее из списка выбираются необходимые данные), специализацию, технологию обучения (если абитуриент поступает на дистанционную форму обучения), базу обучения, категорию поступления, источник информации о данном учебном заведении, курс и семестр, на которые поступает абитуриент, срок обучения, приоритет специальности, вносится при необходимости средний балл аттестата, пройдено ли собеседование.

После всех произведенных действий необходимо нажать Сохранить или ОК (в последнем случае окно автоматически закроется).

Распечатка списка электронных заявлений абитуриентов

Имеется возможность распечатать информацию о абитуриентах, подавших заявление через интернет, доступных конкретной приемной комиссии в рамках текущей приемной кампании, – для этого необходимо щелкнуть левой клавишей мыши по пиктограмме формы «Обработка интернет-абитуриентов».

В форме «Списочная выгрузка данных» в разделе «Выбор данных» проставляются галочки рядом с необходимыми данными для выгрузки, в разделе «Порядок столбцов» можно изменить порядок следования столбцов (с помощью пиктограмм - поставить в начало, - поднять на одну строку выше), в разделе «Заголовок» можно задать заголовок столбцу. Чтобы выгрузить полученный отчет в Microsoft Excel и распечатать его, необходимо щелкнуть левой клавишей мыши на пиктограмме . Созданный шаблон можно сохранить (пиктограммы - сохранить, - сохранить с другим названием). Открыть сохраненный шаблон можно с помощью пиктограммы , выделить шаблон из списка и нажать Выбрать.

В форме «Выбор шаблона списка» для выбора шаблона можно воспользоваться поиском – внести название шаблона в строке Поиск. Название шаблона можно изменить – пиктограмма , удалить – пиктограмма .

Печать основных документов по абитуриенту

В меню Абитуриент нужно выбрать команду Изменение пресональных данных.

Для печати заявлений о приеме документов и о согласии на зачисление в форме Изменение пресональных данных в закладке Поступление в правой части окна указать номера заявления о приеме и заявления о согласии на зачисление. Для распечатки заявлений используете кнопку .

Для печати договора и доп.соглашений необходимо воспользоваться закладкой Договора и оплата в форме "Изменение пресональных данных". В форме нужно заполнить все данные по договору: номер договора и какого числа он заключается, с кем заключается договор (если он заключается с одним из родителей, чтобы в договоре данные выходили верно, нужно в закладке Родители заполнить данные по соответствующему родителю), срок действия договора, определить размер оплаты за обучение, назначив соответствующий прайс (созданием прайсов занимается бухгалтерия. Прайсы нужны чтобы система могла рассчитать общую стоимость обучения за весь период с учетом инфляции). Для назначения прайса в разделе Размер оплаты за обучение назно нажать на галочку "Назначить прайс". Откроется форма "Назначение прайсов", где из представленного перечня нужно выбрать интиересующий прайс. Если перечень прайсов пуст, значит на данный год поступления прайсы не были внесены в бухгалтерии. Для назначения скидки студенту, в закладке Договора и оплата в форме "Изменение пресональных данных" выбрать подзакладка Оплата, с помощью пиктограммы открыть список скидок, действующих в данный момент времени (внесением общих скидок на ВУЗ занимается так же бухгалтерия). Из списка выбрать нужную скидку и назначить ее студенту. Скидки могут быть неназначенными, назначенными и действующими. Назначить абитуриенту можно и несколько скидок, нажав слева от названия скидки, появятся серые галочки. Но действовать они не будут. Такой функционал нужен для информирования, какие скидки вообще можно назначить для абитуриента. Действующей скидкой может быть только одна, причем наибольшая из списка, поэтому если назначено несколько скидок, на меньших суммах и процентах кнопка "Применить" неактивна. Выделить назначенную (отмеченную серой галочкой) скидку, нажать кнопку "Применить", нажать "Сохранить" (скидку можно назначить только при условии наличия прайса у абитуриента). Если повторно войти в список скидок, то действующая скидка будет отмечена черной галочкой. Если скидка была назначена ошибочно, то нужно зайти в подзакладку Оплата и маленьким крестиком рядом с размером скидки отменить её. После заполнения всех данных через кнопку Договор в закладке "Договор и оплата" можно распечатать из системы договор, а через кнопку Приложения график платежей, разнообразные соглашения (разработка новых шаблонов и настройка существующих документов производится вашим администратором системы!)

Внесение персональных данных по абитуриенту

Выделить студента из списка.

В меню Абитуриенты выбрать команду Изменение персональных данных или воспользуйтесь соответствующей пиктограммой.

При заполнении персональных данных после внесения изменения в закладке лучше нажимать на кнопку "Сохранить" и переходить к заполнению след. закладки. Для печати справок и карточек в закладке Основные необходимо воспользоваться пиктограммой . Через данный функционал можно распечатать следующие отчеты: допуск к прохождению испытаний, личная карточка студента (сокр), протокол собеседования по русскому языку, протокол собеседования с деканом факультета, согласие на обработку персональных данных.

Форма состоит из нескольких закладок:

 1. Основные - заносятся или корректируются такие данные, как дата и место рождения, гражданство, семейное положение. Данные об 
    удостоверении личности вносятся и изменяются в закладке Документы. Количество детей рассчитываеся системой из данных, внеченных
    в состав семьи в закладке Обучение.
 2. Поступление - заполняются данные о поступлении, печатаются заявления, вносятся олимпиады. Используя строку Предоставлен оригинал
    документа об образование можно отметить на какое именно направление предоставлен оригинал документа (если абитуриент поступает 
    на разные направления, не забудьте указать ПРИОРИТЕТНОСТЬ по каждому направлению, чтобы правильно отметить направление, на которое
    был сдан оригинал документа). Если абитуриент имеет льготы при поступлении, то обязательно нужно проставить галочку в строке  
    Имеет льготы по поступлению и указать, какие именно льготы в персоналиях в закаладке "Обучение".
 3. Обучение - можно проверить данные по направлению поступления, изменить базу обучения, внести номер зачетной книжки. Документы об
    образовании заносится в этой закладке через кнопку Образование! Основным документом об образовании может быть только один. Для
    выбора основного документа в форме образование слева от названия документа поставить галочку в столбце Осн.
    Так же в данной закладке вносятся данные о составе семьи, наградах, знание языков, доп.нвыках и персоналии (особенности).
    Группу инвалидности, вид нарушений функций, способность к передвижению, причины инвалидности можно указать в системе, используя кнопку
    ОВЗ (ограничения возможностей здоровья). Классификатор ОВЗ настраивается начальником отдела кадров.
 4. Адрес - вносится адрес прописки и проживания, используя классификатор адресов России.
 5. Документы - все документы, которые необходимы при регистрации абитуриента (документа об образовании вносится в закладке Обучение! 
    и автоматически попадает в список документов). Для создания, именения или удаления документов нужно использовать соответствующие
    пиктограммы . Документы об образовании редактируются в закладке Обучение - Образование.
 6. Родители - заносятся данные о родителях абитуриента. Если договор заключается с родителем, данные по родителю внесены, то они
    автоматически попадут в распечатку договора.
 7. Номера и коды - вносятся данные по СНИЛС, ИНН, документе мед.страхования.
 8. Воинский учет - позволяет вносить данные о призывниках и военнообязанных.
 9. ФИО и учетные данные - если ФИО было внесено с ошибками, то их можно поправить в данной закладке. Так же через эту закладку 
    можно получить логин и пароль для работы в системе. Через кнопку "Архив изменений" можно просмотреть какие изменения и кем
    производились по абитуриенту
 10. Договора и оплата - как было описано выше, заносятся данные по договору, назначается прайс оплаты за обучение и скидки, печатаются
     договора и доп.соглашения.
 11.Комментарии - вносятся комментарии, которые можно настроить по видемости (видны ли они всем или выборочному контингенту).

После внесения всех данных обязательно сохранить данные и нажать кнопку ОК

Для отказа нажать Отмена.

Просмотр сведений

Выбрать абитуриента из списка.

В меню Абитуриенты выбрать команду Просмотр сведений (или двойной щелчок мыши на фамилии абитуриента).

Форма "Персональные данные студента" открывается для просмотра без права редактирования.

Просмотр хронологии по абитуриенту и изменение учетной записи

Данный функционал позволяет увидеть какой сотрудник, когда и что делал с выбранным абитуриентом. Изменение учетной записи дает возможность сменить пароль в случае его утери.

Предпочтение при поступлении

Данная функция используется в случае, когда абитуриент подает заявления на несколько специальностей (направлений). Указывается на какую из специальностей (направлений) предпочтение выше, а на какую – ниже.

Вступительная оплата

Данная функция позволяет фиксировать факт оплаты за первый семестр обучения. Выделить абитуриента из списка. В меню Абитуриенты выбрать команду Вступительная оплата. В форме "Вступительная оплата" выбрать нужный вид. После ввода оплаты в списке абитуриентов в поле "Оплатил" у данного абитуриента появляется "+". В персональных данных в закладке Договор и оплата можно внести сумму, которую студент оплатил за обучение.

Перевод на другую специальность

Функционал используется в случае неверного оформления абитуриента не на то направление, или абитуриент решил поступить на другое направление.

Выделить абитуриента.

В меню Абитуриенты выбрать команду Переводы, далее Перевод на другую специальность.

В форме "Перевести":

  1. Внижней части окна с помощью кнопки Изменить выбрать нужное направление для перевода.
  2. Нажать Ок.

Для отказа нажать Отмена.

После перевода назначаются новые вступительные экзамены в соответствии с выбранной специальностью. При необходимости есть возможность переаттестовать новые экзамены результатами уже сданных.

Смена состояния абитуриента

В приемной комиссии имеется несколько состояний абитуриентов для более удобной работыс ИСУ ВУЗ. Состояние Поступающий назначается абитуриенту сразу после регистрации. В данном состоянии абитуриенту назначаются вступительные испытания, вносятся все первостепенные данные. После того, как абитуриент успешно прошел вступительные испытания, система автоматически переводит его в Кандидат на прием. В данном состоянии абитуриенту уже нельзя назначать вступительные испытания. Проставляется вступительная оплата. Когда полный пкате документов по абитуриенту готов, все основные и нужные данные занесены, сотрудник переводит такого абитуриента в Принятый. Если же абитуриент передумал поступать и забрал документы, то ответственный сотрудник переводит такого абитуриента в Непринятый

Перевод в поступающие

Выделить абитуриента.

В меню Абитуриенты выбрать команду Переводы, далее Перевод в поступающие.

После получения подтверждения статус абитуриента меняется на "Поступающий".

Перевод в кандидаты на прием

Выделить абитуриента.

В меню Абитуриенты выбрать команду Перевод, далее Перевод в кандидаты на прием.

После получения подтверждения статус абитуриента становится "Кандидат на прием".

Перевод в принятые

Выделить абитуриента.

В меню Абитуриенты выбрать команду Перевод, далее Перевод в принятые.

После получения подтверждения статус абитуриента становится "Принятый".

Для перевода в статус Принятый всех абитуриентов, находящихся в статусе Кандидат на прием, можно использовать команду Прием кандидатов в меню Абитуриенты.

В открывшейся форме отметить нужных абитуриентов, ввести документ и нажать кнопку Принять.

Так же в системе имеется возможность перевести Кандидатов на прием в состояние Принятый списком. Для это в меню "Дополнительно" нужно выбрать команду "Перевод кандидатов в принятые". В открывшейся форме выделить нужных абитуриентов галочками и нажать пиктограмму "Перевести кандидатов в принятые"

Перевод в непринятые

Эта функция позволяет отчислить абитуриента из приемной комиссии

Выделить абитуриента.

В меню Абитуриенты выбрать команду Перевод, далее Перевод в состояние «Непринятый».

После получения подтверждения в форме "Перевод в состояние «Непринятый»":

  1. Заполнить основание.
  2. Нажать кнопку Да.

Для отказа нажать кнопку Отмена.

Статус абитуриента меняется на "Непринятый".

Восстановление из непринятых

В меню Абитуриенты выбрать команду Перевод, далее Восстановление из непринятых.

В форме "Восстановление из непринятых":

  1. Выделить абитуриента.
  2. Нажать кнопку Восстановить.
  3. Для подтверждения нажать клавишу Да.
  4. Для отказа нажать кнопку Отмена.

После получения подтверждения абитуриент отражается в списке в том статусе, в котором был отчислен.

Прием абитуриента из другой приемной комиссии

Данная функция позволяет принимать абитуриентов, переданных из других приемных комиссий ВУЗа.

В меню Абитуриенты выбрать команду Принять из другой приемной комиссии.

В форме "Прием студентов из другой организации":

  1. Отметить галочкой необходимых студентов.
  2. Из выпадающих списков выбрать специальность и деканат.
  3. Нажать Принять.

Для отказа нажать Отмена.

Все отмеченные абитуриенты попадут на выбранную специальность и деканат.

Если переведенные абитуриенты уже сдавали вступительные экзамены в форме компьютерного тестирования, то результаты тестирования можно перезачесть (см. пункт «Перезачет вступительных экзаменов»).

Передача абитуриента в другую приемную комиссию

Данная функция позволяет передавать абитуриентов в другие приемные комиссии ВУЗа.

В списке абитуриентов выделить абитуриента.

В меню Абитуриенты выбрать команду Передать в другую приемную комиссию.

Для отказа нажать Отмена.

После получения подтверждения абитуриент становится видимым в других приемных комиссиях до тех пор, пока он не будет принят другой приемной комиссией.

Смотри пункт "Прием абитуриента из другой приемной комиссии".

Назначение вступительных экзаменов

Выбрать абитуриента из списка.

В меню Абитуриенты выбрать команду Назначение вступительных экзаменов (или с помощью пиктограммы ).

Если во вступительном плане установлены предметы и контрольные точки по умолчанию, то система предложить назначить их автоматически. Если этого делать не нужно, то на вопрос "Произвести автоматическое назначение" нажать кнопку Нет. Ручное назначение производится в следующем порядке:

  1. В разделе "перечень доступных дисциплин" выделить дисциплину.
  2. Выбрать тип (ЕГЭ или Тестирование)
  3. Нажать Назначить .
  4. При необходимости пункты 1-3 повторить.
  5. Нажать Выйти.

Если список дисциплин пуст, то нужно создать и утвердить вступительный план под специалистом по работе с вступительными планами. Вступительные экзамены могут быть двух типов: альтернативные (из нескольких экзаменов может быть выбран только один) и неальтернативные.

Неальтернативные экзамены назначаются автоматически, из альтернативных сотрудник приемной комиссии должен выбрать один из вариантов.

С помощью кнопки Удалить можно удалить выделенную дисциплину.

Экзамен может быть удален только в том случае, если абитуриент не приступал к его сдаче.

Допуск к вступительным экзаменам

Чтобы абитуриент мог сдать экзамен ему должен быть открыт допуск.

Выбрать абитуриента.

В меню Абитуриенты выбрать команду Результаты вступительных экзаменов (или с помощью пиктограммы ).

В форме "Вступительные экзамены" с помощью одноименных кнопок возможны следующие действия :

  1. Ввести результаты.
  2. Изменить число попыток.
  3. Просмотреть выданные вопросы.
  4. Просмотреть ответы абитуриента.
  5. Печать допуска.
  6. Печать результатов.

Пункты 3 и 4 работают только для экзаменов в форме тестирования.

Перезачет вступительных экзаменов

Если переведенные абитуриенты уже сдавали вступительные экзамены в форме компьютерного тестирования, то результаты тестирования можно перезачесть. Для этого необходимо:

  1. Назначить переведенному абитуриенту вступительные экзамены.
  2. Выделить предмет для перезачета из списка назначенных.
  3. Нажать Перезачет.

Списочная обработка результатов

Форма «Списочная обработка результатов» необходима для массовой простановки оценок абитуриентов по одному предмету. В этой форме выбирается дисциплина, по которой нужно проставить результаты вступительных испытаний, форма контроля (ЕГЭ или тест). Можно так же выбрать форму обучения и отфильтровать по специальности.

Эта форма используется для удобства ввода у абитуриентов результатов по конкретному предмету. Для этого выделите необходимого Вам абитуриента и нажмите кнопку Ввести результат. Необходимо заполнить открывшуюся форму, указав в ней результат прохождения в баллах в строке Результат, документ, на основании которого проставляется результат. Для ввода нового документа необходимо нажать на кнопку Выбрать. В открывшемся окне из предложенного перечня уже вбитых документов можно выбрать необходимый или добавить новый документ, нажав на кнопку Новый. Ввести все данные по этому документу и для сохранения нажать кнопку Ок. Для отмены нажать Отмена. Затем в форме Выбор документов выбрать название нужного Вам документа и нажать кнопку Ок. Для отказа нажать кнопку Отмена. Так же при простановке результатов можно указать оригинал или копия документа. Для того, чтобы стереть данные о документе, можно использовать кнопку Стереть. После заполнения всех данных нажмите на кнопку Ок. Для отмены так же используется кнопка Отмена.

Формирование рейтинга поступающих

Данная функция необходима для формирования списков абитуриентов, которые прошли по рейтингу.

Для начала нужно настроить план приема. Для этого в меню Работа выбрать команду Настройка плана приема.

Указывается учебный год. Для создания конкурсной группы, в которой прописывается одна или несколько специальностей (направлений), по которым будет вестись набор, используется пиктограмма . Для изменения наименования конкурсной группы используется . Для удаления конкурсной группы используется пиктограмма . Пиктограмма позволяет добавить в конкурсную группу нужные специальности. Для сохранения всех проведенных изменений используется пиктограмма .

Для назначения проходного балла на каждой из специальностей в меню Работа выбрать команду Настройки проходного балла. В данной форме указывается Форма обучения, Финансирование (внебюджет, бюджет), и на каждую специальность указать Проходной балл.

После того, как абитуриенты будут внесены в базу данных по всему списку абитуриентов по конкретной специальности, можно сформировать рейтинг. Для этого в меню Абитуриенты выбрать команду Формирование рейтинга абитуриентов. В форме «Формирование рейтинга абитуриентов» указывается Учебный год, Форма обучения, Финансирование, выбирается Специальность. Строка Вне рейтинга показывает сколько человек данной специальности еще не попали в данный рейтинг. Если абитуриенты получили одинаковые баллы, то при формировании рейтинга система учитывает индивидуальные достижения. В системе они заносится в персональных данных в закладке Поступление.

В форме Формирование рейтинга абитуриентов имеются следующие команды:
   добавление абитуриентов в рейтинг
   удаление из рейтинга
   перевода в состояние принятые
   автоматическое изменение статусов
   переместить в начало
   переместить выше
   переместить на автопозицию
   переместить ниже
   переместить в конец
   протокол решения комиссии
   просмотр личных данных
   выгрузка данных
   отчеты

Бирюзовым цветом выделяют абитуриентов, включенных по рейтингу в целевой набор, синем цветом выделены ФИО и данные абитуриентов, которые прошли по рейтингу, а черным – которые не прошли. В нижнем левом углу окна «Формирования рейтинга абитуриентов» показаны Вступительные дисциплины, Форма сдачи, Дата, Баллы. В правом же нижнем углу – специальность, на которую абитуриента принимают. Для добавления в рейтинг абитуриентов используется команда Добавить абитуриентов в рейтинг. Синим цветом выделены ФИО и данные абитуриентов, которые прошли по рейтингу, а черным цветом тех, которые не прошли. В нижнем левом углу окна «Формирования рейтинга абитуриентов» показаны Вступительные дисциплины, Форма сдачи, Дата, Баллы. В правом же нижнем углу – специальность, на которую абитуриента принимают. Для удаления используется команда Удалить абитуриента из рейтинга. Для перевода абитуриента из статуса Поступающий в статус Кандидат на прием используется команда Перевести в состояние «Кандидат на прием». Для перемещения абитуриентов на позиции выше, ниже, в начало списка или в конец используются соответствующие стрелочки. Существуют два вида Отчетов:

 1. рейтинг зачисления;
 2. рейтинг поступления.

Первый вид отчета используется для вывода только тех абитуриентов данной специальности, которые прошли по рейтингу, а второй – всех абитуриентов, выделяя прошедших по рейтингу желтым цветом, а не прошедших – белым.

Зачисление принятого в группу

После того, как абитуриент прошел все вступительные испытания, внес оплату, его можно зачислить в группу. Для этого в меню Абитуриент выбрать команду Зачисление в учебную группу. В открывшей форме указываете нужную группу. Формируется проект приказа о зачислении.

Проекты и приказы о зачислении

После того, как студент был зачислен в группу, автоматически создается проект приказа о зачислении. Меню Дополнительно – Проекты и приказы о зачислении. До тех пор, пока проект приказа не будет закрыт с помощью кнопки Закрыть, все последующие абитуриенты, которые будут зачисляться в группы в данной приемной комиссии, будут попадать в этот проект приказа. После закрытия же проекта приказа, система создаст новый проект приказа о зачислении, и уже туда будут попадать следующие зачисляемые абитуриенты. После закрытия проекта приказа, на его основании создается приказ о зачислении, утверждается, используя соответствующие кнопки. Результатом проведения всех выше описанных действий абитуриент будет зачислен в группу, появится в списке студентов деканата.

Отправка сведений о приеме

Помогает подготовить отчет для отправки в ФИС ГИА и приема. Но нужно внимательно внести данные и перепроверить отчет перед отправкой! Данная форма позволяет отметить абитуриентов, которые будут попадать в отчет. Используя меню Действия можно изменить перс.данные по выделенному абитуриенту, пометить его на отправку, зафиксировать отправку (после этой команды убрать абитуриента из списка не получится!), пометить весь список на отправку, отменить отправку всех помеченных и выгрузить список, используя кнопку Выгрузка данных.

Отчеты

1. Результат прохождения вступительных испытаний. Формирует отчет по конкретно выделенному абитуриенту с результатом вступительных испытаний

2. Назначение на сдачу вступительных испытаний - печатает отчет о допуске к сдаче вступительных испытаний, при необходимости, логин и пароль для входа в систему.

3. Отчет о ходе поступления и зачисления абитуриентов

В форме "Отчет о ходе поступления и зачисления абитуриентов":

  1. Указать период, форму обучения и тип финансирования.
  2. Нажать Печать.

В Ms Excel выводится отчет о количестве абитуриентов по факультетам.

Список абитуриентов по факультетам

В меню Отчеты выбрать команду Список абитуриентов по факультетам.

  1. Указать период, форму обучения и тип финансирования.
  2. Нажать Печать.

Можно получить отчет с результатами вступительных испытаний или без них.

Для отказа нажать Отмена.

4. Результаты сдачи экзаменов по дисциплинам

Данный отчет содержит количественную и процентную характеристику результатов прохождения экзаменов по каждой специальности.

Для данного отчета берутся все абитуриенты, сдававшие экзамены.

В меню Отчеты выбрать Результаты сдачи экзаменов по дисциплинам. Необходимо выбрать форму, в которой выводится отчет Ms Word.

5. Печать текущего списка - позволяет распечатать текущий список абитуриентов с отображаемыми столбцами.

6. Выгрузка данных - отчет, который позволяет выбрать интересующие столбцы и их порядок расположения.

Все отчеты может настраивать администратор вашего ВУЗа!

Настройка отображения столбцов

В меню "Окно" выбрать команду "Настройка столбцов". В открывшейся форме отметить галочками те столбцы, которые необходимы для отображения в списки абитуриентов.

Формы выходных документов

Одной из основных целей любой информационной системы является не столько ведение индивидуального и статистического учета, сколько возможность получения на основе имеющихся данных разнообразных печатных форм документов – заявлений, договоров, приказов, справок, карточек, списков, статистических отчетов и др.

Выходные документы ИСУ по характеру своего формирования условно можно подразделить на два основных вида – интегрированные и пользовательские. К интегрированным относятся «жесткие», то есть неизменяемые виды документов, формируемые либо непосредственно системой, либо на основе строгих шаблонов, изменение которых если и допустимо, то в крайне ограниченном диапазоне. Среди таких документов ведомости на сдачу контрольных точек, формы расписания занятий, некоторые виды статистических отчетов, акты и списки, формируемые на основе шаблонов Fast Report. Изменение таких форм документов возможно только программным способом, т.е. непосредственным перепрограммированием вывода данных в эти формы, поэтому формирование данных видов документов оставим на рассмотрение (в прямом смысле этого слова) самими пользователями. Пользовательскими можно назвать все остальные виды документов, формируемых на основе созданных пользователями шаблонов или заданными пользователями параметров. Как правило, таких документов в системе может быть неограниченное количество, а их выбор может осуществляться различными ролями сотрудников, работающих с системой. Пользовательские виды документов могут быть ограничены рамками функционала, но значительно расширяют возможности пользователей в получении требуемой информации в рамках одного документа. А главное – пользовательские документы доступны для изменения после их формирования.

К пользовательским выходным формам в ИСУ относятся:

­1. документы MS Word, выводящие отображаемый на экране список, с которым в текущий момент работает сотрудник, с возможностью выбора нужных столбцов значений, загруженных из базы данных для каждого элемента этого списка (функционал «Печать текущего списка»);

2. документы MS Excel, выводящие отображаемый на экране список, с которым в текущий момент работает сотрудник, с возможностью выбора нужных столбцов значений, загружаемых из базы данных для каждого элемента этого списка во время формирования документа (функционал «Развернутый список»);

3. документы MS Word или MS Excel, выводящие отображаемый на экране список, с которым в текущий момент работает сотрудник, с возможностью выбора нужного заранее созданного и прикрепленного администратором-настройщиком шаблона (функционал «Список записей по шаблону»);

4. документы MS Word или MS Excel, выводящие произвольные списки людей (сотрудников, студентов, абитуриентов), создаваемые пользователями, непосредственно работающими с этими людьми, с возможностью задания всевозможных условий отбора, выводимых в отчет граф значений, а также выбора типа выходного документа, размера шрифта и ориентации страницы (функционал «Запросы»);

5. справки и карточки на конкретного человека либо конкретно указанных людей, формируемые на основе HTML-шаблонов, сохраненных в базе данных, или Excel-шаблонов, сохраненных в специальном каталоге (функционал «Справки и карточки» в работе со списком людей или с окном персональных данных конкретного человека);

6. документы MS Word или MS Excel произвольного вида на конкретного человека (сотрудника, студента или абитуриента) на основе HTML-шаблонов, сохраненных в базе данных, или Excel-шаблонов, сохраненных в специальном каталоге, привязанных к конкретному функционалу (договора, дополнительные соглашения, заявления, выпускные документы: диплом, копия диплома, приложение к диплому, экзаменационный лист, академическая справка и др.);

7. проекты приказов, приказы и выписки из приказов, формируемые в MS Word на основе сохраненных в базе данных HTML-шаблонов формулировок как произвольного, так и единого утвержденного законодательством образца;

8. командировочные удостоверения на конкретного человека либо конкретно указанных людей из конкретного приказа, формируемые на основе Excel-шаблона, сохраненного в специальном каталоге (функционал «Командировочные удостоверения» в работе со списком сотрудников АРМа Канцелярии или АРМа Отдела кадров);

9. некоторые статистические отчеты различных категорий, формируемые на основе Excel-шаблонов, сохраненных в специальном каталоге (функционал «Статистическая отчетность»).

Документы на основе рабочего списка

Наиболее популярным среди пользователей информационных систем является функционал фильтрации списков объектов, с которыми они работают в текущий момент времени. Фильтрация ограничивает видимость записей в загруженном списке по какому-то условию или по ряду условий.

Рассмотрим типичный кадровый пример. Из общего списка работающих сотрудников нужно выбрать только мужчин профессорско-преподавательского состава, возраст которых на текущую дату составляет полных 30, 40, 50 или 60 лет. После применения соответствующих фильтров общий список сожмётся до небольшого количества записей, которые надо распечатать и отдать руководству: Форма Пользователям ИСУ предоставляется несколько способов сформировать документ на основе выбранного списка.

Печать текущего списка

При вызове функционала «Печать текущего списка» (в АРМ Отдела кадров для этого достаточно нажать клавишу F7 либо найти соответствующий пункт меню) откроется дополнительное окно выбора граф (столбцов, полей) для вывода в отчет путём простановки «галочек» рядом с названиями этих граф. Ниже в этом же окне можно указать и ориентацию страницы формируемого на основе выбранных граф документа Microsoft Word. Форма

После нажатия кнопки Ok будет сформирован и открыт соответствующий документ MS Word. Форма Остается произвести лишь небольшие ручные изменения размеров столбцов и выравниванию значений в них, после чего документ можно либо распечатать, либо сохранить на носителе, либо отправить на почту руководителя.

Развернутый список

При вызове функционала «Печать текущего списка» (в АРМ Отдела кадров для этого достаточно нажать клавишу F9 либо найти соответствующий пункт меню), как и в случае функционала «Печать текущего списка», откроется дополнительное окно выбора граф для вывода в отчет путём простановки «галочек» рядом с названиями этих граф в левой части окна. В правой части окна будет отображаться список выбранных пользователем граф с возможностью указания порядка размещения граф, выравнивания данных в этих графах, а также задания иных наименований для них в выходном документа Microsoft Excel. Форма

После нажатия кнопки будет сформирован и открыт соответствующий документ MS Excel. Форма

Сформированный и открытый документ MS Excel, как и все пользовательские документы, может быть изменен вручную с применением функционала приложения, распечатан либо сохранен на внешний носитель.

К преимущественным особенностям данного функционала наряду с более широким выбором граф, а также с выше указанными возможностями размещения и выравнивания граф и форматирования заголовков и значений в них, следует указать и возможность неоднократного использования однажды заданного набора граф без повторного их выбора при каждом использовании функционала для различных отфильтрованных списков.

При помощи кнопки текущий упорядоченный и отформатированный набор граф можно сохранить в базу данных под определенным названием с определенным типом доступа к нему со стороны других пользователей системой (всем, всем в своей организации, всем в своем подразделении, либо только самому себе).

При помощи кнопки можно сохранить отредактированный набор граф можно сохранить в базу данных под новым названием с определенным типом доступа к нему со стороны других пользователей системой.

Нажатием на кнопку можно открыть ранее сохраненный набор граф из списка ранее сохраненных пользователями в рамках доступа к ним для текущего пользователя.

Список записей по шаблону

При вызове функционала «Список записей по шаблону» (в АРМ Отдела кадров для этого достаточно нажать клавишу F8 либо найти соответствующий пункт меню), откроется дополнительное окно выбора нужного заранее созданного администратором-настройщиком и прикрепленного к данному типу документов шаблона (порядок создания шаблонов с использованием макросов рассмотрен в отдельном разделе описания). Форма

После нажатия кнопки Ok будет сформирован и открыт соответствующий документ MS Office. Форма

Запросы

В качестве еще одного инструмента получения выходных документов в ИСУ ВУЗ реализован функционал формирования различных списков людей по непосредственным запросам из базы данных с динамическим указанием условий отбора записей и граф вывода данных по отобранным записям. Вызов функционала осуществляется из АРМа Отдела кадров (по сотрудникам и студентам) и из АРМа Приемной комиссии (по абитуриентам) при помощи нажатия на кнопку или выбора пункта меню «Запросы» в окне со списком людей.

Функционал является самостоятельным и не привязан к открытому в текущий момент списку людей, но, как и функционал формирования развернутых списков, отличается возможностью сохранения созданных запросов для их последующего использования. Однако по своей специфике работа с запросами начинается со списка ранее сохраненных запросов. Форма

По внешнему виду этого окна нетрудно заметить, что в списке отображаются запросы, формирующие документы в формате MS Word и MS Excel, кроме того в список, кроме собственных запросов пользователя, могут быть включены запросы, созданные другими пользователи того же подразделения, той же организации, либо запросы общего доступа. Осуществлена возможность быстрого поиска нужного запроса по названию, а также фильтрации списка по формату вывода и/или по типу доступа (например, для выбора только собственных запросов пользователя).

Выполнение выбранного запроса из списка производится нажатием кнопки , клавиши Enter либо выбором пункта «Выполнить» меню «Запрос». Результатом выполнения будет открытый документ Microsoft Office, сформированный в соответствии с параметрами выбранного запроса. Форма Кроме того, в рамках текущего списка, могут быть созданы новые запросы, изменены ранее созданные запросы, а также удалены запросы, потерявшие свою актуальность.

Списочный запрос

Рассмотрим функционал и некоторые особенности создания динамических запросов на конкретном примере. Допустим, что нам необходимо создать «Ведомость на получение юбилейных подарков» из того же списка работающих мужчин профессорско-преподавательского состава, возраст которых на текущую дату составляет полных 30, 40, 50 или 60 лет, с выводом в отчет таких же граф, как и в выше приведенном примере, а именно: «Фамилия имя отчество», «Подразделение», «Должность», «Ставка», «Дата приема» плюс графа «Подпись в получении».

Для создания нового запроса можно воспользоваться нажатием кнопки , клавиши Insert или выбором соответствующего пункта «Создать» меню «Запрос», после чего откроется окно с тремя отдельными вкладками, необходимыми для формирования запроса – «Условия запроса», «Вывести в отчет» и «Настройка отчета». Как правило, многие пользователи нередко путают первые две вкладки в силу их внешней похожести, из-за чего испытывают значительные затруднения в общем понимании функционала запросов, хотя названия этих вкладок говорят сами за себя – «Условия отбора людей» и «Выводимые в формируемый документ данные». Форма

Условия запроса

Под условиями запроса понимается задание того самого фильтра, по которому будут выбираться из всех доступных текущему пользователю списков людей только те, которые удовлетворяют условию поставленного перед ним задания.

В нашем случае, прежде всего, из числа всех сотрудников, необходимо выбрать только работающих. Для этого требуется выбрать и задать условие для параметра «Состояние сотрудника», находящегося в списке доступных параметров в левой части вкладки. Форма

Выбор выделенного параметра запроса осуществляется двойным кликом мыши по нему или нажатием кнопки «Принять», после чего он переходит из списка доступных в список выбранных параметров. Форма

Выделив выбранный параметр можно задать условия для ограничения его значений. Поскольку состояния сотрудников ограничены определенным набором (классификатором), то этот параметр по умолчанию попадает в список со всеми его доступными значениями, среди которых нужно оставить только удовлетворяющие требуемому условию, а именно «Работающий». Форма

Достичь этой цели можно несколькими способами: выделяя в списке и удаляя из него кнопкой поочереди каждое ненужное значение; выделив мышкой с нажатой клавишей Ctrl все ненужные значения и удалив их все одним нажатием кнопки .

Однако чаще всего более удобным считается третий способ:

 Форма
выделение всех значений параметра кнопкой  
очистка списка значений кнопкой  с подтверждением удаления всех значений нажатием кнопки «Да» на появившемся окне
добавление нужных значений кнопкой  

Форма Форма Примечания ­При добавлении из списка возможных значений перед появлением окна выбора этих значений всегда появляется окно с полями «Выборочно», «Задано» и «Не задано». Два последних значения актуальны, когда параметр является необязательным для всех объектов запроса и нужно выбрать те, у которых этот параметр задан или не задан. Поскольку каждый объект всегда находится в определенном состоянии, то для этого параметра допустим лишь выборочный набор значений.

­Значение «Кандидат на увольнение» отмечено для того, чтобы учесть сотрудников, по которым создан приказ на увольнение, но дата увольнения еще не наступила. Форма

Казалось бы, параметр запроса выбран, его допустимые значения указаны, и теперь можно переходить к выбору и заданию значений следующего параметра, определяющего условия нашего запроса. Однако следует отметить, что такое задание параметра не приведет к получению нужного результата. Созданный документ может вместо одного списка содержать в себе два списка, в один из которых будут включены все кандидаты на увольнение, а в другой – только работающие сотрудники, причем эти результирующие таблицы будут следовать друг за другом в том порядке, в котором они размещены в списке допустимых значений параметра «Состояние сотрудника». Этот порядок вывода настраивается кнопками подъема и спуска значений по списку. Причем, если задано несколько параметров с несколькими значениями, то будут создаваться списки с учетом всех этих параметров по их порядку в списке по каждому значению каждого из параметров с последовательной вложенностью их значений. Порядок параметров также настраивается кнопками и под списком выбранных параметров. Кроме того, перед каждым списком в документе будет указан перечень значений перечислимых параметров, которым удовлетворяют объекты, вошедшие в список, а также количество вошедших в список записей. Этот подход удобен при создании например списков сотрудников по подразделениям, списков студентов по группам, списков абитуриентов по специальностям, когда перед каждым списком будет указано наименование подразделения, (группы, специальности), а также при выводе количественных значениях без списков с применением условия «Не показывать списки людей».

Для того, чтобы избежать вывода в документ нескольких групп списков, необходимо группировать перечислимые параметры по «ИЛИ» или по «И». Чаще всего используется группировка по «ИЛИ». При такой группировке значений параметра каждая запись запроса проверяется на удовлетворение хотя бы одному условию по значениям данного параметра, и все такие записи попадают в одну группу (таблицу).

Группировка по «И» обозначает, что каждый объект включается в общий список (т.е. в единую группу записей) только в том случае, если он удовлетворяет всем условиям по данному выбранному параметру. Такое возможно например, если требуется выбрать людей, чьи фамилии начинаются на «А», содержат «Б» и заканчиваются на «В». В этом случае на выбранный параметр «Фамилия» следует наложить все три условия и группировать их по «И».

В нашем примере соответственно для параметра «Состояние сотрудника» требуется поставить «галочку» группировки по «ИЛИ». Форма Впрочем, такую группировку рекомендуется применять для всех параметров независимо от количества значений по каждому из них. Это бывает необходимо для того, чтобы перед таблицей со списком не выводились применяемые значения заданных параметров.

Теперь можно выбрать остальные параметры и задать их значения для достижения цели выборки записей нашего запроса. Поскольку по условию в документ должны попасть мужчины (т.е. сотрудники мужского пола), следующим параметром выбираем «Пол», любым из удобных способов оставляем для него только одно значение «Мужской» и группируем его по «ИЛИ».

Для выбора сотрудников профессорско-преподавательского состава понадобится проделать те же действия с параметром «Категория сотрудника», оставив для него одно значение «ППС». Форма

Далее нам нужно, чтобы в запрос попали сотрудники, возраст которых на текущую дату составляет полных 30, 40, 50 и 60 лет. Находим и выбираем в списке доступных параметров параметр «Возраст (полных лет)». Нетрудно заметить, что в отличие от перечислимых параметров, при выборе этого параметра список его допустимых значений не заполняется автоматически, следовательно задание перечня этих значений необходимо произвести вручную.

Используя кнопку , создадим перечень допустимых значений возраста сотрудников. После нажатия на эту кнопку откроется окно для определения условия для вводимого значения. Форма

Поскольку количество полных лет человека является целым числом, то и значения его могут быть точно равны или не равны какому-то конкретному значению, быть больше или меньше него, либо находиться в определенном интервале значений. Кроме того, для необязательных значений (а возраст человека определён только тогда, когда введена дата его рождения) возможно задать условие наличия («Задано») или отсутствия («Не задано») значений этого параметра.

В случае нашего примера требуется задать условие строго равенства возраста конкретным числам. Поэтому поочередно вводим значения, выбирая строчку «Равно» и указывая нужные значения 30, 40, 50 и 60.

Форма Форма Форма Форма Соответственно не стоит забывать о группировке введенных значений по «ИЛИ», чтобы все люди с указанными возрастами попали в общий список, а не выводились в разных таблицах с заголовком примененного условия перед списком. Форма

Все условия нашего примера вроде бы заданы. Однако прежде, чем приступить к указанию граф, отображаемых в выходном документе, следует обратить внимание на некоторые тонкости чисто кадрового характера.

Во-первых, любой работник, занимающийся кадровым учетом сотрудников организации, превосходно знает, что один сотрудник – это не просто человек, как физическое лицо, а человек, занимающий конкретную должность в конкретном подразделении. И один человек может помимо своей основной должности одновременно работать на одной или нескольких других должностях по совместительству, а соответственно и в случае соблюдения условий запроса может попасть в выходной два или более раз. Форма

Чтобы избежать включения внутреннего совместительства работников, следует выбрать и задать и сгруппировать по «ИЛИ» перечислимый параметр «Тип сотрудника», исключив из списка его значений ненужные.

Во-вторых, на работника может быть возложено исполнение обязанностей, что не является внутренним совместительством, но также может привести к многократному включению таких сотрудников в список выходного документа. В ИСУ для отличия основной должности от сопутствующей задан параметр «Профиль сотрудника» с двумя допустимыми значениями, из которых следует оставить только один «Основная должность» и также сгруппировать по «ИЛИ». Форма

И наконец, чтобы полностью завершить рассмотрение вкладки «Условия запроса», целесообразно определить незатронутые нашим примером атрибуты, которые используются реже остальных, но могут влиять на конечный результат.

Атрибут «Показывать записи, по которым нет людей» используется в том случае, когда условия запроса включают параметры с несгруппированными значениями, которым не удовлетворяет ни один человек в запросе (например, подразделение без сотрудников). Без этого атрибута такие значения этого параметра будут пропущены, а в документ попадут только значения с непустыми списками после них. С этим атрибутом в документе будут отображены все значения параметра, включая пустые, после которых списков сотрудников выводиться не будет.

Атрибут «Выводить совокупные характеристики» активен по умолчанию и обозначает, что в список могут попасть две и более одинаковые записи. Например, при выводе только ФИО всех сотрудников те, которые имеют внутренние совместительства или исполнение обязанностей, будут включены в документ столько раз, сколько должностей они занимают. Если снять этот атрибут, то в список попадут только различные ФИО и перед списком не будет строки с количеством записей в нём. В нашем примере имеет смысл отменить этот атрибут.

Атрибут «Не показывать списки людей» доступен только при активном атрибуте вывода совокупных характеристик и служит, как упоминалось ранее, для получения количественных (статистических) результатов по несгруппированным значениям параметров. Так, например, можно получить список подразделений с количеством сотрудников, учебных групп с количеством студентов, специальностей с количеством абитуриентов. Атрибут «Включать подчиненные подразделения» актуален только для запросов по сотрудникам с целью учета подразделений организации, входящих в структуру указанных значений соответствующего параметра.

Задание полей вывода

Как упоминалось ранее, вкладка «Вывести в отчет» имеет некоторую визуальную схожесть с вкладкой условий запроса, поскольку содержит как список доступных полей вывода, во многом совпадающий со списком доступных параметров запроса, так и кнопки «Принять», «Вернуть» и «Очистить», служащие для выбора, отмены выбора и очистки списка выбранных полей, так же, как и при формировании списка параметров.

Это внешнее сходство нередко является основной причиной недоразумений, когда пользователи включают в список параметров запроса поля, которые хотели бы получить в выходном документе, а сформировать сам документ не могут, поскольку фактически не указали, что нужно выводить в документ, и кнопка выполнения запроса остается неактивной.

В нашем примере требуется вывести в отчет графы (столбцы, поля) «Фамилия имя отчество», «Подразделение», «Должность», «Ставка» и «Дата приема».

Находим в списке доступных полей поле «ФИО», «Подразделение – наименование», «Должность», «Доля ставки» и «Дата приема» и выбираем их поочередно двойным кликом мыши или нажатием кнопки «Принять». Форма

Если поля вывода были выбраны не в том порядке, в котором должны отображаться в готовом документе, то их можно расположить в требуемой последовательности при помощи кнопок подъема и спуска . «Стрелочки» слева от названий выбранных полей обозначают тип сортировки выводимых записей (по возрастанию или по убыванию), который можно изменить или отменить при помощи соответствующих кнопок со стрелками, расположенных под списком полей.

Кнопкой («Только для сортировки») и соответствующим символом в списке выбранных полей могут быть отмечены поля, по которым будет производиться указанная сортировка, но само поле не попадет в документ отдельной графой результирующей таблицы. Например, если потребуется создать список людей по старшинству, не указывая их возраста.

Проделанных действий уже вполне достаточно, чтобы получить готовый отчет, нажав кнопку «Выполнить». Полученный в результате документ будет содержать требуемый список, однако будет не совсем корректен и потребует от пользователя лишних ручных поправок, которых можно было бы избежать дополнительными настройками запроса. Форма

Сразу видно, что наименования граф таблицы совпадают с названиями выбранных полей и некоторые из них отличаются от требуемых названий по условию нашего примера. Названия выводимых граф можно поменять двойным кликом мыши по выбранному полю или нажатием кнопки. Форма

Такими действиями переименовываем графу «ФИО» в «Фамилия имя отчество», «Подразделение – наименование» в «Подразделение», «Доля ставки» в «Ставка». Форма

Кроме того, по условию нашего примера результирующая таблица должна завершаться графой «Подпись в получении». Вполне естественно, что в списке доступных полей такое наименование будет отсутствовать, как и наименования других произвольных полей (например «Примечания» или «Отметка о выполнении»), данных по которым просто не предусмотрено в информационной системе.

Для добавления произвольных граф необходимо выбирать из списка так называемое «Пустое поле», либо воспользоваться кнопкой , после чего в появившемся окне указать название добавляемой графы. Форма

Теперь список выбранных граф будет выглядеть следующим образом:(см. рисунок Список выбранных граф). Форма

А запрос после выполнения создаст следующий документ (см. рисунок Результат запроса) Форма.

Все включенные в список графы (кроме графы порядкового номера) при выводе результатов запроса в документ Microsoft Word автоматически имеют равную ширину, а при выводе в документ Microsoft Excel ширина граф подгоняется по максимальной длине входящих в них значений. Изменение ширины граф до нужных размеров полностью предоставляется пользователю, работающему с запросами.

В последнем варианте создаваемого нашим запросом документа уже имеются все нужные графы с нужными наименованиями. Список полностью соответствует заданному условию. Однако не было бы лишним, если бы вместо заголовка «Запрос 21» автоматически выводился требуемый условием нашего примера текст, а именно «Ведомость на получение юбилейных подарков».

Очевидно, что в заголовок попало автоматически присвоенное запросу название. Поэтому для его изменения нужно просто сохранить созданный запрос с указанным названием. Для этого используем кнопку «Сохранить», расположенную в нижней части окна формирования запроса, а в появившемся окне укажем его наименование. 100px|Форма

После сохранения запроса в заголовке окна будет отображаться указанное название, сам запрос добавится в список запросов (это будет видно после закрытия окна работы с запросом). Кроме того, в нижней части окна рядом с кнопкой «Сохранить» появится кнопка «Сохранить как», которую можно будет использовать для создания нового запроса на основе текущего.

Для исправления ошибки в названии запроса, при изменении этого названия, как и любых условий запроса и перечня выводимых граф, следует повторно сохранить запрос и при необходимости указать исправленное или другое нужное наименование.

Вновь создаваемые запросы после сохранения автоматически доступны только их создателю. Для изменения доступа к запросу следует устанавливать нужный тип доступа, указав нужное значение в поле «Запрос доступен», расположенного в нижней части рабочего окна работы с запросом. Форма

Дополнительные настройки

Рассмотрим последнюю вкладку окна формирования запроса «Настройка отчета», которая поможет нам полностью завершить процедуру создания конечного документа, добавив в него несколько заключительных штрихов. Форма

Установим для нашего примера нужный размер шрифта, горизонтальную ориентацию страницы документа и другие поля отступа слева и справа от края страницы. После сохранения и выполнения запроса сформированный документ будет выглядеть так (см. рисунок Печать ведомости в MS Word). Форма

Применив те же параметры с размером шрифта 12 для вывода в Microsoft Excel, получим (см. рисунок Печать ведомости в MS Excel). Форма

Групповой запрос

Рассмотрим пример запроса с выводом нескольких списков, записи которых связаны по какому-либо признаку, то есть объединенных в какие-то различные группы. Для простоты возьмем за основу условия предыдущего примера, но потребуем разделение общего списка на отдельные списки по каждому конкретному юбилейному возрасту.

Для этого в списке всех запросов найдем ранее созданный запрос «Ведомость на получение юбилейных подарков», набрав в поле поиска начальные буквы названия запроса, и откроем его для изменения кнопкой или выбором пункта «Изменить» меню «Запрос». Форма

Откроется уже знакомое окно формирования и настройки запроса с тремя вкладками.

В списке выбранных параметров вкладки «Условия запроса» найдем и выделим параметр «Возраст (полных лет)» и отменим его группировку по «ИЛИ». Форма Во вкладке «Вывести в отчет» откажемся от вывода в отчет граф «Ставка» и «Дата приема» путем выделения этих граф и нажатием кнопки «Вернуть». Форма Во вкладке «Настройка отчета» установим «Вертикальную» ориентацию страницы и выполним запрос, нажав на кнопку «Выполнить».

Сформированный документ будет иметь следующий вид (см. рисунок Сформированный документ). Форма В документ попали те же сотрудники, но теперь стало ясно, кому из них дарить подарки, соответствующие исполненному возрасту.

Статистический запрос

Теперь на основе полученного в пункте Групповой запрос создадим статистический запрос, то есть запрос, результатом которого будет не список людей, а количественные показатели. Условием примера будет информация о количестве юбиляров каждого возраста из числа мужчин профессорско-преподавательского состава.

Для этого во вкладке «Условия запроса» для параметра «Возраст (полных лет)», не включая группировку по «ИЛИ», включим атрибуты «Выводить совокупные характеристики» и «Не показывать списки людей». Форма Выполнение данного запроса сформирует документ следующего вида: Форма