Модуль работы администратора
ReIvanova (обсуждение | вклад) (→Константы значений статических списочных параметров) |
ReIvanova (обсуждение | вклад) (→Обработка элементов списочных параметров) |
||
Строка 642: | Строка 642: | ||
Указанный в данном пункте механизм вполне применим как для статических, так и для динамических списочных параметров, количество, коды и наименования которых не имеют жесткой привязки в системе, а зависят от текущего состояния в организации. К таким параметрам относятся подразделения (в т.ч. факультеты и деканаты), специальности (в т.ч. учебные), студенческие группы и другие. | Указанный в данном пункте механизм вполне применим как для статических, так и для динамических списочных параметров, количество, коды и наименования которых не имеют жесткой привязки в системе, а зависят от текущего состояния в организации. К таким параметрам относятся подразделения (в т.ч. факультеты и деканаты), специальности (в т.ч. учебные), студенческие группы и другие. | ||
− | Для задания с целью получения статистических отчетных данных по каждому элементу любого из списочных параметров целесообразно использовать любую из описанных ранее схем поэлементной обработки списков с использованием счетчиков для каждого вида параметров (циклы, копирование строк и диапазонов). А в связи с тем, что чаще всего требуется вывод наименования текущего элемента и задание его кода в качестве ограничения статистического пространства, то для достижения этой цели используются следующие макросы: [[Медиа: | + | Для задания с целью получения статистических отчетных данных по каждому элементу любого из списочных параметров целесообразно использовать любую из описанных ранее схем поэлементной обработки списков с использованием счетчиков для каждого вида параметров (циклы, копирование строк и диапазонов). А в связи с тем, что чаще всего требуется вывод наименования текущего элемента и задание его кода в качестве ограничения статистического пространства, то для достижения этой цели используются следующие макросы: [[Медиа:Obrab.JPG|Макросы]]. |
В качестве примера приведем аналогичную статистику по обучающимся студентам разных форм обучения, но с использованием цикла: [[Медиа:AdminDok2052.jpg|Цикл]]. | В качестве примера приведем аналогичную статистику по обучающимся студентам разных форм обучения, но с использованием цикла: [[Медиа:AdminDok2052.jpg|Цикл]]. | ||
'''Примечание''': приведенные примеры показывают только схему получения статистических данных без учета форматирования и расположения в отчете. | '''Примечание''': приведенные примеры показывают только схему получения статистических данных без учета форматирования и расположения в отчете. | ||
+ | |||
===='''Списки людей по текущим параметров'''==== | ===='''Списки людей по текущим параметров'''==== | ||
Любой количественный показатель хорош, когда его можно проверить. Количество студентов или сотрудников в любом месте отчета в зависимости от заданных на момент его обработки значений параметров можно подтвердить, загрузив соответствующий список людей при помощи макроса &&ЗагрузитьСписок и отобразив его стандартным методом вывода списка людей в пункте приказа. В качестве аргументов этого макроса используется перечень любых из статистических отчетных макросов, например &&ЗагрузитьСписок(&&АкадемОтпуск). | Любой количественный показатель хорош, когда его можно проверить. Количество студентов или сотрудников в любом месте отчета в зависимости от заданных на момент его обработки значений параметров можно подтвердить, загрузив соответствующий список людей при помощи макроса &&ЗагрузитьСписок и отобразив его стандартным методом вывода списка людей в пункте приказа. В качестве аргументов этого макроса используется перечень любых из статистических отчетных макросов, например &&ЗагрузитьСписок(&&АкадемОтпуск). |
Версия 13:34, 10 февраля 2014
Модуль работы администратора
Назначение функционала для роли
Назначение функционала для роли производится в АРМе Администратора (меню Администратор, команда Настройка АРМов, Права доступа к функциям АРМов).Права доступа
Необходимо выбрать АРМ, в котором производится назначение функционала для роли. Функционал можно назначить как для должности, так и для конкретного человека.
Рассмотрим назначение функционала для должности. АРМ приемной комиссии В форме необходимо выбрать закладку «Для должности». Далее необходимо выбрать организацию, тип роли. Для разных АРМов может быть как одна роль, так и разное количество типов ролей.
Для того чтобы назначить функции для должности, необходимо выделить нужные функции, далее нажать
Чтобы отфильтровать по алфавиту имеющиеся функции, необходимо щелкнуть левой клавишей мыши в шапке таблицы, в ячейке, в которой расположено слово «Функции». Нужную функцию также можно найти, печатая название в строке поиск
Функции делятся на группы. Имеется возможность показа групп необходимых функций. Для этого необходимо нажать на функциональную клавишу
.
Из выпадающего списка выбрать необходимые функции (проставить галочки). По умолчанию система показывает все существующие функции. Чтобы отфильтровать по алфавиту существующие группы нужных функций необходимо щелкнуть левой клавишей мыши в шапке таблицы, в ячейке, в которой расположено слово «Группа».
Назначение функционала для человека
Имеется возможность назначать функционал для отдельного человека. Для этого из списка необходимо выбрать конкретного сотрудника (пиктограмма ).
При разрешении пользования функцией, рядом с соответствующей записью ставится галочка в графе «Р» («разрешить»). Если необходимо запретить человеку пользоваться конкретной функцией, то галочку необходимо поставить в графе «З» («запретить»).
Работа с группами функций происходит аналогично работе с группами функций при назначении функционала для должности.
После всех произведенных изменений необходимо нажать клавишу .
Настройка проверки наличия данных при утверждении приказов
Проверка на наличие данных при утверждении приказов нужна для дополнительного мониторинга факта присутствия необходимой информации в системе. Настраивается администратором-настройщиком ИСУ ВУЗа. Для включения проверки необходимо выбрать меню Администратор, команду Настройка АРМов - Настройка проверки данных при утверждении приказов. 100px|Настройка проверки данных при утверждении приказов
В самом начале необходимо указать в левом верхнем окне тип приказа, при утверждении которого будет происходить проверка наличия данных (выбрать из существующих или добавить новый). Для добавления нового типа приказа необходимо нажать на пиктограмму , далее выбрать тип приказа в окне Типы приказов. 1Типы приказов
При необходимости можно удалить тип приказа из данного списка – пиктограмма .
Далее настраиваются те данные, наличие которых будет проверяться при утверждении приказа. Добавление данных осуществляется пиктограммой
, далее они выбираются из формы Проверяемые данные (выделяются галочками, кнопка Выбрать).Проверяемые данные
Удаляются ошибочно добавленные данные с помощью пиктограммы .
Следующий шаг – указание условий проверки данных. Они указываются в левом нижнем окне. Добавление условий проверки осуществляется с помощью пиктограммы
, далее необходимо указать условия проверки.Условия проверки
Удаление условий – пиктограмма
.
Настраиваются также значения условий проверки. Выделяется условие проверки, далее с помощью пиктограммы добавляются условия (условия выделяются галочками в форме Значения условий, кнопка Выбрать). Значения условий
Для удаления условий проверки необходимо использовать пиктограмму .
Формы выходных документов
Одной из основных целей любой информационной системы является не столько ведение индивидуального и статистического учета, сколько возможность получения на основе имеющихся данных разнообразных печатных форм документов – заявлений, договоров, приказов, справок, карточек, списков, статистических отчетов и др.
Выходные документы ИСУ по характеру своего формирования условно можно подразделить на два основных вида – интегрированные и пользовательские. К интегрированным относятся «жесткие», то есть неизменяемые виды документов, формируемые либо непосредственно системой, либо на основе строгих шаблонов, изменение которых если и допустимо, то в крайне ограниченном диапазоне. Среди таких документов ведомости на сдачу контрольных точек, формы расписания занятий, некоторые виды статистических отчетов, акты и списки, формируемые на основе шаблонов Fast Report. Изменение таких форм документов возможно только программным способом, т.е. непосредственным перепрограммированием вывода данных в эти формы, поэтому формирование данных видов документов оставим на рассмотрение (в прямом смысле этого слова) самими пользователями. Пользовательскими можно назвать все остальные виды документов, формируемых на основе созданных пользователями шаблонов или заданными пользователями параметров. Как правило, таких документов в системе может быть неограниченное количество, а их выбор может осуществляться различными ролями сотрудников, работающих с системой. Пользовательские виды документов могут быть ограничены рамками функционала, но значительно расширяют возможности пользователей в получении требуемой информации в рамках одного документа. А главное – пользовательские документы доступны для изменения после их формирования.
К пользовательским выходным формам в ИСУ относятся:
1. документы MS Word, выводящие отображаемый на экране список, с которым в текущий момент работает сотрудник, с возможностью выбора нужных столбцов значений, загруженных из базы данных для каждого элемента этого списка (функционал «Печать текущего списка»);
2. документы MS Excel, выводящие отображаемый на экране список, с которым в текущий момент работает сотрудник, с возможностью выбора нужных столбцов значений, загружаемых из базы данных для каждого элемента этого списка во время формирования документа (функционал «Развернутый список»);
3. документы MS Word или MS Excel, выводящие отображаемый на экране список, с которым в текущий момент работает сотрудник, с возможностью выбора нужного заранее созданного и прикрепленного администратором-настройщиком шаблона (функционал «Список записей по шаблону»);
4. документы MS Word или MS Excel, выводящие произвольные списки людей (сотрудников, студентов, абитуриентов), создаваемые пользователями, непосредственно работающими с этими людьми, с возможностью задания всевозможных условий отбора, выводимых в отчет граф значений, а также выбора типа выходного документа, размера шрифта и ориентации страницы (функционал «Запросы»);
5. справки и карточки на конкретного человека либо конкретно указанных людей, формируемые на основе HTML-шаблонов, сохраненных в базе данных, или Excel-шаблонов, сохраненных в специальном каталоге (функционал «Справки и карточки» в работе со списком людей или с окном персональных данных конкретного человека);
6. документы MS Word или MS Excel произвольного вида на конкретного человека (сотрудника, студента или абитуриента) на основе HTML-шаблонов, сохраненных в базе данных, или Excel-шаблонов, сохраненных в специальном каталоге, привязанных к конкретному функционалу (договора, дополнительные соглашения, заявления, выпускные документы: диплом, копия диплома, приложение к диплому, экзаменационный лист, академическая справка и др.);
7. проекты приказов, приказы и выписки из приказов, формируемые в MS Word на основе сохраненных в базе данных HTML-шаблонов формулировок как произвольного, так и единого утвержденного законодательством образца;
8. командировочные удостоверения на конкретного человека либо конкретно указанных людей из конкретного приказа, формируемые на основе Excel-шаблона, сохраненного в специальном каталоге (функционал «Командировочные удостоверения» в работе со списком сотрудников АРМа Канцелярии или АРМа Отдела кадров);
9. некоторые статистические отчеты различных категорий, формируемые на основе Excel-шаблонов, сохраненных в специальном каталоге (функционал «Статистическая отчетность»).
Документы на основе рабочего списка
Наиболее популярным среди пользователей информационных систем является функционал фильтрации списков объектов, с которыми они работают в текущий момент времени. Фильтрация ограничивает видимость записей в загруженном списке по какому-то условию или по ряду условий.
Рассмотрим типичный кадровый пример. Из общего списка работающих сотрудников нужно выбрать только мужчин профессорско-преподавательского состава, возраст которых на текущую дату составляет полных 30, 40, 50 или 60 лет. После применения соответствующих фильтров общий список сожмётся до небольшого количества записей, которые надо распечатать и отдать руководству: Список сотрудников Пользователям ИСУ предоставляется несколько способов сформировать документ на основе выбранного списка.
Печать текущего списка
При вызове функционала «Печать текущего списка» (в АРМ Отдела кадров для этого достаточно нажать клавишу F7 либо найти соответствующий пункт меню) откроется дополнительное окно выбора граф (столбцов, полей) для вывода в отчет путём простановки «галочек» рядом с названиями этих граф. Ниже в этом же окне можно указать и ориентацию страницы формируемого на основе выбранных граф документа Microsoft Word. Печать список сотрудников
После нажатия кнопки Ok будет сформирован и открыт соответствующий документ MS Word. Список сотрудников Остается произвести лишь небольшие ручные изменения размеров столбцов и выравниванию значений в них, после чего документ можно либо распечатать, либо сохранить на носителе, либо отправить на почту руководителя.
Развернутый список
При вызове функционала «Печать текущего списка» (в АРМ Отдела кадров для этого достаточно нажать клавишу F9 либо найти соответствующий пункт меню), как и в случае функционала «Печать текущего списка», откроется дополнительное окно выбора граф для вывода в отчет путём простановки «галочек» рядом с названиями этих граф в левой части окна. В правой части окна будет отображаться список выбранных пользователем граф с возможностью указания порядка размещения граф, выравнивания данных в этих графах, а также задания иных наименований для них в выходном документа Microsoft Excel. Списочная выгрузка данных о сотрудниках
После нажатия кнопки будет сформирован и открыт соответствующий документ MS Excel. Документ MS Excel
Сформированный и открытый документ MS Excel, как и все пользовательские документы, может быть изменен вручную с применением функционала приложения, распечатан либо сохранен на внешний носитель.
К преимущественным особенностям данного функционала наряду с более широким выбором граф, а также с выше указанными возможностями размещения и выравнивания граф и форматирования заголовков и значений в них, следует указать и возможность неоднократного использования однажды заданного набора граф без повторного их выбора при каждом использовании функционала для различных отфильтрованных списков.
При помощи кнопки текущий упорядоченный и отформатированный набор граф можно сохранить в базу данных под определенным названием с определенным типом доступа к нему со стороны других пользователей системой (всем, всем в своей организации, всем в своем подразделении, либо только самому себе).
При помощи кнопки можно сохранить отредактированный набор граф можно сохранить в базу данных под новым названием с определенным типом доступа к нему со стороны других пользователей системой.
Нажатием на кнопку можно открыть ранее сохраненный набор граф из списка ранее сохраненных пользователями в рамках доступа к ним для текущего пользователя.
Список записей по шаблону
При вызове функционала «Список записей по шаблону» (в АРМ Отдела кадров для этого достаточно нажать клавишу F8 либо найти соответствующий пункт меню), откроется дополнительное окно выбора нужного заранее созданного администратором-настройщиком и прикрепленного к данному типу документов шаблона (порядок создания шаблонов с использованием макросов рассмотрен в отдельном разделе описания). Документ MS Excel
После нажатия кнопки Ok будет сформирован и открыт соответствующий документ MS Office. Документ MS Word
Запросы
В качестве еще одного инструмента получения выходных документов в ИСУ ВУЗ реализован функционал формирования различных списков людей по непосредственным запросам из базы данных с динамическим указанием условий отбора записей и граф вывода данных по отобранным записям.
Вызов функционала осуществляется из АРМа Отдела кадров (по сотрудникам и студентам) и из АРМа Приемной комиссии (по абитуриентам) при помощи нажатия на кнопку или выбора пункта меню «Запросы» в окне со списком людей.
Функционал является самостоятельным и не привязан к открытому в текущий момент списку людей, но, как и функционал формирования развернутых списков, отличается возможностью сохранения созданных запросов для их последующего использования. Однако по своей специфике работа с запросами начинается со списка ранее сохраненных запросов. Запросы
По внешнему виду этого окна нетрудно заметить, что в списке отображаются запросы, формирующие документы в формате MS Word и MS Excel, кроме того в список, кроме собственных запросов пользователя, могут быть включены запросы, созданные другими пользователи того же подразделения, той же организации, либо запросы общего доступа. Осуществлена возможность быстрого поиска нужного запроса по названию, а также фильтрации списка по формату вывода и/или по типу доступа (например, для выбора только собственных запросов пользователя).
Выполнение выбранного запроса из списка производится нажатием кнопки , клавиши Enter либо выбором пункта «Выполнить» меню «Запрос». Результатом выполнения будет открытый документ Microsoft Office, сформированный в соответствии с параметрами выбранного запроса. Пример запроса
Кроме того, в рамках текущего списка, могут быть созданы новые запросы, изменены ранее созданные запросы, а также удалены запросы, потерявшие свою актуальность.
Списочный запрос
Рассмотрим функционал и некоторые особенности создания динамических запросов на конкретном примере. Допустим, что нам необходимо создать «Ведомость на получение юбилейных подарков» из того же списка работающих мужчин профессорско-преподавательского состава, возраст которых на текущую дату составляет полных 30, 40, 50 или 60 лет, с выводом в отчет таких же граф, как и в выше приведенном примере, а именно: «Фамилия имя отчество», «Подразделение», «Должность», «Ставка», «Дата приема» плюс графа «Подпись в получении».
Для создания нового запроса можно воспользоваться нажатием кнопки , клавиши Insert или выбором соответствующего пункта «Создать» меню «Запрос», после чего откроется окно с тремя отдельными вкладками, необходимыми для формирования запроса – «Условия запроса», «Вывести в отчет» и «Настройка отчета». Как правило, многие пользователи нередко путают первые две вкладки в силу их внешней похожести, из-за чего испытывают значительные затруднения в общем понимании функционала запросов, хотя названия этих вкладок говорят сами за себя – «Условия отбора людей» и «Выводимые в формируемый документ данные». Запрос
Условия запроса
Под условиями запроса понимается задание того самого фильтра, по которому будут выбираться из всех доступных текущему пользователю списков людей только те, которые удовлетворяют условию поставленного перед ним задания.
В нашем случае, прежде всего, из числа всех сотрудников, необходимо выбрать только работающих. Для этого требуется выбрать и задать условие для параметра «Состояние сотрудника», находящегося в списке доступных параметров в левой части вкладки. Создание запроса
Выбор выделенного параметра запроса осуществляется двойным кликом мыши по нему или нажатием кнопки «Принять», после чего он переходит из списка доступных в список выбранных параметров. Создание запроса
Выделив выбранный параметр можно задать условия для ограничения его значений. Поскольку состояния сотрудников ограничены определенным набором (классификатором), то этот параметр по умолчанию попадает в список со всеми его доступными значениями, среди которых нужно оставить только удовлетворяющие требуемому условию, а именно «Работающий». Создание запроса
Достичь этой цели можно несколькими способами: выделяя в списке и удаляя из него кнопкой поочереди каждое ненужное значение; выделив мышкой с нажатой клавишей Ctrl все ненужные значения и удалив их все одним нажатием кнопки
.
Однако чаще всего более удобным считается третий способ:
Запрос выделение всех значений параметра кнопкойочистка списка значений кнопкой
с подтверждением удаления всех значений нажатием кнопки «Да» на появившемся окне добавление нужных значений кнопкой
![]()
Удаление параметров Добавление значений Примечания При добавлении из списка возможных значений перед появлением окна выбора этих значений всегда появляется окно с полями «Выборочно», «Задано» и «Не задано». Два последних значения актуальны, когда параметр является необязательным для всех объектов запроса и нужно выбрать те, у которых этот параметр задан или не задан. Поскольку каждый объект всегда находится в определенном состоянии, то для этого параметра допустим лишь выборочный набор значений.
Значение «Кандидат на увольнение» отмечено для того, чтобы учесть сотрудников, по которым создан приказ на увольнение, но дата увольнения еще не наступила. Запрос
Казалось бы, параметр запроса выбран, его допустимые значения указаны, и теперь можно переходить к выбору и заданию значений следующего параметра, определяющего условия нашего запроса. Однако следует отметить, что такое задание параметра не приведет к получению нужного результата. Созданный документ может вместо одного списка содержать в себе два списка, в один из которых будут включены все кандидаты на увольнение, а в другой – только работающие сотрудники, причем эти результирующие таблицы будут следовать друг за другом в том порядке, в котором они размещены в списке допустимых значений параметра «Состояние сотрудника». Этот порядок вывода настраивается кнопками подъема и спуска
значений по списку. Причем, если задано несколько параметров с несколькими значениями, то будут создаваться списки с учетом всех этих параметров по их порядку в списке по каждому значению каждого из параметров с последовательной вложенностью их значений. Порядок параметров также настраивается кнопками
и
под списком выбранных параметров. Кроме того, перед каждым списком в документе будет указан перечень значений перечислимых параметров, которым удовлетворяют объекты, вошедшие в список, а также количество вошедших в список записей. Этот подход удобен при создании например списков сотрудников по подразделениям, списков студентов по группам, списков абитуриентов по специальностям, когда перед каждым списком будет указано наименование подразделения, (группы, специальности), а также при выводе количественных значениях без списков с применением условия «Не показывать списки людей».
Для того, чтобы избежать вывода в документ нескольких групп списков, необходимо группировать перечислимые параметры по «ИЛИ» или по «И». Чаще всего используется группировка по «ИЛИ». При такой группировке значений параметра каждая запись запроса проверяется на удовлетворение хотя бы одному условию по значениям данного параметра, и все такие записи попадают в одну группу (таблицу).
Группировка по «И» обозначает, что каждый объект включается в общий список (т.е. в единую группу записей) только в том случае, если он удовлетворяет всем условиям по данному выбранному параметру. Такое возможно например, если требуется выбрать людей, чьи фамилии начинаются на «А», содержат «Б» и заканчиваются на «В». В этом случае на выбранный параметр «Фамилия» следует наложить все три условия и группировать их по «И».
В нашем примере соответственно для параметра «Состояние сотрудника» требуется поставить «галочку» группировки по «ИЛИ». Запрос Впрочем, такую группировку рекомендуется применять для всех параметров независимо от количества значений по каждому из них. Это бывает необходимо для того, чтобы перед таблицей со списком не выводились применяемые значения заданных параметров.
Теперь можно выбрать остальные параметры и задать их значения для достижения цели выборки записей нашего запроса. Поскольку по условию в документ должны попасть мужчины (т.е. сотрудники мужского пола), следующим параметром выбираем «Пол», любым из удобных способов оставляем для него только одно значение «Мужской» и группируем его по «ИЛИ».
Для выбора сотрудников профессорско-преподавательского состава понадобится проделать те же действия с параметром «Категория сотрудника», оставив для него одно значение «ППС». Запрос
Далее нам нужно, чтобы в запрос попали сотрудники, возраст которых на текущую дату составляет полных 30, 40, 50 и 60 лет. Находим и выбираем в списке доступных параметров параметр «Возраст (полных лет)». Нетрудно заметить, что в отличие от перечислимых параметров, при выборе этого параметра список его допустимых значений не заполняется автоматически, следовательно задание перечня этих значений необходимо произвести вручную.
Используя кнопку , создадим перечень допустимых значений возраста сотрудников. После нажатия на эту кнопку откроется окно для опраделения условия для вводимого значения. Запрос
Поскольку количество полных лет человека является целым числом, то и значения его могут быть точно равны или не равны какому-то конкретному значению, быть больше или меньше него, либо находиться в определенном интервале значений. Кроме того, для необязательных значений (а возраст человека определён только тогда, когда введена дата его рождения) возможно задать условие наличия («Задано») или отсутствия («Не задано») значений этого параметра.
В случае нашего примера требуется задать условие строго равенства возраста конкретным числам. Поэтому поочередно вводим значения, выбирая строчку «Равно» и указывая нужные значения 30, 40, 50 и 60.
Целое значение Целое значение Целое значение Целое значение Соответственно не стоит забывать о группировке введенных значений по «ИЛИ», чтобы все люди с указанными возрастами попали в общий список, а не выводились в разных таблицах с заголовком примененного условия перед списком. Запрос
Все условия нашего примера вроде бы заданы. Однако прежде, чем приступить к указанию граф, отображаемых в выходном документе, следует обратить внимание на некоторые тонкости чисто кадрового характера.
Во-первых, любой работник, занимающийся кадровым учетом сотрудников организации, превосходно знает, что один сотрудник – это не просто человек, как физическое лицо, а человек, занимающий конкретную должность в конкретном подразделении. И один человек может помимо своей основной должности одновременно работать на одной или нескольких других должностях по совместительству, а соответственно и в случае соблюдения условий запроса может попасть в выходной два или более раз. Запрос
Чтобы избежать включения внутреннего совместительства работников, следует выбрать и задать и сгруппировать по «ИЛИ» перечислимый параметр «Тип сотрудника», исключив из списка его значений ненужные.
Во-вторых, на работника может быть возложено исполнение обязанностей, что не является внутренним совместительством, но также может привести к многократному включению таких сотрудников в список выходного документа. В ИСУ для отличия основной должности от сопутствующей задан параметр «Профиль сотрудника» с двумя допустимыми значениями, из которых следует оставить только один «Основная должность» и также сгруппировать по «ИЛИ». Запрос
И наконец, чтобы полностью завершить рассмотрение вкладки «Условия запроса», целесообразно определить незатронутые нашим примером атрибуты, которые используются реже остальных, но могут влиять на конечный результат.
Атрибут «Показывать записи, по которым нет людей» используется в том случае, когда условия запроса включают параметры с несгруппированными значениями, которым не удовлетворяет ни один человек в запросе (например, подразделение без сотрудников). Без этого атрибута такие значения этого параметра будут пропущены, а в документ попадут только значения с непустыми списками после них. С этим атрибутом в документе будут отображены все значения параметра, включая пустые, после которых списков сотрудников выводиться не будет.
Атрибут «Выводить совокупные характеристики» активен по умолчанию и обозначает, что в список могут попасть две и более одинаковые записи. Например, при выводе только ФИО всех сотрудников те, которые имеют внутренние совместительства или исполнение обязанностей, будут включены в документ столько раз, сколько должностей они занимают. Если снять этот атрибут, то в список попадут только различные ФИО и перед списком не будет строки с количеством записей в нём. В нашем примере имеет смысл отменить этот атрибут.
Атрибут «Не показывать списки людей» доступен только при активном атрибуте вывода совокупных характеристик и служит, как упоминалось ранее, для получения количественных (статистических) результатов по несгруппированным значениям параметров. Так, например, можно получить список подразделений с количеством сотрудников, учебных групп с количеством студентов, специальностей с количеством абитуриентов. Атрибут «Включать подчиненные подразделения» актуален только для запросов по сотрудникам с целью учета подразделений организации, входящих в структуру указанных значений соответствующего параметра.
Задание полей вывода
Как упоминалось ранее, вкладка «Вывести в отчет» имеет некоторую визуальную схожесть с вкладкой условий запроса, поскольку содержит как список доступных полей вывода, во многом совпадающий со списком доступных параметров запроса, так и кнопки «Принять», «Вернуть» и «Очистить», служащие для выбора, отмены выбора и очистки списка выбранных полей, так же, как и при формировании списка параметров.
Это внешнее сходство нередко является основной причиной недоразумений, когда пользователи включают в список параметров запроса поля, которые хотели бы получить в выходном документе, а сформировать сам документ не могут, поскольку фактически не указали, что нужно выводить в документ, и кнопка выполнения запроса остается неактивной.
В нашем примере требуется вывести в отчет графы (столбцы, поля) «Фамилия имя отчество», «Подразделение», «Должность», «Ставка» и «Дата приема».
Находим в списке доступных полей поле «ФИО», «Подразделение – наименование», «Должность», «Доля ставки» и «Дата приема» и выбираем их поочередно двойным кликом мыши или нажатием кнопки «Принять». Запрос
Если поля вывода были выбраны не в том порядке, в котором должны отображаться в готовом документе, то их можно расположить в требуемой последовательности при помощи кнопок подъема и спуска
. «Стрелочки» слева от названий выбранных полей обозначают тип сортировки выводимых записей (по возрастанию
или
по убыванию), который можно изменить или отменить при помощи соответствующих кнопок со стрелками, расположенных под списком полей.
Кнопкой («Только для сортировки») и соответствующим символом в списке выбранных полей могут быть отмечены поля, по которым будет производиться указанная сортировка, но само поле не попадет в документ отдельной графой результирующей таблицы. Например, если потребуется создать список людей по старшинству, не указывая их возраста.
Проделанных действий уже вполне достаточно, чтобы получить готовый отчет, нажав кнопку «Выполнить». Полученный в результате документ будет содержать требуемый список, однако будет не совсем корректен и потребует от пользователя лишних ручных поправок, которых можно было бы избежать дополнительными настройками запроса. Отчет
Сразу видно, что наименования граф таблицы совпадают с названиями выбранных полей и некоторые из них отличаются от требуемых названий по условию нашего примера. Названия выводимых граф можно поменять двойным кликом мыши по выбранному полю или нажатием кнопки. Запрос
Такими действиями переименовываем графу «ФИО» в «Фамилия имя отчество», «Подразделение – наименование» в «Подразделение», «Доля ставки» в «Ставка». Запрос
Кроме того, по условию нашего примера результирующая таблица должна завершаться графой «Подпись в получении». Вполне естественно, что в списке доступных полей такое наименование будет отсутствовать, как и наименования других произвольных полей (например «Примечания» или «Отметка о выполнении»), данных по которым просто не предусмотрено в информационной системе.
Для добавления произвольных граф необходимо выбирать из списка так называемое «Пустое поле», либо воспользоваться кнопкой , после чего в появившемся окне указать название добавляемой графы. Запрос
Теперь список выбранных граф будет выглядеть следующим образом:(см. рисунок Список выбранных граф). Список выбранных граф
А запрос после выполнения создаст следующий документ (см. рисунок Результат запроса) Результат запроса.
Все включенные в список графы (кроме графы порядкового номера) при выводе результатов запроса в документ Microsoft Word автоматически имеют равную ширину, а при выводе в документ Microsoft Excel ширина граф подгоняется по максимальной длине входящих в них значений. Изменение ширины граф до нужных размеров полностью предоставляется пользователю, работающему с запросами.
В последнем варианте создаваемого нашим запросом документа уже имеются все нужные графы с нужными наименованиями. Список полностью соответствует заданному условию. Однако не было бы лишним, если бы вместо заголовка «Запрос 21» автоматически выводился требуемый условием нашего примера текст, а именно «Ведомость на получение юбилейных подарков».
Очевидно, что в заголовок попало автоматически присвоенное запросу название. Поэтому для его изменения нужно просто сохранить созданный запрос с указанным названием. Для этого используем кнопку «Сохранить», расположенную в нижней части окна формирования запроса, а в появившемся окне укажем его наименование. 100px|Сохранение названия запроса
После сохранения запроса в заголовке окна будет отображаться указанное название, сам запрос добавится в список запросов (это будет видно после закрытия окна работы с запросом). Кроме того, в нижней части окна рядом с кнопкой «Сохранить» появится кнопка «Сохранить как», которую можно будет использовать для создания нового запроса на основе текущего.
Для исправления ошибки в названии запроса, при изменении этого названия, как и любых условий запроса и перечня выводимых граф, следует повторно сохранить запрос и при необходимости указать исправленное или другое нужное наименование.
Вновь создаваемые запросы после сохранения автоматически доступны только их создателю. Для изменения доступа к запросу следует устанавливать нужный тип доступа, указав нужное значение в поле «Запрос доступен», расположенного в нижней части рабочего окна работы с запросом. Установление доступа к запросу
Дополнительные настройки
Рассмотрим последнюю вкладку окна формирования запроса «Настройка отчета», которая поможет нам полностью завершить процедуру создания конечного документа, добавив в него несколько заключительных штрихов. Настройка запроса
Установим для нашего примера нужный размер шрифта, горизонтальную ориентацию страницы документа и другие поля отступа слева и справа от края страницы. После сохранения и выполнения запроса сформированный документ будет выглядеть так (см. рисунок Печать ведомости в MS Word). Печать ведомости в MS Word
Применив те же параметры с размером шрифта 12 для вывода в Microsoft Excel, получим (см. рисунок Печать ведомости в MS Excel). МедиаПечать ведомости в MS Excel
Групповой запрос
Рассмотрим пример запроса с выводом нескольких списков, записи которых связаны по какому-либо признаку, то есть объединенных в какие-то различные группы. Для простоты возьмем за основу условия предыдущего примера, но потребуем разделение общего списка на отдельные списки по каждому конкретному юбилейному возрасту.
Для этого в списке всех запросов найдем ранее созданный запрос «Ведомость на получение юбилейных подарков», набрав в поле поиска начальные буквы названия запроса, и откроем его для изменения кнопкой или выбором пункта «Изменить» меню «Запрос».
Список запросов
Откроется уже знакомое окно формирования и настройки запроса с тремя вкладками.
В списке выбранных параметров вкладки «Условия запроса» найдем и выделим параметр «Возраст (полных лет)» и отменим его группировку по «ИЛИ». Запрос Во вкладке «Вывести в отчет» откажемся от вывода в отчет граф «Ставка» и «Дата приема» путем выделения этих граф и нажатием кнопки «Вернуть». Запрос Во вкладке «Настройка отчета» установим «Вертикальную» ориентацию страницы и выполним запрос, нажав на кнопку «Выполнить».
Сформированный документ будет иметь следующий вид (см. рисунок Сформированный документ). Сформированный документ В документ попали те же сотрудники, но теперь стало ясно, кому из них дарить подарки, соответствующие исполненному возрасту.
Статистический запрос
Теперь на основе полученного в пункте Групповой запрос создадим статистический запрос, то есть запрос, результатом которого будет не список людей, а количественные показатели. Условием примера будет информация о количестве юбиляров каждого возраста из числа мужчин профессорско-преподавательского состава.
Для этого во вкладке «Условия запроса» для параметра «Возраст (полных лет)», не включая группировку по «ИЛИ», включим атрибуты «Выводить совокупные характеристики» и «Не показывать списки людей». Формирование запроса Выполнение данного запроса сформирует документ следующего вида: Статистический запрос-сформированный документ
Настройка шаблонов выходных форм
Работа с шаблонами
Если документы на основе рабочего списка данных, описанные в пунктах Печать текущего списка и Развернутый список, как и документы, формируемые по динамическим запросам, о которых говорилось в разделе Запросы, не требуют административного вмешательства, то документы со списками записей по шаблону (пункт Список записей по шаблону), как и все остальные пользовательские документы, не создаются самими пользователями, а используют специально настроенные администратором ИСУ шаблоны, созданные на основе пользовательских образцов и прикрепленные к всевозможным видам приказов, договоров, отчетов и других документов организации.
Использование шаблонов позволяет достичь максимального приближения к формированию документов произвольного образца, включая государственные формы приказов и отчетов. Их построение основано на вставке нужных значений из базы данных в нужные позиции документа в нужном формате отображения. Количество таких форм всегда ограничено, их структура фиксирована и используется в повседневной работе пользователей. Поэтому функция настройки и привязки шаблонов предоставлена специально обученному сотруднику (сотрудникам), которому дана роль администратора-настройщика системы.
В состав одного образовательного холдинга может входить несколько самостоятельных организаций (например, филиалов), каждая из которых имеет свой внутренний документооборот, а значит и свои бланки документов и формулировки приказов, которые могут отличаться от аналогичных документов других организаций, входящих в холдинг. Следовательно настройка шаблонов документов может быть, как едина для всего холдинга, так и отдельно для каждой его организации.
В АРМе Администратора-настройщика откроем форму структуры организации (пункт меню «Администратор – Общие настройки – Настройка структуры организации») и выделим организацию, для которой необходимо настроить формы выходных документов.АРМ Настройщика системы
Используя кнопку или пункт «Настройка шаблонов документов» меню «Настройка», активируем форму работы с документами выбранной организации, которая визуально разделена на две функциональные части. В верхней части расположен список видов документов, с настроенными для организации шаблонами. Нижняя часть формы служит для отображения и настройки выделенного шаблона документа конкретного вида. Настройка шаблонов документов
Виды документов, для которых не заданы шаблоны, выделены в списке серым курсивом. Для этих видов документов могут действовать шаблоны первой верхней по структуре организации, для которой они заданы.
Все документы делятся в ИСУ на несколько групп: служебные («Заголовок приказа» и «Концевик приказа»), приказы («По сотрудникам», «По студентам» и «По учебной работе»), выпускные документы и отчеты. Шаблоны приказов, кроме того, могут быть одиночными (для одного человека) и групповыми (для нескольких людей). Для любого вида документа, кроме служебных, как правило, может быть задано неограниченное количество шаблонов.
Все пользовательские документы с настраиваемыми шаблонами для своего формирования используют приложения Microsoft Word и Microsoft Excel. Шаблоны MS Excel создаются непосредственно в приложении Excel, сохраняются в подкаталоге «Doc Templates» каталога с рабочими файлами ИСУ и прикрепляются к документу в виде ссылки на имя Excel-файла, как показано выше. Документы MS Word формируются на основе шаблонов формата HTML, задаваемых в нижней части формы и хранящихся в базе данных. Настройка шаблонов документов
Для создания нового шаблона к документу определенного вида необходимо использовать кнопку , после чего в открытом окне указать наименование шаблона и его характеристики. Создание нового шаблона
Групповой вид шаблона актуален только для приказов. Более того, для приказов, создаваемых на основе проектов, настоятельно рекомендуется создавать сразу оба вида шаблона «Одиночный» и «Групповой», поскольку их выбор осуществляется системой автоматически, исходя из количества людей (объектов), попавших в конкретный пункт приказа.
Ориентация страницы актуальна только для HTML-шаблонов, открываемых приложением Microsoft Word. Характеристика «Действителен до» определяет предельный срок действия шаблона, то есть дату, после которой шаблон не будет доступен. Это бывает необходимо для случаев, когда необходимо деактуализировать устаревшие шаблоны с возможностью их восстановления.
Изменение установленных характеристик шаблона после его создания возможно при помощи корректировки полей «Шаблон» (наименование шаблона), «до» (срок действия шаблона) и кнопок /
(вертикальная и горизонтальная ориентация страницы) и
/
одиночный и групповой вид шаблона), расположенных в нижней части настроечного окна.
Имя файла шаблона MS Excel указывается в поле «Файл» либо может выбрано из списка файлов, открывающимся нажатием кнопки. Открытие файла
Для удаления шаблона используется кнопка в верхней части функционала. После удаления шаблона его восстановление будет возможным только путем создания нового шаблона.
Для загрузки шаблонов одноименного вида документа, ранее созданных для другой организации холдинга, необходимо воспользоваться кнопкой и указать в открытой после этого форме организацию, из шаблоны которой заменят шаблоны этого вида документа, установленные для текущей организации. Загрузка шаблонов
Это бывает целесообразным для синхронизации шаблонов и экономии времени администратора при внесении минимальных изменений в загруженные шаблоны формата HTML (особенно в формулировки приказов).
Шаблоны формата HTML
Выше отмечалось, что язык HTML используется в ИСУ для создания выходных документов Microsoft Word. Основной причиной, повлиявшей на выбор именно HTML-формата, явилось историческое развитие системы.
Первичной задачей ИСУ, как и большинства программных продуктов в сфере образования, являлся учет контингента обучающихся, автоматизация учебного процесса и его документальное сопровождение. Поэтому основными документами, в формировании которых нуждались пользователи, были приказы по студентам и учебной работе. При этом потребовалось создать интерфейс, в котором пользователи смогли бы самостоятельно вводить нужную формулировку или исправлять несложный шаблон, представленный в простом текстовом формате, а сам приказ выводился бы в приложение Microsoft Word, наиболее популярный по настоящее время даже среди начинающих пользователей. Самым простым решением оказалось использование HTML-кода. thumb|Использование HTML-кода
Несложный текст шаблона HTML проще всего набрать непосредственно в окне формы работы с шаблонами документов. Просмотр приблизительного вида печатной формы набранного шаблона реализуется кнопкой .
Так будет выглядеть изображенный выше шаблон в режиме такого просмотра (см. картинку Печатная форма набранного шаблона HTML)
Печатная форма набранного шаблона HTML
Отмена режима просмотра и возврат в режим редактирования шаблона производится нажатием той же кнопки.
Полужирным шрифтом в режиме просмотра выделены специальные обозначения, которые при формировании документа с использованием данного шаблона будут интерпретированы значениями из базы данных. В режиме редактирования эти обозначения задаются словами или непрерывными словосочетаниями, называемыми макросами, начинающимися символами && для отличия от остального текста шаблона.
Для вставки нужного макроса в текущее место HTML-шаблона в режиме редактирования используется нажатие кнопки с последующим его поиском и выбором из списка в открывшемся окне.
Выбор макроса
Настройка шаблонов
Шаблоны более сложного формата с использованием HTML-тегов форматирования документа рекомендуется создавать более специализированными приложениями, например Macromedia Dreamweaver. Рассматривать здесь инструментарий и принципы работы сторонних приложений для создания шаблонов ИСУ нецелесообразно, поскольку практически все подобные официальные программные средства имеют свои подробные описания и могут быть изучены пользователями самостоятельно. Перенос созданного в отдельном приложении HTML-шаблона в поле редактирования нижней части окна настройки шаблонов документов для его сохранения при помощи кнопки осуществляется с использованием буфера обмена.
Вставка макросов из специального функционала «Макросы шаблонов выходных форм» в текст HTML-кода при его формировании в независимом приложении производится также через буфер обмена, как и при создании шаблонов Microsoft Excel. Подробнее работа с макросами будет рассмотрена отдельно.
Шаблоны формата Microsoft Excel
Несмотря на то, что приложение Microsoft Excel пользуется меньшей популярностью у пользователей, чем Microsoft Word, создание Excel-шаблонов ИСУ гораздо проще и нагляднее для администратора системы, осуществляется непосредственно в самом редакторе MS Excel и не требует других специальных приложений и владения их инструментарием.
Кроме того, в отличие HTML-кода, однозначно интерпретируемого редактором MS Word, здесь могут использоваться встроенные возможности редактора MS Excel, например многолистность одного документа, формулы, условное форматирование ячеек, вставка произвольных изображений и другие.
Excel-шаблоны удобнее всего использовать для документов, содержащих какие-либо табличные списки, или для документов строгого формата для печати на типографских бланках, где требуется строгое попадание значений в нужные позиции бланка с учетом отступов от краев страницы. Шаблоны Excel-формата создаются администратором-настройщиком на основе образцов, представляемых пользователями ИСУ, сохраняются отдельными файлами в специальном каталоге «Doc Templates» и прикрепляются к конкретным видам документов посредством указания имени файла с шаблоном. Использование макросов ИСУ в шаблонах Microsoft Excel будет рассмотрено отдельно на конкретных примерах. Шаблоны Excel-формата
Макросы шаблонов выходных форм
Справочник макросов
Для ознакомления и постоянной работы с макросами выходных форм используется выбор пункта «Администратор – Классификаторы и справочники – Справочник макросов выходных форм» главного меню АРМа Администратора-настройщика. Справочник макросов выходных форм
Открывающийся при этом список всегда содержит полный перечень макросов, актуальных для текущей версии информационной системы.
В первой графе списка для удобства администратора отмечены макросы, с которыми он еще не ознакомился путем нажатия на кнопку и открытия формы описания макроса, его параметров, синтаксиса и примеров использования. Просмотр макроса
После закрытия окна ознакомления «галочка» в графе «Новый» для этого макроса убирается. Это средство имеет дополнительное преимущество при обновлениях версии системы, поскольку список систематически изменяется, пополняясь новыми макросами, которые также будут отмечены в этом столбце списка.
Администратору следует учесть, что перечень макросов, с которым он уже ознакомился, сохраняется в профиле операционной системы, а не в базе данных. Поэтому открытие списка макросов под другим профилем или на другом компьютере не отобразит корректные отметки об ознакомлении с макросами.
Для нахождения нужного макроса данный функционал содержит инструментарий быстрого поиска набором подтекста и фильтрации списка по типам значений макросов и их вхождению в конкретные группы.
К тому же при работе с данным списком имеется возможность формирования документа Microsoft Excel для печати на бумажном носителе. Для этого используется кнопка,открывающая форму создания развернутого списка на основе отображенных в таблице записей.
Списочная выгрузка данных о макросах
Функционал формирования развернутых списков подробно описан в пункте Развернутый список и может быть использован для независимого ознакомления и в качестве подручного справочника при создании шаблонов выходных форм. Шаблон
И наконец, в качестве дополнительного средства, не имеющего визуального отображения на форме со списком макросов, но о котором уже упоминалось ранее, стоит отметить возможность копирования найденного в списке макроса в буфер обмена стандартным сочетанием клавиш Ctrl+C (Ctrl-Insert) для вставки его в шаблон клавишами Ctrl+V (Shift-Insert).
Типы макросов
Учитывая тот факт, что любой макрос во время обработки шаблона всегда заменяется каким-либо значением (в том числе пустым), можно смело утверждать, что все макросы представляются в конечном итоге в виде определенного текста, вставляемого в формируемый из шаблона документ.
Несмотря на это, все макросы в ИСУ условно делятся в зависимости от их значений на несколько типов: Таблица Некоторые макросы могут возвращать в зависимости от указанных параметров значения смешанного типа. Имеется также большое количество управляющих, операторных, служебных и вспомогательных макросов неопределенного типа, не возвращающих значений или, если сказать точнее, возвращающих пустой тест, заменяющий эти макросы в шаблоне при формировании документа после их отработки.
Группы макросов
В зависимости от отношения макроса к различным объектам системы, их можно включить в соответствующие группы, например «Адреса», «Документы», «Списки» и др. Многие макросы могут быть включены в несколько групп одновременно. Например, макрос &&Военкомат включен в три группы макросов «Студенты», «Сотрудники», «Организации».
Принадлежность макросов к группам не носит конкретного функционального значения, не влияет на процесс формирования выходного документа и служит лишь для фильтрации общего списка макросов и упрощения поиска нужного макроса при создании шаблонов.
Доступность макросов
Под доступом в данном контексте подразумевается не доступ администратора-настройщика к конкретному макросу, а корректность использования этого макроса при формировании шаблона конкретного документа.
Прежде всего администратору-настройщику при создании шаблона следует учитывать, что не все макросы доступны для использования для обоих форматов шаблонов. Из столбцов и
списка макросов видно, что некоторые макросы могут использоваться только в шаблонах одного конкретного типа и не применимы в шаблонах другого типа.
Кроме этого, для многих видов документов применимы свои ограниченные наборы макросов, которые могут быть неприменимы в шаблонах других видов документов. Например, макросы &&СписокПредметов и &&Практики применимы только при формировании шаблонов выпускных документов, а макросы &&НомерПриказа и &&ДатаПриказа могут использоваться только в шаблонах приказов.
Разумеется, что и принадлежностью к объектам, которые характеризуют те или иные макросы, также ограничивается область их применения. Например, макрос &&Курс не может применяться к сотруднику, как макрос &&ДоляСтавки – к студенту.
Из всего вышесказанного следует, что при создании шаблонов требуется аналитический подход к применению макросов во избежание ошибок и недоразумений при открытии готовых документов на их основе.
Специфические макросы
К специфическим макросам можно отнести макросы, при помощи которых производится вспомогательная обработка текстов шаблонов выходных документов для достижения требуемых результатов.
Макросы условия
При формировании документов нередко требуется вывод различного текста в зависимости от выполнения одного или нескольких условий. Для этой цели используются макросы условия. Самой простой схемой условия является классическая схема: Макрос
В квадратные скобки заключена необязательная часть схемы. Результатом обработки этой схемы при выполнении условия (значения или логического выражения в круглых скобках) будет Текст1, в противном случае, если будет указано, Текст2, где Текст – произвольный текст, который также может содержать набор макросов.
Допускается вложенность условных схем, но каждый макрос &&Если должен завершать условную схему макросом &&КонецЕсли в порядке своей вложенности в пределах одного непрерывно обрабатываемого текста.
Проверочное условие внутри макроса &&Если может состоять из одного или нескольких одиночных условий, разделенных логическими макросами-операторами &&И и &&ИЛИ. Также возможно использование отрицающего макроса &&Не. Макрос
Условные макросы
Условные макросы в отличие от макросов условия не имеют сложного схематического построения, а возвращают значения 1 (истина) или 0 (ложь) в зависимости от его параметров.Параметры макроса
Макросы выборки
Макросы выборки возвращают одно из значений параметров при условии выполнения условия, заданного сутью макроса. Параметры макроса
Макросы циклов
Нередко возникает необходимость в выходном документе обработать несколько объектов, количество которых известно или определяется какой-либо характеристикой. Для этого в шаблоне организуются циклы с использованием специфических макросов по схеме: Макрос
ЧислоПовторов – целое число или макрос, возвращающий целое число, определяющее количество обработок тела цикла, расположенного между макросом &&НачалоЦикла и &&КонецЦикла.
Тело цикла может состоять из любого текста, включающего макросы по зависящим от цикла объектов, а также вложенные циклы. Количество вложенных циклов не ограничено, но администратору-настройщику следует помнить, что число начал цикла должно совпадать с числом его концов в рамках одного непрерывного текста обработки.
Счетчики
При использовании циклов, описанных в предыдущем пункте, автоматически включается счетчик количества прохождений цикла. Он используется обработчиком шаблона для определения условия завершения цикла. Для получения значения этого счетчика можно использовать макрос &&СчетчикЦикла, который возвращает количество оставшихся прохождений цикла текущего уровня вложенности, в теле которого используется этот макрос. Начальное значение этого макроса задается параметром макроса &&НачалоЦикла и уменьшается на единицу по достижении макроса &&КонецЦикла. Цикл завершается при достижении счетчиком нулевого значения, то есть после выхода из внешнего цикла значение макроса &&СчетчикЦикла всегда равно нулю.
Кроме макросов циклов в шаблонах можно использовать динамические счетчики, принимающих также количественные значения, но в отличие от счетчика циклов эти значения могут по необходимости изменяться. Счетчики
В шаблоне может одновременно использоваться до 16 счетчиков (от 0 до 15), определяемых параметром «Номер». Для нулевого счетчика указание порядкового номера не обязательно. В момент начала обработки шаблона все счетчики сброшены, то есть имеют нулевое значение. Использование динамических счетчиков удобно при получении значений номерных макросов, то есть зависящих от порядкового номера.
Списочные макросы
Списочными макросами в ИСУ считаются макросы, значениями которых являются списки или перечислимые наборы характеристик, а также макросы, влияющие на формат этих списков. Потребность в таких макросах появилась в первую очередь по той же причине, что и выбор HTML для формирования приказов, а именно простота применения в формулировке. Например: Списочные макросы
Несмотря на визуальную простоту макроса &&СписокЛюдей, его результатом будет HTML-код, состоящий из списка групп и таблиц со списком студентов этих групп, попавших в данный пункт приказа. Причем этот макрос по необходимости может иметь параметр, влияющий на режим вывода списка студентов: Списочные макросы - параметры
При этом макрос &&СписокЛюдей зависит от группы приказа. То есть для приказа по сотрудникам результатом этого макроса будет список сотрудников входящих в приказ с разбивкой по подразделениям.
Более подробно ознакомиться со списочными макросами можно, используя фильтр членства в группе «Списки» в общем наборе макросов.
Индексированные макросы
Макросы этой категории можно также отнести к списочным макросам, поскольку они характеризуют элементы списков и возвращают значения по их порядковому номеру, а также количество элементов в списке. Списки с использованием этих макросов рекомендуется формировать при помощи циклов и счетчиков.
Получить более подробный перечень индексированных макросов можно, отфильтровав его по членству в группе «Элементы» и/или «Количество». Пример формирования списка детей сотрудника в HTML-формате: Пример Результатом обработки этого кода может быть следующий список: Результат
Макросы-переменные
Как и в любом макроязыке, в интерпретаторе ИСУ имеется возможность задания переменных величин. Прежде всего это было обусловлено стремлением ускорить процесс формирования документа, в котором требуется в нескольких местах вставить значение одного и того же макроса. Большинство макросов для получения значения обращаются с запросом к базе данных, расположенной, как правило, на отдельном сервере, и ждут от нее возвращения результата. Поэтому время получения этого результата зависит от нескольких факторов – сложность запроса, загруженность сервера, состояния сети, по которой осуществляется обмен данными, и других.
Для того, чтобы сократить время на неоднократное выполнение одного и того же запроса и передачу данных по сети, удобно сохранить однажды полученный результат в памяти компьютера и вставлять его в нужные места шаблона уже без обращений к серверу базы данных. Кроме того, значения переменных могут модифицироваться в процессе обработки шаблона и служить для получения вспомогательных и промежуточных результатов.
К основным действиям с переменными относятся присвоение им значения и получение сохраненного в них результата. Для этого можно использовать макросы &&Переменная и &&Печать или унифицированный многофункциональный безымянный макрос &&. Форматы работы с макросами переменных: Макросы переменных.
Имя переменной может быть произвольным и определяется стандартными правилами задания имен, т.е. должно начинаться литерой или символом подчеркивания и может содержать цифры. Объявление переменной необязательно. При первом обращении к любой необъявленной переменной ее значение является целочисленным и равно нулю. По причине того, что после объявления тип переменной соответствует типу присвоенного ей значения, дальнейшие операции с ней допустимы только в соответствии с типом этого значения.
При использовании переменной в качестве аргумента макроса или операнда выражения допустимо простое указание имени для получения его значения, например: Макросы переменных.
Этот же пример с использованием безымянного макроса:Использование безымянного макроса
Следует помнить, что после объявления переменной, ее имя нельзя будет использовать параметром в качестве текста. Например, после обработки выражения &&(ГодРождения,Год) переменной с именем «ГодРождения» присвоится текст ‘Год’. Но если перед этим выражением будет стоять выражение &&(Год,1968), то результатом второго выражения будет присвоение переменной «ГодРождения» значения переменной «Год», равное 1968, и чтобы обойти это, потребуется заключение слова ‘Год’ в апострофы ('Год') или кавычки ("Год").
Операции с целыми числами
Для несложных расчетов доступны арифметические операции сложения (+), вычитания (-), умножения (*) и деления (/). Действия, производимые этими операциями, доступны только при работе с целыми числами. Результатом любой арифметической операции, включая деление, также являются целочисленные значения.
Порядок выполнения арифметических операций задается по общеизвестным правилам с учетом заключения выражений в круглые скобки, т.е. выражение 1+2*3 будет счистаться 1+6=7, а выражение (1+2)*3 посчитается 3*3=9.
С целыми числами также допускаются двоичные операции дизъюнкции и конъюнкции с использованием соответствующих макросов &&И и &&ИЛИ. Например, результатом вычисления выражения «5 &&И 6» будет число 4, а выражение «5 &&ИЛИ 6» вернет значение 7.
Для сравнения чисел при проверке условия в макросах &&Если или &&ЧтоЕсли, также производится стандартными символами равенства (=), «больше» (>), «меньше» (<) или сочетанием символов неравенства (<>), «больше или равно» (>=), «меньше или равно» (<=). Кроме того, имеется несколько дополнительных макросов, обрабатывающих числовые параметры:Дополнительные макросы
Операции с текстом
Операции с текстом В силу различия принципов склонения ФИО от склонения несобственных существительных используются два макроса склонений. Падеж при склонении может быть указан в виде макроса падежа или числом от 1 до 6, соответствующим порядковому номеру падежа: Макрос падежа.
При необходимости имеется возможность использования конкатенации (слияния) текстовых параметров стандартной операцией сложения (+), например:Макрос.
Операции с датами
Операции с деньгами
Макросы графических изображений
Графические изображения в приложениях MS Word и MS Excel представляют собой прямоугольные фигуры с точечным рисунком или фотоснимком внутри этой фигуры.
По причине того, что в HTML нет возможности непосредственно определить графический объект, но зачастую возникает такая необходимость (например, вставить логотип учреждения в заголовок приказа), для этого в ИСУ задан макрос для указания ссылки на файл с изображением. Макросы графических изображений
При вставке этого макроса в шаблон администратору-настройщику следует учитывать тот факт, что изображение из указанного файла будет вставлено в документ с сохраненными параметрами, поэтому о размерах изображения следует позаботиться заранее. Поскольку шаблоны Excel являются по своей сути готовыми файлами этого приложения Microsoft, вставка любых изображений в нужные места может осуществляться непосредственно при создании шаблона.
Однако с учетом прямоугольно-ячеечной структуры документов Microsoft Excel, в ИСУ реализована возможность вставки в определенные поля (ячейки или объединенные области) фотографических карточек людей из системы, по которым создается выходной документ. Для этого предназначается макрос &&Фото. Фотокарточка (при наличии) вставляется с максимально допустимым размером по центру ячейки или объединенной области, содержащей этот макрос.
При наличии фотокарточки макрос возвращает слово «Фото», а при отсутствии – пустое значение. При необходимости определения наличия фотокарточки у человека без вставки ее в поле выходного документа следует использовать этот макрос с нулевым параметром, например: Пример
Управление окном ожидания завершения процесса формирования выходного документа
При выполнении многих процессов в ИСУ, занимающих значительное время, как и при формировании выходного документа на основании шаблона, система открывает окно ожидания завершения процесса, из которого пользователь видит прогресс и процент его выполнения. Окно ожидания
Большинство выходных документов на основе шаблонов с макросами формируются достаточно быстро, поэтому этот процесс кажется пользователю вполне естественным и не привлекает особого внимания. Однако в некоторых случаях, когда документ формируется не достаточно быстро, а также в целях тестовой отладки при создании шаблона администратором-настройщиком, не бывает лишним кроме прогресса отображать и текущую стадию выполнения. Особенно это помогает при формировании документов из шаблонов MS Excel, состоящих из двух или более листов обработки, поскольку при переходе на каждый новый лист прогресс обработки документа начинается заново с 0%.
Для принудительного изменения текста в этом окне во время используется вставка в нужное место шаблона макроса &&Инфо с текстом сообщения, которое заменит в окне ожидания фразу «Идет формирование документа», например: Макрос.
Если часть выводимого сообщения должна быть указана в круглых скобках, то текст всего сообщения лучше заключить в апострофы или двойные кавычки, чтобы не произошло усечение сообщения ближайшей от начала закрывающей скобкой.
Для возврата начального текста сообщения «Идет формирование документа» достаточно применить этот макрос без всяких параметров.
Макросы управления шаблонами Microsoft Excel
В отличие от шаблонов HTML, представляющих собой один непрерывный поток символов, шаблоны Excel состоят из множества таких потоков, расположенных как в отдельных полях отдельного рабочего листа, так и при необходимости на различных рабочих листах одного документа. Обработка таких шаблонов производится с первой непустой ячейки активного рабочего листа, на котором он был сохранен, построчно слева-направо по всей использованной пользователем прямоугольной области с возможным переходом на другие рабочие листы документа. Поэтому при создании Excel-шаблона администратору-настройщику целесообразно использовать дополнительные макросы, не предназначенные для применения в коде HTML.
Макросы полей
Макросы форматирования
Макросы форматирования Макросы форматирования
Макросы перехода
Макросы перехода При переходе на другой рабочий лист, как и при открытии шаблона на активном рабочем листе, обработка начинается с первой непустой ячейки шаблона. Выполнение этого макроса завершает дальнейшую обработку текущего рабочего листа, независимо от наличия оставшихся необработанными полей, поэтому рекомендуется его применение в конце рабочего листа.
Переход на строку с конкретным номером, как и пропуск указанного количества строк от текущей строки, прекращает дальнейшую обработку полей текущей строки и начинает обработку с первого непустого поля строки перехода. Использование этих макросов выгодно для пропуска части шаблона, не содержащего макросов, и тем самым для ускорения процесса формирования выходного документа.
Макросы копирования
Вспомогательные макросы
Работа с приказами и проектами приказов
Ранее уже отмечалось, что для создания проектов и приказов в ИСУ используются шаблоны формулировок только в HTML-формате с целью их открытия в приложении Microsoft Word по причине наибольшей его популярности среди самых рядовых пользователей любой профессиональной направленности.
Каждый приказ является самостоятельным документом с определенным номером и датой, состоящий, как правило, из единообразного для всего учреждения заголовка, одного или нескольких пунктов, в каждый из которых может быть включено один или несколько человек (или объектов), а для каждого человека в зависимости от типа приказа может быть определен перечень параметров (например, список переаттестованных дисциплин). Кроме того, каждый приказ заканчивается подписью руководителя организации, то есть, используя терминологию ИСУ, имеет единый для организации концевик.
Заголовок и концевик приказа
В системе может действовать только один шаблон заголовка и только один шаблон концевика для всех приказов для каждой организации, входящей в структуру. Несмотря на то, что для проектов приказов задаются свои заголовки и концевики, это правило касается и их. В списке всех шаблонов документов организации они задаются для одноименных типов документов, а именно «Заголовок (проекта) приказа» и «Концевик (проекта) приказа».
В приказы по студентам и по учебной работе, имеющие строгую структуру «заголовок – формулировка – концевик», единожды сформулированные заголовки и концевики вставляются автоматически, поэтому администратору-настройщику остается только определить одиночные и групповые формулировки для разных типов приказов. Следует знать, что в один приказ могут быть включены пункты нескольких типов, то есть под термином «тип приказа» всегда следует подразумевать «тип пункта приказа». Более того, формулировка пункта приказа действует на всех людей в этом пункте, поэтому для использования различных формулировок по одному типу приказа (например, «об отчислении за академическую неуспеваемость» или «об отчислении по собственному желанию») люди включаются в разные пункты одного приказа. Проекты приказов могут состоять из пунктов только одного типа и отличаться только их формулировками.
Основные приказы по сотрудникам могут быть только одного типа и имеют формализованный шаблон, утвержденный действующим законодательством. Поэтому в эти приказы единые заголовок и концевик автоматически не вставляются, а одиночный и групповой шаблоны, заданные для разных типов приказов действуют на весь приказ целиком. Для создания неформализованного приказа по сотрудникам, по которому не определен государственный эталон, (например, «о смене фамилии»), необходимо в начало шаблона приказа принудительно вставить макрос &&ЗаголовокПриказа, а в конец – макрос &&КонцевикПриказа, как показано на примере: Пример.
В заголовке приказа кроме его номера и даты, как правило, указываются еще наименование организации, издавшей приказ, а также список типов пунктов приказа. Для этих целей используются следующие макросы: Макросы.
Концевик приказа может содержать как должность и ФИО руководителя организации, так и дополнительную информацию, определенную любым из следующих макросов: Макросы.
Макросы управления приказами
При формировании приказов по студентам и по учебной работе также не требуется принудительное указание порядковых номеров пунктов приказа, поскольку они вставляются обработчиком автоматически. Однако для неформализованных приказов по сотрудникам автоматическая нумерация не работает. А в некоторых случаях и для приказов по студентам иногда возникает необходимость отказа от нее при помощи макроса &&НеПечататьНомераПунктов. В таких случаях по необходимости используется цикл по пунктам приказа, а для нумерации могут быть использованы встроенные счетчики.
Для организации циклов по пунктам приказов, по людям в каждом пункте и по связанным объектам каждого человека используются макросы их количества: Макросы.
Для простановки нумерации элементов приказа применяются макросы-счетчики: Макросы-счетчики.
Для передвижения по элементам приказа предназначены макросы: Макросы.
Следует помнить, что даже при принудительном отключении печати номеров пунктов в приказах по студентам и по учебной работе, переход от одного пункта к другому будет все равно осуществляться автоматически по завершении обработки шаблона текущего пункта приказа, то есть движение по пунктам при помощи макросов в таких приказах не рекомендуется.
Более того, в приказах по сотрудникам целесообразно помнить не только о перемещении по пунктам и объектам, но и о том, что эти приказы состоят из пунктов одного типа, в каждом из которых обрабатывается только один человек и групповой шаблон выбирается только при условии наличия двух и более пунктов в приказе. Поэтому движение по пунктам тут равнозначно движению по людям. А поскольку приказ по сотрудникам заполняется по мере ввода, то для алфавитного упорядочивания людей нужно использовать макрос &&СортироватьПриказ.
В приказах специфической направленности (например, «о командировке», «об отпуске», «о прохождении по конкурсу» и т.п.) используются специфические макросы (по пунктам назначения командировок, по отпускам, по конкурсам и др.), которые не могут использоваться ни в каких других приказах и документах, кроме этих. Движение по этим объектам для перечисления в приказе при необходимости осуществляется при помощи циклов по ним.
Макросы типов приказов
Формулировки различных типов приказов могут быть почти идентичными, но при их обработке может возникнуть необходимость распознания текущего типа для вставки в формулировку условного текста в зависимости от этого типа приказа. Это допустимо при помощи сравнения значения макроса кода (идентификатора) типа текущего пункта приказа &&ТипПриказа с макросами типов приказов, начинающихся словом «&&ПриказО…». Перечень таких макросов определен для большого множества типов приказов по сотрудникам и по студентам.
Выписка из приказа
Работающие и бывшие сотрудники, обучающиеся и обучавшиеся студенты нередко обращаются в кадровое подразделение за выписками из приказов по ним для предоставления в какие-либо организации. По своей сути выписка из приказа почти ничем не отличается от самого приказа, кроме заголовка, в котором вместо слова «Приказ» стоит фраза «Выписка из приказа», концевика, в котором кроме подписи руководителя ставится подпись исполнителя, заверяющая соответствие текста выписки с текстом самого приказа по человеку. Содержание выписки по человеку должно, как известно, полностью совпадать с формулировкой самого приказа, включая номер пункта и порядковый номер самого человека в этом пункте.
В системе не предусмотрено шаблонов для заголовка выписки из приказа. Да это было бы лишним, поскольку добавило бы администратору-настройщику дополнительных хлопот по их созданию. Кроме того, для формализованных приказов государственного образца, не использующих заголовки и концевики приказов конкретных организаций, такие шаблоны были бы просто бесполезны.
При печати выписки из приказа используется тот же самый функционал печати самого приказа, только все пункты и записи, не относящиеся к объекту выписки, пропускаются, то есть не обрабатываются. В качестве инструмента для отличия выписки от приказа используется макрос &&Выписка в сочетании со схемой условия &&Если. Так, в заголовке приказа по организации (или в тексте шаблона формализованного приказа) целесообразно использовать схему: Макрос.
А в концевике после подписи руководителя организации применить, например, схему: Макрос.
При необходимости можно проверку выписки использовать и в теле приказа, но это может нарушить принцип целостности, точности и абсолютного соответствия формулировки выписки исходному тексту приказа.
Листы согласования приказов
Во многих организациях приказы до утверждения руководителем согласуются некоторым набором должностных лиц. Как правило, согласование производится сбором подписей на отдельном листе, прилагаемом к приказу, либо на оборотной странице последнего листа приказа, где указываются его дата, номер и список согласующих его сотрудников. Причем, приказы различных типов могут согласовываться разным набором руководителей.
В системе реализована возможность создания произвольных форм листов согласования, действующих в организации. В списке описанного выше функционала настройки шаблонов документов организации для документа «Лист согласования приказа» можно не только задать несколько различных шаблонов листов согласования, используя кнопку , но и указать нажатием кнопки
, для каких типов приказов применим тот или иной шаблон. Лист согласования приказа
Сам шаблон листов согласования может быть как формата HTML, так и формата Excel в виде файла в каталоге шаблонов документов системы. После определения типов приказов и задания шаблонов листов согласования сотрудник кадрового подразделения, используя соответствующую функцию печати листа согласования в списке приказов своего АРМа, сможет для выбранного в нем приказа сформировать лист согласования заданной для него формы, распечатать его и приложить к бумажному варианту этого приказа.
Если для приказа какого-либо типа не задано ни одного шаблона листа согласования, то для таких приказов функционал его печати работать не будет. Если для определенного типа приказа задано сразу несколько шаблонов, то сотруднику кадрового подразделения будет предоставлена возможность выбора нужного шаблона листа согласования из списка.
Справки и карточки
В правом верхнем углу окна персональных данных студента или сотрудника при наличии соответствующей настройки доступа к функционалу «Справки и карточки» для текущей роли работающего с системой сотрудника визуализируется кнопка для выбора и формирования различных доступных форм документов по текущему человеку на основе заданных в организации шаблонов по одному из видов документов – «Справки и карточки на сотрудников» или «Справки и карточки на студентов». Справки и карточки на студентов
Однако этот функционал доступен как для печати документов по конкретному человеку, так и для массовой печати документов выбранного шаблона на несколько человек, вызовом аналогичного функционала из списка сотрудников или студентов в АРМе Отдела кадров. Справки и карточки на сотрудников
Шаблоны справок и карточке могут иметь любой из форматов (HTML или Excel) и основаны на использовании макросов. Однако, учитывая фактор множественности объектов, администратору-настройщику при создании шаблонов нужно иметь в виду, что весь выходной документ имеет аналог приказа, а каждая справка или карточка организована аналогично его отдельному пункту по конкретному человеку. Следовательно, для получения доступа к каждому объекту требуется копирование шаблона по количеству выбранных из системы людей.
Если в шаблоне формата HTML для этого достаточно использования цикла по пунктам, Справки и карточки на сотрудников то в шаблоне MS Excel, где цикл допустим только в пределах одного конкретного поля, требуется физическое копирование заданного шаблона в рамках одного рабочего листа по количеству людей, то есть пунктов приказа. Справки и карточки на сотрудников
Макрос &&КопироватьШаблон, поставленный в первой строке, создаст указанное количество копий расположенного в последующих строках шаблона, после чего продолжит дальнейшую его обработку. Поэтому последнее поле шаблона обязательно должно заканчиваться макросом &&УвеличитьНомерПункта для перехода к следующему человеку при обработке следующей ниже копии шаблона.
К тому же администратору-настройщику при создании шаблона справки или карточки придется приложить дополнительные усилия для подгона его высоты, чтобы при распечатке выходного документа отдельные справки или карточки располагались ровным количеством на каждом листе, а не были разделены началом и концом на следующих друг за другом листах.
Если документ имеет оборотную сторону, то на отдельном листе потребуется создать ее шаблон такой же высоты и по тому же принципу, как и лицевую сторону. Шаблон лицевой стороны в этом случае необходимо завершить переходом на рабочий лист с шаблоном оборотной стороны при условии обработки последнего человека (последнего пункта приказа), например: Макрос а на листе, на котором размещен шаблон оборотной стороны, перед копированием шаблона вернуться в начало списка людей (в начало приказа) одним из макросов &&НачалоПриказа или &&ПерейтиКПункту(1). Аналогичным образом производится формирование командировочных удостоверений на выбранных людей из указанного приказа.
Списки записей по шаблону
Подобно справкам и карточкам, список записей по шаблону организован, как единый документ, аналогичный приказу, в котором каждая запись рассматривается, как пункт приказа с одним человеком. Следовательно, движение по записям списка идентично переходу по объектам приказа. Единственная разница в том, что набором людей в списке служит отфильтрованный набор записей, по которому создается документ.
Шаблоны для формирования списков записей привязываются к видам таким документов, как «Шаблоны списков по студентам» и «Шаблоны списков по сотрудникам». Организация самих шаблонов также может быть с использованием макроса копирования шаблона. Однако это решение из-за специфики этого макроса не позволяет продолжить документ после таблицы со списком. Например, поставить подпись руководителя и исполнителя. Поэтому здесь рекомендуется применить несколько иной подход создания списка. В шаблоне задается заголовок документа, шапка таблицы со списком, одна строка-шаблон списка, и по необходимости текст логического завершения документа.
В полях строки (графах) списка указываются необходимые данные (в любом количестве и сочетании) по одной (текущей) записи. А цикл использования этой строки для всех записей организуется ее копированием со вставкой в начале до достижения последней записи списка и переходом на следующую запись (пункт приказа) в конце, то есть в последнем поле, строки. Пример простого шаблона для печати текущего списка записей по сотрудникам:Шаблон
Макрос &&ВставкаСтроки обрабатывается в первом поле строки списка, то есть до того, как изменится содержимое этого поля и всей оставшейся части строки. Отсутствие параметра этого макроса означает, что будет произведена не просто вставка пустой строки перед текущей, а копирование текущей строки со сдвигом всего списка вниз при условии, что обрабатывается не последний сотрудник из списка.
Соответственно строка с исходным шаблоном будет копироваться с каждым переходом на следующего сотрудника по макросу &&УвеличитьНомерПункта, пока не будет достигнут конец списка. И только затем продолжится обработка части документа, расположенной после таблицы со списком. Примечание: переменная ВсегоЧеловек в данном примере введена только для его лучшей читабельности и наглядности.
Выпускные документы
К выпускным документам относятся виды документов, входящие в группу «Выпускные». Существенным различием документов этой группы является изготовление шаблонов с данными в полях, расположенных на точно отведенных местах для печати на типографских бланках. Поэтому при создании выпускного шаблона администратор-настройщик должен скрупулезно с точностью до миллиметра разместить на рабочем листе поля с требуемыми значениями или макросами, сделать их необходимого размера и формата, чтобы при распечатке значения в них точно попали на соответствующие места бланка.
Для такого точного попадания создателю шаблона вполне достаточно взять за ориентир первое значимое поле шаблона и рассчитывать положение остальных полей относительно него. Отступы от верхнего и левого краев листа для выпускных документов настраиваются отдельным функционалом системы и сохраняются для каждого вида выпускного документа отдельно на каждом компьютере, с которого будет производиться печать документов. Настройка отступов
Статистические отчеты
Шаблоны, привязываемые к группам документов «Отчеты по сотрудникам» и «Отчеты по студентам», не содержат списков людей и обрабатываются специфическим образом. Прежде всего, учитывая, что эти документы относятся к статистическим отчетам, то есть к документам, содержащим числовые показатели за некоторый отчетный период или по состоянию на какую-то конкретную дату, в них нецелесообразно использовать макросы, возвращающие данные по людям.
Кроме того, как и многие отчеты, они могут формироваться как по какому-либо конкретному параметру, так и по совокупности параметров (например, отчет по студентам очной формы обучения юридического факультета). Следовательно, в шаблонах отчетов кроме макросов управления и обработки значений, применяются только макросы набора параметров, макросы статистической информации по объектам и макросы информации о системных ролях.
Макросы задания параметров отчета
Макросы запросов параметров отчета
Многие отчеты выполняются по неизвестным заранее параметрам, поэтому бывает крайне необходимо позволить пользователю, формирующему отчет, дать возможность самостоятельного (ручного) определения этих параметров.
При достижении во время обработки шаблона любого из указанных ниже макросов пользователю отображается окно, в котором он может определить перечень требуемых для отчета параметров, после чего продолжится дальнейшее выполнение создания отчетного документа. Макросы
Запрос на указание параметров формирования отчета производится один раз при обработке первого из указанных выше макросов в шаблоне. Все последующие макросы запроса либо вернут соответствующее значение, либо установят указанное значение, либо будут пропущены без всяких результатов.
Подготовка запросов параметров отчета
В запросе кроме отчетного периода могут участвовать один или несколько параметров, определяемых наборами данных. Например, кадровые или учебные подразделения, формы обучения, виды образования, специальности, учебные группы и другие. Чтобы в пользовательском окне запроса параметров появилась возможность выбора участвующих в отчете значений параметров, используется макрос &&Запросить с указанием одного или нескольких указанных далее видов параметров: Макросы
Например, для запроса нужных курсов и форм обучения при формировании отчета по студентам по состоянию на конкретную дату, необходимо в начале шаблона использовать схему: Макросы. Окно запроса по выполнению этой схемы будет выглядеть так:Окно запроса .
А если запрос отчетной даты не требуется (т.е. нужно сформировать отчет по текущему состоянию), достаточно применение схемы: Схемы.
Обе схемы приведут к одинаковому результату, а именно к окну запроса вида: Окно запроса .
Порядок указания перечня видов параметров, кроме нулевого, может быть произвольным. Нулевой параметр инициирует непосредственно окно запроса, поэтому должен располагаться в самом конце набора видов перед закрывающей скобкой.
Выбор требуемых отчетных значений того или иного параметра осуществляется кликом курсора мыши по нему и пометкой нужных значений. Отчет
Вполне очевидно, что все указанные выше виды параметров, за исключением макросов &&Подразделения, &&Факультеты и &&Деканаты, могут применяться только в отчетах по студентам.
Изменение параметров отчета в процессе его выполнения
Все статистические показатели в процессе формирования отчета вычисляются и выводятся по соответствующим макросам в зависимости от установленных на момент их вычисления параметров отчета – отчетной даты, периода, отмеченных в начальном запросе наборах отчетных данных. Однако большинство отчетов не ограничиваются жесткими показателями по установленным параметрам, и зачастую требуется разбиение этих итоговых показателей на составляющие их компоненты по каждому конкретному параметру. Например, отчет об общем количестве студентов будет неполным, если в нем не будет указано, сколько студентов обучается по каждой отдельной форме обучения, а желательно с разбивкой по факультетам и даже по специальностям.
Поэтому помимо начальных условий и параметров отчета целесообразно в процессе его выполнения перебирать возможные наборы данных в рамках установленных параметров, налагая на отчет дополнительные ограничения, и выводить статистические показатели по каждому элементу этих наборов или по их совокупности.
Внутреннее изменение условий отчета по отдельным видам параметров производится при помощи макросов: Макросы.
По причине того, что каждое новое ограничение на отчет макросом &&Задать дополняет все ранее установленные параметры, сужая область статистической информации, требуется по необходимости отменить ранее заданные значения для установки новых. Поэтому для указанного вида параметра используется схема «обнуления» набора заданных значений, то есть возврата к начальному набору значений, указанному пользователем по запросу или доступному ему по умолчанию.
Например, если изначально пользователю доступны очная и заочная формы обучения, то для получения количества студентов по каждой из них в отдельности и по обеим формам обучения вкупе, потребуется использовать схему: Схема.
Впрочем, такой подход применим только в простейших случаях. Для более гибкой манипуляции наборами параметров нередко приходится использовать механизм запоминания текущего состояния конкретного параметра с целью последующего возврата к нему, а не сброса до полного набора. Для этого используется схема запоминания действующего набора значений параметра при помощи макроса &&Запомнить и восстановления его макросом &&Восстановить.
Константы значений статических списочных параметров
Из примера предыдущего пункта видно, что некоторые списочные параметры имеют в системе жесткий набор значений и могут быть заданы конкретными макросами-константами, определяющими эти значений (коды), соответствующие системным идентификаторам этих видов параметров. В таблице ниже приведены перечни постоянных значений некоторых параметров: Параметры.
Разумеется, можно задавать непосредственными значениями параметр &&Курсы.
Обработка элементов списочных параметров
Указанный в данном пункте механизм вполне применим как для статических, так и для динамических списочных параметров, количество, коды и наименования которых не имеют жесткой привязки в системе, а зависят от текущего состояния в организации. К таким параметрам относятся подразделения (в т.ч. факультеты и деканаты), специальности (в т.ч. учебные), студенческие группы и другие.
Для задания с целью получения статистических отчетных данных по каждому элементу любого из списочных параметров целесообразно использовать любую из описанных ранее схем поэлементной обработки списков с использованием счетчиков для каждого вида параметров (циклы, копирование строк и диапазонов). А в связи с тем, что чаще всего требуется вывод наименования текущего элемента и задание его кода в качестве ограничения статистического пространства, то для достижения этой цели используются следующие макросы: Макросы.
В качестве примера приведем аналогичную статистику по обучающимся студентам разных форм обучения, но с использованием цикла: Цикл.
Примечание: приведенные примеры показывают только схему получения статистических данных без учета форматирования и расположения в отчете.
Списки людей по текущим параметров
Любой количественный показатель хорош, когда его можно проверить. Количество студентов или сотрудников в любом месте отчета в зависимости от заданных на момент его обработки значений параметров можно подтвердить, загрузив соответствующий список людей при помощи макроса &&ЗагрузитьСписок и отобразив его стандартным методом вывода списка людей в пункте приказа. В качестве аргументов этого макроса используется перечень любых из статистических отчетных макросов, например &&ЗагрузитьСписок(&&АкадемОтпуск).
Каждый следующий макрос загрузки списка людей дополняет уже загруженный список. Для загрузки нового списка первый аргумент перечня должен равняться нулю, то есть &&ЗагрузитьСписок(0,&&АкадемОтпуск). Макрос
Единственное отличие в защите готовых документов по шаблонам разного формата состоит в том, что если документ MS Word защищается полностью, то в документе MS Excel защищаются только те листы, на которых обработчику встретится этот макрос.
Защита выходных документов
Создаваемые из шаблонов выходные формы открываются соответствующим приложением Microsoft Office в обычном режиме. Пользователь, создавший ту или иную форму выходного документа, как правило, может изменять ее без всяких ограничений.
Иногда возникают ситуации, когда требуется запретить изменение готовых форм. Для защиты от дальнейших изменений сформированного на основе шаблона документа используется макрос &&Защитить. Его можно использовать в документах любого формата (HTML и Excel) и в любом поле или месте шаблона, которое подлежит обработке при формировании документа.
При наличии этого макроса в шаблоне по завершении его обработки готовый документ становится защищенным от любых изменений, и снятие этой защиты возможно только средствами приложения Microsoft Office, открывшего созданный документ. При необходимости можно использовать защиту документа с указанием пароля для ее снятия &&Защитить(Пароль). Паролем может служить произвольный текст, например: Макрос
Решение основных проблем
Слишком долго формируется выходной документ по шаблону Excel
Активный лист шаблона Excel при формировании выходного документа обрабатывается по столбцам слева-направо построчно сверху-вниз по всей занятой значениями прямоугольной области рабочего листа. Количество обрабатываемых ячеек в неоптимизированном листе шаблона равно произведению числа занятых строк на число занятых столбцов листа. Чем больше занятая область, тем больше число обрабатываемых ячеек. Например, даже если есть макросы только в двух ячейках листа шаблона A1 и J10, то обработчик проанализирует и интерпретирует 100 ячеек (10 строк x 10 столбцов), включая 98 пустых.
Для ускорения процесса обработки шаблона следует при его создании придерживаться следующих правил:
1. объединенные ячейки одной строки обрабатываются единожды (чем больше объединенных ячеек в строке, тем меньше итераций обработки в ней), а значит целесообразно использовать максимальный уровень объединения; 2. не содержащие макросов строки, значения полей которых после обработки не изменятся, целесообразно пропускать с использованием макросов перехода &&ПерейтиНаСтроку и &&Шаг.
После открытия сформированного без ошибок документа в нем остались макросы
Такой исход возможен по ряду причин:
1.необработанные макросы не существуют в актуальном списке макросов системы либо введены с орфографическими ошибками;
2.при сохранении Excel-шаблона активным оставался лист, на котором нет макроса перехода на лист с оставшимися необработанными макросами &&ПерейтиНаЛист;
3.в ячейках и областях шаблона Excel, расположенных до ячейки или объединенной области с необработанными макросами, стоит один из макросов перехода на строку, расположенную после (ниже) этой ячейки (области).
В поле с макросом номера документа не отображаются начальные нули номера
Поскольку любое поле Excel изначально имеет общий формат, то номер документа интерпретируется приложением, как целое число, и преобразуется соответственно в число без начальных нулей. Для правильного отображения номера следует для данной ячейки шаблона указать текстовый формат.
В поле с макросом денежного типа отображается дата
Поскольку любое поле Excel изначально имеет общий формат, то сумма 5.12 (5 рублей 12 копеек), заменившая в этом поле макрос денежного типа будет интерпретирована приложением, как дата 5 декабря текущего года, и отображен в виде текста «5 дек». Для правильного отображения денежной суммы следует для данной ячейки шаблона указать либо текстовый формат, либо конкретно числовой формат с двумя разрядами после десятичной точки.
При отработке условных макросов выводится неверный результат
Условия, задаваемые в макросах &&Если и &&ЧтоЕсли, являются логическими выражениями. Прежде всего, рекомендуется проверить правильность расстановки круглых скобок в формуле условия, поскольку выражения в скобках имеют высший приоритет при проверке условия.
Кроме того, одной из наиболее частых ошибок является отсутствие этих скобок, тем более в случаях условия, состоящего из нескольких внутренних условий, разделенных макросами &И и &&Или, которые в зависимости от расположения скобок могут быть обработаны и как объединение условий, и как двоичные операторы с целыми числами.
При использовании условных макросов или циклов появляются двойные пробелы
В случае наличия пробела между текстом и макросом проверки условия &&Если и пробела перед выводимым в случае выполнения (или &&Иначе невыполнения) условия текстом, в выходной документ попадают оба этих пробела. Такая же ситуация происходит с конечными пробелами условных текстов и пробелом после макроса &&КонецЕсли. Например, в результате обработки выражения Макрос появятся двойные пробелы после слова «Фото» и перед выражением «в базе данных» Макрос Макрос.
Чтобы избежать задваивания пробелов следует убрать пробелы перед макросами условия: Условие.
Ни в коем случае не следует убирать пробелы после макросов &&Иначе и &&КонецЕсли, поскольку текст после них будет интерпретирован обработчиком, как продолжение наименования несуществующего макроса.
Аналогичным образом избегается задваивания пробелов внутри тела цикла.
В шаблоне HTML нет макросов колонтитулов, но в готовом документе колонтитул есть
Колонтитулы в документах, формируемых на основе шаблонов HTML, не зависят от наличия соответствующего макроса. Более того, макрос &&Колонтитул предназначен только для использования в шаблонах MS Excel. Для вставки произвольного колонтитула в документ MS Word необходимо использовать соответствующие HTML-теги.
Если после формирования документа на основе HTML-шаблона в колонтитуле появились данные о наименовании базы данных, текущих даты и времени, это может означать только отсутствие настройки функции «Отмена печати колонтитулов в приказе» для текущей системной роли работающего в ИСУ сотрудника.
Параметры макроса заданы верно, но выходит сообщение об ошибке
Как правило, данная проблема является следствием наличия неуместных пробелов в параметрической области макроса. Чтобы не возникало подобных ошибок, целесообразно при использовании макросов взять за правило вообще не ставить пробелы в параметрах макросов, либо использовать для тестов с пробелами заключение их в апострофы или кавычки, а также воспользоваться макросом &&Пробел.
В дополнительном соглашении к трудовому договору о переводе неверные данные
Дополнительное соглашение при переводе на другую работу заключается с сотрудником до этого перевода, то есть в момент нахождения сотрудника на должности до перевода. А в шаблоне дополнительного соглашения используются макросы «&&…ПослеПеревода».
Основной ошибкой пользователей является формирование выходного документа для сотрудника на действующей в настоящее время должности, в результате чего макросы, возвращающие значения после перевода, остаются пустыми, поскольку перевода с текущей должности у выбранного сотрудника в системе не осуществлялось.
Сотрудник за период работы в организации может переводиться на другие должности несколько раз и с ним соответственно может быть заключено столько же дополнительных соглашений. Чтобы печатать правильно сформированные соглашения, нужно в фильтре состояний загруженных в списке сотрудников отметить видимость состояния «Перемещенный», после обновления списка найти сотрудника в этом состоянии по той должности, с которой он был переведен при заключении нужного дополнительного соглашения и сформировать его для выбранного сотрудника.
После формирования документа на основе шаблона MS Excel открывается не тот лист
При создании многолистного шаблона MS Excel администратор-настройщик должен учитывать, что обработка шаблона начинается с активного при его сохранении листа и обрабатывает остальные листы по макросу «&&ПерейтиНаЛист(N)». Переход на указанный по порядковому номеру лист делает этот лист активным на период обработки содержащегося на нем шаблона. Соответственно, при отображении сформированного документа пользователь увидит на экране последний обработанный лист.
Если необходимо, чтобы документ открывался на нужном (обычно первом) листе, то следует либо организовать шаблон так, чтобы этот лист обрабатывался в последнюю очередь, либо использовать механизм скрытия и показа листов, поскольку при скрытии обрабатываемого активного листа происходит активация одного из оставшихся видимыми листов независимо от последующего показа только что скрытого листа. Например, если второй лист двухлистного шаблона завершить схемой «&&СкрытьЛист(2) &&ПоказатьЛист(2)», то документ откроется на первом листе, несмотря на то, что последним обрабатывался второй.
Работа с шаблонами
Шаблоны – образцы, которые берутся за основу при создании документов. По шаблонам создаются такие документы, приказы как приказы о зачислении, отчислении, восстановлении и т.д., академические справки, дипломы, приложения к диплому, графики отпусков сотрудников, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам и т.д.
Для просмотра и редактирования шаблонов необходимо через Администратора зайти в ИСУ ВУЗ, в меню Администратор выбрать команду Общие настройки, далее – Настройка структуры организации.
Настройка структуры организации
Структура организации
Далее в форме необходимо выбрать организацию, нажать на кнопку
Шаблоны
Существует два типа шаблонов: html-шаблоны и excel-шаблоны. Нtml-шаблоны используются в Microsoft Word, excel-шаблоны – в Microsoft Еxcel.
Возможны просмотр и редактирование шаблонов. Для того чтобы просмотреть шаблон, необходимо выбрать
интересующий шаблон, нажать на кнопку .
Если требуется редактирование шаблона, то в данном случае используется кнопка
.
Редактируется только выбранная запись.
Можно задать срок действия шаблона. Для этого нужно выбрать из классификатора дату окончания срока действия шаблона.
Календарь
Для того чтобы привязать конкретный шаблон к статусу студента (дипломник, восстанавливаемый, выбывший и т.д.), необходимо нажать на кнопку . Привязка приказа
В форме необходимо отметить галочками необходимый для данного шаблона статус студента и нажать OК. Справа в данной форме отражается статус студента, который по умолчанию привязан к данному шаблону.
Можно использовать шаблоны, созданные для другой организации. Для этого необходимо нажать ,
в форме из выпадающего списка выбрать тип шаблона и организацию, из которой нужно загрузить необходимый шаблон. Далее нажать ОК. Загрузка шаблонов
Существующие шаблоны также можно удалить ().
Удаляется только выделенная запись.
Для того чтобы привязать конкретный шаблон к статусу студента (дипломник, восстанавливаемый, выбывший и т.д.), необходимо нажать на кнопку .
В форме необходимо отметить галочками необходимый для данного шаблона статус студента и нажать OК. Справа в данной форме отражается статус студента, который по умолчанию привязан к данному шаблону.
Можно использовать шаблоны, созданные для другой организации. Для этого необходимо нажать ,
в форме из выпадающего списка выбрать тип шаблона и организацию, из которой нужно загрузить необходимый шаблон. Далее нажать ОК.
Существующие шаблоны также можно удалить (
).
Удаляется только выделенная запись.
Шаблоны подразделяются на одиночные и групповые. Одиночные шаблоны – шаблоны, с помощью которых создаются документы по одному студенту, групповые – по группе студентов. Вид шаблона выбирается в форме, путем простановки точки рядом с названием вида. Вид шаблона
После внесения всех необходимых изменений необходимо нажать .
Для создания новой записи создания шаблона к необходимому виду приказа, необходимо выбрать вид документа (выделить), далее нажать на
.
Выбор шаблона
Новый шаблон
В форме необходимо назвать шаблон, выбрать из классификатора организацию, обозначить одиночный или групповой вид шаблона, выбрать ориентацию страницы. Если необходимо указать срок действия приказа, то срок выбрать в разделе Действителен до.
Далее уже создается сам шаблон. На каждый тип документа можно создавать по несколько шаблонов, как html, так и excel.
Для создания html-шаблонов могут использоваться различные html – редакторы. Наиболее распространенные FrontPage и Macromedia Dreamweaver.
Нtml-шаблоны создаются из интерфейса.
Еxcel-шаблоны хранятся в папке Doc Templates каталога ИСУ ВУЗ. Для загрузки данных шаблонов необходимо нажать на пиктограмму Добавить . Файл шаблона
При создании шаблонов для получения данных из базы могут использоваться макросы, которые добавляются с помощью кнопки . В форме необходимо выбрать (выделить) необходимый макрос и нажать ОК (для облегчения работы можно воспользоваться поиском). Выбор из списка
Список всех макросов находится в главном меню (меню Администратор, команда Классификаторы и справочники, Справочники макросов выходных форм).
Справочник макросов
Выбор макроса
Макросы можно распечатать (название, как применяется, что обозначает по каким-либо параметрам). Для этого нажать на пиктограмму . В форме выбрать данные и порядок столбцов. Печать данных
Далее для распечатывания отчета щелкнуть на пиктограмму расположенную в правой части формы.
Выбранную выгрузку данных можно сохранить (пиктограмма
), при сохранении изменений, проведенных в ранее сохраненном шаблоне выгрузки данных, используется пиктограмма
.
В форме указывается название шаблона и кому данный шаблон доступен. Создание шаблона
Открыть имеющийся шаблон списка можно при помощи пиктограммы .
Просмотреть макрос – пиктограмма
.Далее открывается форма для просмотра. Просмотр макроса
Для удобства пользователей макрос, с которым не произведено ознакомление, в списке макросов отмечен галочкой (столбец таблицы «Новый»). Галочка автоматически перестанет отображаться после просмотра соответствующего макроса. Таким образом, после обновления системы пользователь имеет возможность видеть новые макросы.
Создание и корректировка структуры организации
Структура организации - устройство вуза, взаиморасположение и связь его подразделений. При внедрении системы ИСУ ВУЗ в первую очередь создается электронный прототип структуры вуза на основе существующей структуры университета (института, академии). Она необходима, главным образом, для определения подчиненности подразделений при формировании штатного расписания, для назначения ролям прав доступа в подразделения, для определения зоны видимости сотрудников подчиненных подразделений. Для создания и корректировки структуры организации необходимо войти в МСУ ВУЗ через Администратора, в меню Администратор выбрать команду Общие настройки, Настройки структуры организации.
Далее из списка выбирается организация, для которой производится создание или корректировка структуры. Необходимо выделить необходимую запись, нажать на функциональную клавишу
Далее откроется структура конкретной организации.
В форме можно просмотреть существующие подразделения, фамилии их руководителей, количество сотрудников, работающих в организации, код подразделения, работающих сотрудников в конкретном подразделении и их личную информацию
Чтобы просмотреть неактуальные подразделения (деактуализированные), необходимо поставить галочку рядом с надписью .
Также можно создать новое подразделение, изменить параметры подразделения и настроить его штатную структуру, деактуализировать подразделение, восстановить деактуализированное подразделение, переименовать его, изменить родительское подразделение, назначить режим внедрения.
Чтобы создать новое подразделение в текущей организации, необходимо нажать на кнопку
.
В форме в закладке «Основные параметры» указывается полное и сокращенное наименование подразделения, код подразделения, организация, частью которой будет являться создаваемое подразделение, тип и группа подразделения. В закладке «Дополнительные параметры» указываются номера телефонов подразделения (внешний и внутренний), а также рабочие номера телефонов руководителя подразделения. В закладке «Штат должностей» прописывается штат должностей подразделения, оклад, численность сотрудников по штату и по факту, недокомплектация сотрудниками. Добавить необходимую запись можно с помощью кнопки .
В открывшейся форме необходимо выбрать должность.
Далее внести данные по окладу и ставке.
После внесения всех изменений необходимо нажать на кнопку ОК.
Изменение параметров подразделения производится путем нажатия на функциональную клавишу . Изменение параметров подразделения не сопровождается созданием приказа или переводом сотрудников. Этот инструмент необходим для того, чтобы исправить случайные ошибки в наименовании, коде, типе или группе, либо в случае необходимости внесения кода (в случае, если ранее код проставлен не был).
Параметры подразделения изменяются путем корректировки существующих данных, действия по изменению данных производятся в аналогичной форме, используемой и при создании подразделения.
Деактуализация подразделения производится в случае ликвидации подразделения (например, реорганизации вуза). Нельзя деактуализировать подразделение, у которого есть дочерние подразделения. Для деактуализации существующего подразделения необходимо выделить конкретное подразделение, щелкнуть левой кнопкой мыши по функциональной клавише . Далее подтвердить свои действия путем нажатия в запросе на клавишу Да.
При необходимости можно восстановить деактуализированное подразделение. Для этого следует сначала выделить деактуализированное подразделение, а затем нажать и подтвердить восстановление.
Существует возможность изменения родительского подразделения (функциональная клавиша
). В форме необходимо выбрать новое родительское подразделение (пиктограмма
).
Произведенные действия необходимо подтвердить с помощью нажатия на функциональную клавишу ОК.
Чтобы назначить режим внедрения для подразделения, необходимо нажать на клавишу .
Режим внедрения – такой режим, когда существует возможность полноценно работать в ИСУ ВУЗе, но не предусмотрено формирование проектов приказов (для действий не требуется подтверждающий документ). Режим внедрения может быть назначен как для всей организации, так и для конкретного подразделения. В форме при необходимости указать сроки включения режима внедрения (поставить галочку рядом с фразой «Включить режим внедрения с… до…», указать даты включения режима внедрения).
Чтобы переименовать подразделение, необходимо нажать на клавишу . Далее ввести новое полное и сокращенное наименования, номер и дату приказа. Автоматически создается приказ, и перемещаются работавшие сотрудники из переименовываемого подразделения в подразделение с новым названием, также перемещаются нагрузка и расписание.
Для просмотра работающих сотрудников в конкретном подразделении необходимо выделить подразделение, далее нажать функциональную клавишу .
В данной форме существует возможность просмотреть сведения по конкретному сотруднику, для этого необходимо выделить сотрудника и нажать на клавишу .
Модуль загрузки данных по сотрудникам и студентам из таблиц Microsoft Excel
В ИСУ ВУЗе реализована возможность загрузки в систему сотрудников и студентов из списков, сформированных в приложении Microsoft Excel. Данная функция необходима для массовой загрузки сотрудников и студентов и доступна администратору системы. При загрузке в систему следует учитывать, что есть обязательная и дополнительная для загрузки информация. Обязательная для загрузки информация должна быть указана в таблице Excel, без нее загрузка будет невозможна, если в таблице Excel присутствует и дополнительная информация, которую необходимо внести, то в таблицу ИСУ ВУЗа нужно внести дополнительные поля, соответствующие типу вносимой информации.
Загрузка в ИСУ ВУЗ сотрудников из таблиц Microsoft Excel
Для загрузки сотрудников из имеющейся таблицы Excel, необходимо открыть меню Администратор, команду Системный сервис, Загрузка сотрудников. Далее откроется форма Загрузка сотрудников.
В данной форме необходимо выбрать организацию из выпадающего списка, прикрепить файл, нажав на пиктограмму . Далее нужно указать номер листа документа Microsoft Excel, из которого выгружаются данные
, номер первой и номер последней строки
(программа автоматически высчитывает конечную строку таблицы). Начальное и конечное значения указываются с помощью двойного щелчка левой клавишей мыши на каждом пустом поле (можно использовать команду Настроить поле меню Действия или пиктограмму
).
Номер столбца, из которого берется значение, в форме можно изменить ) . Рядом с полем данных в скобках указаны номера столбцов и строк, которым соответствуют ячейки, откуда система берет данные по умолчанию (первая цифра – номер строки, вторая цифра – номер столбца). Также указано содержание поля.
Нажать ОК.
Действия необходимо повторить для каждого значения (фамилия, имя, отчество, дата рождения и т.д.). Шрифт в строках, которые уже заполнены, - синий, шрифт пустых строк - красный.
Следует отметить, что не должно оставаться пустых незаполненных ячеек.
Для загрузки списка сотрудников необходимо нажать пиктограмму ) или выбрать команду Загрузить данные меню Действия. При успешном выполнении загрузки данных выводится следующее сообщение:
Если загрузка произошла неуспешно, то выведется сообщение с указанием ошибки. Например,
Следует отметить, что при неправильно указанном подразделении, категории сотрудника загрузка в систему становится невозможной.
Загрузка в ИСУ ВУЗ студентов из таблиц Microsoft Excel
Для загрузки студентов из имеющейся таблицы Excel, необходимо открыть меню Администратор, команду Системный сервис, Загрузка студентов. Далее откроется форма Загрузка студентов.
В данной форме необходимо выбрать организацию из выпадающего списка, прикрепить файл, нажав на пиктограмму ) . Далее нужно указать номер листа документа Microsoft Excel, из которого выгружаются данные
) , номер первой и номер последней строки
) (программа автоматически высчитывает конечную строку таблицы). Начальное и конечное значения указываются с помощью двойного щелчка левой клавишей мыши на каждом пустом поле (можно использовать команду Настроить поле меню Действия или пиктограмму
) ).
Номер столбца, из которого берется значение, в форме можно изменить . Рядом с полем данных в скобках указаны номера столбцов и строк, которым соответствуют ячейки, откуда система берет данные по умолчанию (первая цифра – номер строки, вторая цифра – номер столбца). Также указано содержание поля.
Нажать ОК.
Действия необходимо повторить для каждого значения (фамилия, имя, отчество, дата рождения и т.д.). Шрифт в строках, которые уже заполнены, - синий, шрифт пустых строк - красный. Следует отметить, что не должно оставаться пустых незаполненных ячеек.
Особо следует обратить внимание на строку с данными о типе финансирования. Если в вузе предполагается обучение по разным типам финансирования, то необходимо добавить поле: Тип финансирования. И в загружаемом документе Microsoft Excel тоже должен быть указан тип финансирования. Если в вузе происходит обучение по одному типу финансирования (только внебюджет), то данные можно не указывать.
В качестве подразделения выступает деканат либо факультет. При указании подразделения следует иметь в виду, что в данном деканате должны обучать по указанной в таблице специальности, соответствующему ей сроку обучения и форме обучения.
Для загрузки списка студентов необходимо нажать пиктограмму или выбрать команду Загрузить данные меню Действия. При успешном выполнении загрузки данных выводится следующее сообщение:
Если загрузка произошла неуспешно, то выведется сообщение с указанием ошибки. Например,
Работа с шаблонами
Конфигурацию данных можно сохранить как шаблон – пиктограмма , в форме сохранение шаблона указать наименование, нажать ОК. Сохранение конфигурации
Данный шаблон можно использовать для последующей загрузки данных.
Следует отметить, что при сохранении шаблона для загрузки сотрудников, он может использоваться только для загрузки сотрудников, для загрузки списка студентов его применять уже нельзя. То же самое и с шаблона для загрузки студентов.
Для открытия шаблона используется пиктограмма . Выбор конфигурации
В форме Выбор конфигурации выбрать необходимый шаблон, выделив его. Нажать ОК.
Шаблон можно удалить (пиктограмма формы Выбор конфигурации), редактировать (пиктограмма
).
Добавление полей данных
Если в таблице Microsoft Excel присутствую дополнительные поля с информацией, которую необходимо загрузить в ИСУ ВУЗ, то в таблицу ИСУ ВУЗа следует добавить дополнительные поля данных: меню Действия, команда Добавить поле (либо использовать пиктограмму ). Из выпадающего списка формы выбрать необходимые данные и указать столбец, из которого ИСУ ВУЗ будет загружать эти данные. Поле данных Нажать ОК.
Чтобы удалить дополнительные поля данных, нужно щелкнуть на пиктограмме (или выбрать команду Удалить поле меню Действия). Текст строк с дополнительной информацией выделен черным цветом.
Изменение информации ячеек
Если в файле Microsoft Excel допущены ошибки в столбцах, то можно изменить информацию – щелкнуть на пиктограмме или выбрать меню Действие, команду Изменить ячейки. Изменение ячейки
Информацию полей можно изменить. Далее нажать ОК. при закрытии формы загрузки сотрудников система выдаст сообщение об изменении некоторых полей и спросит о необходимости сохранения изменений в файле Microsoft Excel. При необходимости внесения изменений в данные таблицы Microsoft Excel и последующего сохранения документа нажать Да. Внимание