Работа с запросами по студентам и сотрудникам
Содержание |
Работа с запросами
Эта часть программы предоставляет возможность создания статистических отчетов по сотрудникам и по студентам в произвольной форме с указанием параметров границ и состава выборки.
Технология работы с запросами по студентам и сотрудникам одинаковая. Различие состоит лишь в списках параметров, по которым можно сформировать отчет.
После вызова функции появляется окно со списком существующих запросов. Здесь можно:
1. выполнить выбранный запрос 2. изменить параметры выбранного запроса 3. удалить выбранный запрос 4. создать новый запрос, если нужного запроса нет в списке.
Запрос может быть доступен как только тому сотруднику, который его создал (по умолчанию), подразделению, всей организации или всем сотрудникам. Доступ к запросу настраивается при его создании.
Выполнение запросов
Для выполнения существующего запроса необходимо выбрать его в списке запросов и нажать кнопку «Выполнить запрос», либо два раза щелкнуть левой кнопкой мыши по запросу.
После этого появится окно, показывающее ход выполнения запроса.
Примечание. Выполнение сложных запросов, содержащих большое количество параметров, может занять существенное время. Время выполнения запроса также сильно зависит от мощности и загруженности вашего компьютера, а также от загруженности сервера, с которого поступают данные.
Выполнение запроса можно прекратить досрочно, нажав кнопку «Прервать».
После выполнения запроса или прерывания открывается окно Microsoft Word или Microsoft Excel (в зависимости от того, куда был направлен вывод) с результатами выполнения запроса. В дальнейшем результатами выполнения запроса будем называть отчетом.
Создание запросов
Создание нового запроса производится в три этапа:
1. указание условий запроса 2. список полей для вывода в отчет 3. настройка отчета
Если не помечены ни «Количественные характеристики», ни «Списки людей», отчет получится пустым. Если выбраны только «Количественные характеристики», отчет будет содержать только статистические данные.
Строка «Включать подчиненные подразделения» используется совместно с параметром запроса «Подразделение» и позволяет включать в отчет людей не только из выбранных подразделений, но также из всех подразделений, подчиненных выбранным. Таким образом, например, можно выбрать одно подразделение «Факультет», а в отчете получить список по данному факультету, по всем его деканатам, кафедрам и другим подчиненным подразделениям.
Условия запроса показывают, по каким параметрам должны быть отобраны студенты или сотрудники для отчета. Каждый критерий можно настраивать, используя столбец "Допустимые значения параметра". Т.е., если нужно получить отчет по именно обучаемым студентам, то находим в условиях запроса параметр Состояние, а в допустимых значениях с помощью галочки (выделить все) и минуса (удалить) убрать все значения кроме Обучаемый. Если нужны только количественные значения без списка людей, то нужно под столбцом "Выбранные параметры" поставить галочку в строке Не показывать списки людей.
Параметры могут быть следующих типов:
* значение из классификатора; * целый; * вещественный; * строковый; * дата; * логический.
Значение из классификатора выбирается из списка возможных значений. Значения логического типа (например, пол) вводятся аналогично выбору из классификатора. Значения остальных типов вводятся вручную. При этом можно указывать, как вводимое значение будет использоваться в запросе:
* содержится в определенном интервале; * равно; * больше или равно; * меньше или равно; * не равно; * содержит (только для строковых параметров); * не содержит (только для строковых параметров); * задано; * не задано.
Для строковых параметров рекомендуется делать сравнение не на совпадение («равно»), а на содержание введенного значения в строке («содержит»).
«Задано» и «Не задано» позволяют отбирать для отчета те записи, в которых параметр задан (т.е. содержит любое значение) или не задан (т.е. не содержит ничего).
Описание инструментальных кнопок приводится в следующей таблице:
| Кнопка | Описание |
|---|---|
|
Переместить выделенный параметр или значение параметра вверх |
|
Переместить выделенный параметр или значение параметра вниз |
|
Добавить значение в список |
|
Удалить значение из списка |
|
Выделить все значения параметра |
|
Снять выделение всех значения параметра |
Для удаление значений параметров необходимо выделить удаляемые значение и нажать кнопку 
. Выделение производится мышью. Для выделения значений, не стоящих рядом может использоваться клавиша Ctrl - необходимо нажать Ctrl, после чего мышью щелкать по тем значениям, которые нужно выделить.
Вывести в отчет
Параметры отчета показывают, какие данные по студентам или сотрудникам должны быть выведены в отчет и в каком порядке они должны быть отсортированы, т.е. что должно получиться в результате выполнения запроса.
Описание инструментальных кнопок приводится в следующей таблице:
| Кнопка | Описание |
|---|---|
|
|
Переместить выделенный параметр вверх |
|
|
Переместить выделенный параметр вниз |
|
Добавить пустое поле После нажатия кнопки необходимо указать название поля |
|
Сортировать значения параметра по возрастанию |
|
Сортировать значения параметра по убыванию |
|
Не сортировать значения параметра |
|
Параметр только для сортировки Значения данного параметра в отчет не выводятся, по ним производится только сортировка |
Настройка отчета
Настройка отчета позволяет указать, в каком виде должен быть сформирован выходной отчет:
* в виде документа Microsoft Word или Microsoft Excel;
* установить ориентацию страницы (горизонтальную или вертикальную);
горизонтальную ориентацию удобно устанавливать для отчетов, содержащих много столбцов или широкие поля;
* установить поля выходного документа;
* установить размер шрифта, который будет использован при формировании документа.
Сохранение запроса
Если вы хотите использовать созданный запрос в дальнейшем, его необходимо сохранить. После сохранения он появится в списке запросов, откуда его можно будет выполнять или редактировать, не создавая каждый раз заново.
Для сохранения запроса нажмите кнопку «Сохранить». После этого будет выведено окно, где нужно указать имя запроса, под которым он будет отображаться в списке запросов. По умолчанию в названии будут перечислены все параметры запроса. Сохранение запроса
Для сохранения запроса после ввода названия нажмите кнопку «ОК», для отказа от сохранения – «Отмена».
Созданный запрос может быть выполнен без сохранения (например, для проверки), для чего нужно нажать кнопку «Выполнить».
Если не задано ни одного параметра в списках параметров запроса или параметров отчета, кнопки «Выполнить» и «Сохранить» будут неактивны.
Изменение запросов
Для изменения ранее созданного запроса необходимо выбрать запрос в списке запросов и нажать кнопку «Изменить запрос». После этого откроется окно, аналогичное созданию запросов, куда будут загружены все параметры выбранного запроса. Редактирование запроса аналогично процессу создания нового запроса. После внесения всех необходимых изменений запрос нужно сохранить.
Удаление запросов
Для удаления запроса необходимо выбрать запрос в списке запросов и нажать кнопку «Удалить». Будет выдан запрос на подтверждение удаления. Чтобы удалить запрос ответьте «Да», для отказа ответьте «Нет».
