Модуль работы администратора
Модуль работы администратора
Назначение функционала для роли
Назначение функционала для роли производится в АРМе Администратора (меню Администратор, команда Настройка АРМов, Права доступа к функциям АРМов).
Необходимо выбрать АРМ, в котором производится назначение функционала для роли. Функционал можно назначить как для должности, так и для конкретного человека. Рассмотрим назначение функционала для должности.
В форме необходимо выбрать закладку «Для должности». Далее необходимо выбрать организацию, тип роли. Для разных АРМов может быть как одна роль, так и разное количество типов ролей.
Для того чтобы назначить функции для должности, необходимо выделить нужные функции, далее нажать 
Чтобы отфильтровать по алфавиту имеющиеся функции, необходимо щелкнуть левой клавишей мыши в шапке таблицы, в ячейке, в которой расположено слово «Функции». Нужную функцию также можно найти, печатая название в строке поиск 
Функции делятся на группы. Имеется возможность показа групп необходимых функций. Для этого необходимо нажать на функциональную клавишу 
.
Из выпадающего списка выбрать необходимые функции (проставить галочки). По умолчанию система показывает все существующие функции.
Чтобы отфильтровать по алфавиту существующие группы нужных функций необходимо щелкнуть левой клавишей мыши в шапке таблицы, в ячейке, в которой расположено слово «Группа».
Назначение функционала для человека
Имеется возможность назначать функционал для отдельного человека. Для этого из списка необходимо выбрать конкретного сотрудника (пиктограмма 
).
При разрешении пользования функцией, рядом с соответствующей записью ставится галочка в графе «Р» («разрешить»). Если необходимо запретить человеку пользоваться конкретной функцией, то галочку необходимо поставить в графе «З» («запретить»).
Работа с группами функций происходит аналогично работе с группами функций при назначении функционала для должности.
После всех произведенных изменений необходимо нажать клавишу .
Настройка проверки наличия данных при утверждении приказов
Проверка на наличие данных при утверждении приказов нужна для дополнительного мониторинга факта присутствия необходимой информации в системе. Настраивается администратором-настройщиком ИСУ ВУЗа. Для включения проверки необходимо выбрать меню Администратор, команду Настройка АРМов - Настройка проверки данных при утверждении приказов.
В самом начале необходимо указать в левом верхнем окне тип приказа, при утверждении которого будет происходить проверка наличия данных (выбрать из существующих или добавить новый). Для добавления нового типа приказа необходимо нажать на пиктограмму 
, далее выбрать тип приказа в окне Типы приказов.
При необходимости можно удалить тип приказа из данного списка – пиктограмма 
.
Далее настраиваются те данные, наличие которых будет проверяться при утверждении приказа. Добавление данных осуществляется пиктограммой 
, далее они выбираются из формы Проверяемые данные (выделяются галочками, кнопка Выбрать).
Удаляются ошибочно добавленные данные с помощью пиктограммы 
.
Следующий шаг – указание условий проверки данных. Они указываются в левом нижнем окне. Добавление условий проверки осуществляется с помощью пиктограммы 
, далее необходимо указать условия проверки.
Удаление условий – пиктограмма 
.
Настраиваются также значения условий проверки. Выделяется условие проверки, далее с помощью пиктограммы 
добавляются условия (условия выделяются галочками в форме Значения условий, кнопка Выбрать).
Для удаления условий проверки необходимо использовать пиктограмму 
.
Формы выходных документов
Одной из основных целей любой информационной системы является не столько ведение индивидуального и статистического учета, сколько возможность получения на основе имеющихся данных разнообразных печатных форм документов – заявлений, договоров, приказов, справок, карточек, списков, статистических отчетов и др.
Выходные документы ИСУ по характеру своего формирования условно можно подразделить на два основных вида – интегрированные и пользовательские. К интегрированным относятся «жесткие», то есть неизменяемые виды документов, формируемые либо непосредственно системой, либо на основе строгих шаблонов, изменение которых если и допустимо, то в крайне ограниченном диапазоне. Среди таких документов ведомости на сдачу контрольных точек, формы расписания занятий, некоторые виды статистических отчетов, акты и списки, формируемые на основе шаблонов Fast Report. Изменение таких форм документов возможно только программным способом, т.е. непосредственным перепрограммированием вывода данных в эти формы, поэтому формирование данных видов документов оставим на рассмотрение (в прямом смысле этого слова) самими пользователями. Пользовательскими можно назвать все остальные виды документов, формируемых на основе созданных пользователями шаблонов или заданными пользователями параметров. Как правило, таких документов в системе может быть неограниченное количество, а их выбор может осуществляться различными ролями сотрудников, работающих с системой. Пользовательские виды документов могут быть ограничены рамками функционала, но значительно расширяют возможности пользователей в получении требуемой информации в рамках одного документа. А главное – пользовательские документы доступны для изменения после их формирования.
К пользовательским выходным формам в ИСУ относятся:
1. документы MS Word, выводящие отображаемый на экране список, с которым в текущий момент работает сотрудник, с возможностью выбора нужных столбцов значений, загруженных из базы данных для каждого элемента этого списка (функционал «Печать текущего списка»);
2. документы MS Excel, выводящие отображаемый на экране список, с которым в текущий момент работает сотрудник, с возможностью выбора нужных столбцов значений, загружаемых из базы данных для каждого элемента этого списка во время формирования документа (функционал «Развернутый список»);
3. документы MS Word или MS Excel, выводящие отображаемый на экране список, с которым в текущий момент работает сотрудник, с возможностью выбора нужного заранее созданного и прикрепленного администратором-настройщиком шаблона (функционал «Список записей по шаблону»);
4. документы MS Word или MS Excel, выводящие произвольные списки людей (сотрудников, студентов, абитуриентов), создаваемые пользователями, непосредственно работающими с этими людьми, с возможностью задания всевозможных условий отбора, выводимых в отчет граф значений, а также выбора типа выходного документа, размера шрифта и ориентации страницы (функционал «Запросы»);
5. справки и карточки на конкретного человека либо конкретно указанных людей, формируемые на основе HTML-шаблонов, сохраненных в базе данных, или Excel-шаблонов, сохраненных в специальном каталоге (функционал «Справки и карточки» в работе со списком людей или с окном персональных данных конкретного человека);
6. документы MS Word или MS Excel произвольного вида на конкретного человека (сотрудника, студента или абитуриента) на основе HTML-шаблонов, сохраненных в базе данных, или Excel-шаблонов, сохраненных в специальном каталоге, привязанных к конкретному функционалу (договора, дополнительные соглашения, заявления, выпускные документы: диплом, копия диплома, приложение к диплому, экзаменационный лист, академическая справка и др.);
7. проекты приказов, приказы и выписки из приказов, формируемые в MS Word на основе сохраненных в базе данных HTML-шаблонов формулировок как произвольного, так и единого утвержденного законодательством образца;
8. командировочные удостоверения на конкретного человека либо конкретно указанных людей из конкретного приказа, формируемые на основе Excel-шаблона, сохраненного в специальном каталоге (функционал «Командировочные удостоверения» в работе со списком сотрудников АРМа Канцелярии или АРМа Отдела кадров);
9. некоторые статистические отчеты различных категорий, формируемые на основе Excel-шаблонов, сохраненных в специальном каталоге (функционал «Статистическая отчетность»).
Документы на основе рабочего списка
Наиболее популярным среди пользователей информационных систем является функционал фильтрации списков объектов, с которыми они работают в текущий момент времени. Фильтрация ограничивает видимость записей в загруженном списке по какому-то условию или по ряду условий.
Рассмотрим типичный кадровый пример. Из общего списка работающих сотрудников нужно выбрать только мужчин профессорско-преподавательского состава, возраст которых на текущую дату составляет полных 30, 40, 50 или 60 лет. После применения соответствующих фильтров общий список сожмётся до небольшого количества записей, которые надо распечатать и отдать руководству:
Пользователям ИСУ предоставляется несколько способов сформировать документ на основе выбранного списка.
Печать текущего списка
При вызове функционала «Печать текущего списка» (в АРМ Отдела кадров для этого достаточно нажать клавишу F7 либо найти соответствующий пункт меню) откроется дополнительное окно выбора граф (столбцов, полей) для вывода в отчет путём простановки «галочек» рядом с названиями этих граф. Ниже в этом же окне можно указать и ориентацию страницы формируемого на основе выбранных граф документа Microsoft Word.
После нажатия кнопки Ok будет сформирован и открыт соответствующий документ MS Word.
Остается произвести лишь небольшие ручные изменения размеров столбцов и выравниванию значений в них, после чего документ можно либо распечатать, либо сохранить на носителе, либо отправить на почту руководителя.
Развернутый список
При вызове функционала «Печать текущего списка» (в АРМ Отдела кадров для этого достаточно нажать клавишу F9 либо найти соответствующий пункт меню), как и в случае функционала «Печать текущего списка», откроется дополнительное окно выбора граф для вывода в отчет путём простановки «галочек» рядом с названиями этих граф в левой части окна. В правой части окна будет отображаться список выбранных пользователем граф с возможностью указания порядка размещения граф, выравнивания данных в этих графах, а также задания иных наименований для них в выходном документа Microsoft Excel.
После нажатия кнопки 
будет сформирован и открыт соответствующий документ MS Excel.
Сформированный и открытый документ MS Excel, как и все пользовательские документы, может быть изменен вручную с применением функционала приложения, распечатан либо сохранен на внешний носитель.
К преимущественным особенностям данного функционала наряду с более широким выбором граф, а также с выше указанными возможностями размещения и выравнивания граф и форматирования заголовков и значений в них, следует указать и возможность неоднократного использования однажды заданного набора граф без повторного их выбора при каждом использовании функционала для различных отфильтрованных списков.
При помощи кнопки 
текущий упорядоченный и отформатированный набор граф можно сохранить в базу данных под определенным названием с определенным типом доступа к нему со стороны других пользователей системой (всем, всем в своей организации, всем в своем подразделении, либо только самому себе).
При помощи кнопки
можно сохранить отредактированный набор граф можно сохранить в базу данных под новым названием с определенным типом доступа к нему со стороны других пользователей системой.
Нажатием на кнопку 
можно открыть ранее сохраненный набор граф из списка ранее сохраненных пользователями в рамках доступа к ним для текущего пользователя.
Список записей по шаблону
При вызове функционала «Список записей по шаблону» (в АРМ Отдела кадров для этого достаточно нажать клавишу F8 либо найти соответствующий пункт меню), откроется дополнительное окно выбора нужного заранее созданного администратором-настройщиком и прикрепленного к данному типу документов шаблона (порядок создания шаблонов с использованием макросов рассмотрен в отдельном разделе описания).
После нажатия кнопки Ok будет сформирован и открыт соответствующий документ MS Office.
Запросы
В качестве еще одного инструмента получения выходных документов в ИСУ ВУЗ реализован функционал формирования различных списков людей по непосредственным запросам из базы данных с динамическим указанием условий отбора записей и граф вывода данных по отобранным записям.
Вызов функционала осуществляется из АРМа Отдела кадров (по сотрудникам и студентам) и из АРМа Приемной комиссии (по абитуриентам) при помощи нажатия на кнопку 
или выбора пункта меню «Запросы» в окне со списком людей.
Функционал является самостоятельным и не привязан к открытому в текущий момент списку людей, но, как и функционал формирования развернутых списков, отличается возможностью сохранения созданных запросов для их последующего использования. Однако по своей специфике работа с запросами начинается со списка ранее сохраненных запросов.
По внешнему виду этого окна нетрудно заметить, что в списке отображаются запросы, формирующие документы в формате MS Word и MS Excel, кроме того в список, кроме собственных запросов пользователя, могут быть включены запросы, созданные другими пользователи того же подразделения, той же организации, либо запросы общего доступа. Осуществлена возможность быстрого поиска нужного запроса по названию, а также фильтрации списка по формату вывода и/или по типу доступа (например, для выбора только собственных запросов пользователя).
Выполнение выбранного запроса из списка производится нажатием кнопки 
, клавиши Enter либо выбором пункта «Выполнить» меню «Запрос». Результатом выполнения будет открытый документ Microsoft Office, сформированный в соответствии с параметрами выбранного запроса.
Кроме того, в рамках текущего списка, могут быть созданы новые запросы, изменены ранее созданные запросы, а также удалены запросы, потерявшие свою актуальность.
Списочный запрос
Рассмотрим функционал и некоторые особенности создания динамических запросов на конкретном примере. Допустим, что нам необходимо создать «Ведомость на получение юбилейных подарков» из того же списка работающих мужчин профессорско-преподавательского состава, возраст которых на текущую дату составляет полных 30, 40, 50 или 60 лет, с выводом в отчет таких же граф, как и в выше приведенном примере, а именно: «Фамилия имя отчество», «Подразделение», «Должность», «Ставка», «Дата приема» плюс графа «Подпись в получении».
Для создания нового запроса можно воспользоваться нажатием кнопки 
, клавиши Insert или выбором соответствующего пункта «Создать» меню «Запрос», после чего откроется окно с тремя отдельными вкладками, необходимыми для формирования запроса – «Условия запроса», «Вывести в отчет» и «Настройка отчета». Как правило, многие пользователи нередко путают первые две вкладки в силу их внешней похожести, из-за чего испытывают значительные затруднения в общем понимании функционала запросов, хотя названия этих вкладок говорят сами за себя – «Условия отбора людей» и «Выводимые в формируемый документ данные».
Условия запроса
Под условиями запроса понимается задание того самого фильтра, по которому будут выбираться из всех доступных текущему пользователю списков людей только те, которые удовлетворяют условию поставленного перед ним задания.
В нашем случае, прежде всего, из числа всех сотрудников, необходимо выбрать только работающих. Для этого требуется выбрать и задать условие для параметра «Состояние сотрудника», находящегося в списке доступных параметров в левой части вкладки.
Выбор выделенного параметра запроса осуществляется двойным кликом мыши по нему или нажатием кнопки «Принять», после чего он переходит из списка доступных в список выбранных параметров.
Выделив выбранный параметр можно задать условия для ограничения его значений. Поскольку состояния сотрудников ограничены определенным набором (классификатором), то этот параметр по умолчанию попадает в список со всеми его доступными значениями, среди которых нужно оставить только удовлетворяющие требуемому условию, а именно «Работающий».
Достичь этой цели можно несколькими способами: выделяя в списке и удаляя из него кнопкой 
поочереди каждое ненужное значение; выделив мышкой с нажатой клавишей Ctrl все ненужные значения и удалив их все одним нажатием кнопки .
Однако чаще всего более удобным считается третий способ:
выделение всех значений параметра кнопкойочистка списка значений кнопкой
с подтверждением удаления всех значений нажатием кнопки «Да» на появившемся окне добавление нужных значений кнопкой
Примечания При добавлении из списка возможных значений перед появлением окна выбора этих значений всегда появляется окно с полями «Выборочно», «Задано» и «Не задано». Два последних значения актуальны, когда параметр является необязательным для всех объектов запроса и нужно выбрать те, у которых этот параметр задан или не задан. Поскольку каждый объект всегда находится в определенном состоянии, то для этого параметра допустим лишь выборочный набор значений.
Значение «Кандидат на увольнение» отмечено для того, чтобы учесть сотрудников, по которым создан приказ на увольнение, но дата увольнения еще не наступила.
Казалось бы, параметр запроса выбран, его допустимые значения указаны, и теперь можно переходить к выбору и заданию значений следующего параметра, определяющего условия нашего запроса. Однако следует отметить, что такое задание параметра не приведет к получению нужного результата. Созданный документ может вместо одного списка содержать в себе два списка, в один из которых будут включены все кандидаты на увольнение, а в другой – только работающие сотрудники, причем эти результирующие таблицы будут следовать друг за другом в том порядке, в котором они размещены в списке допустимых значений параметра «Состояние сотрудника». Этот порядок вывода настраивается кнопками подъема 
и спуска 
значений по списку. Причем, если задано несколько параметров с несколькими значениями, то будут создаваться списки с учетом всех этих параметров по их порядку в списке по каждому значению каждого из параметров с последовательной вложенностью их значений. Порядок параметров также настраивается кнопками и под списком выбранных параметров. Кроме того, перед каждым списком в документе будет указан перечень значений перечислимых параметров, которым удовлетворяют объекты, вошедшие в список, а также количество вошедших в список записей. Этот подход удобен при создании например списков сотрудников по подразделениям, списков студентов по группам, списков абитуриентов по специальностям, когда перед каждым списком будет указано наименование подразделения, (группы, специальности), а также при выводе количественных значениях без списков с применением условия «Не показывать списки людей».
Для того, чтобы избежать вывода в документ нескольких групп списков, необходимо группировать перечислимые параметры по «ИЛИ» или по «И». Чаще всего используется группировка по «ИЛИ». При такой группировке значений параметра каждая запись запроса проверяется на удовлетворение хотя бы одному условию по значениям данного параметра, и все такие записи попадают в одну группу (таблицу).
Группировка по «И» обозначает, что каждый объект включается в общий список (т.е. в единую группу записей) только в том случае, если он удовлетворяет всем условиям по данному выбранному параметру. Такое возможно например, если требуется выбрать людей, чьи фамилии начинаются на «А», содержат «Б» и заканчиваются на «В». В этом случае на выбранный параметр «Фамилия» следует наложить все три условия и группировать их по «И». В нашем примере соответственно для параметра «Состояние сотрудника» требуется поставить «галочку» группировки по «ИЛИ».
Впрочем, такую группировку рекомендуется применять для всех параметров независимо от количества значений по каждому из них. Это бывает необходимо для того, чтобы перед таблицей со списком не выводились применяемые значения заданных параметров.
Теперь можно выбрать остальные параметры и задать их значения для достижения цели выборки записей нашего запроса. Поскольку по условию в документ должны попасть мужчины (т.е. сотрудники мужского пола), следующим параметром выбираем «Пол», любым из удобных способов оставляем для него только одно значение «Мужской» и группируем его по «ИЛИ».
Для выбора сотрудников профессорско-преподавательского состава понадобится проделать те же действия с параметром «Категория сотрудника», оставив для него одно значение «ППС».
Далее нам нужно, чтобы в запрос попали сотрудники, возраст которых на текущую дату составляет полных 30, 40, 50 и 60 лет. Находим и выбираем в списке доступных параметров параметр «Возраст (полных лет)». Нетрудно заметить, что в отличие от перечислимых параметров, при выборе этого параметра список его допустимых значений не заполняется автоматически, следовательно задание перечня этих значений необходимо произвести вручную.
Используя кнопку , создадим перечень допустимых значений возраста сотрудников. После нажатия на эту кнопку откроется окно для опраделения условия для вводимого значения.
Поскольку количество полных лет человека является целым числом, то и значения его могут быть точно равны или не равны какому-то конкретному значению, быть больше или меньше него, либо находиться в определенном интервале значений. Кроме того, для необязательных значений (а возраст человека определён только тогда, когда введена дата его рождения) возможно задать условие наличия («Задано») или отсутствия («Не задано») значений этого параметра.
В случае нашего примера требуется задать условие строго равенства возраста конкретным числам. Поэтому поочередно вводим значения, выбирая строчку «Равно» и указывая нужные значения 30, 40, 50 и 60.
Соответственно не стоит забывать о группировке введенных значений по «ИЛИ», чтобы все люди с указанными возрастами попали в общий список, а не выводились в разных таблицах с заголовком примененного условия перед списком.
Все условия нашего примера вроде бы заданы. Однако прежде, чем приступить к указанию граф, отображаемых в выходном документе, следует обратить внимание на некоторые тонкости чисто кадрового характера.
Во-первых, любой работник, занимающийся кадровым учетом сотрудников организации, превосходно знает, что один сотрудник – это не просто человек, как физическое лицо, а человек, занимающий конкретную должность в конкретном подразделении. И один человек может помимо своей основной должности одновременно работать на одной или нескольких других должностях по совместительству, а соответственно и в случае соблюдения условий запроса может попасть в выходной два или более раз.
Работа с шаблонами
Шаблоны – образцы, которые берутся за основу при создании документов. По шаблонам создаются такие документы, приказы как приказы о зачислении, отчислении, восстановлении и т.д., академические справки, дипломы, приложения к диплому, графики отпусков сотрудников, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам и т.д. Для просмотра и редактирования шаблонов необходимо через Администратора зайти в ИСУ ВУЗ, в меню Администратор выбрать команду Общие настройки, далее – Настройка структуры организации.
Далее в форме необходимо выбрать организацию, нажать на кнопку 
Существует два типа шаблонов: html-шаблоны и excel-шаблоны. Нtml-шаблоны используются в Microsoft Word, excel-шаблоны – в Microsoft Еxcel.
Возможны просмотр и редактирование шаблонов. Для того чтобы просмотреть шаблон, необходимо выбрать
интересующий шаблон, нажать на кнопку 
.
Если требуется редактирование шаблона, то в данном случае используется кнопка 
.
Редактируется только выбранная запись.
Можно задать срок действия шаблона. Для этого нужно выбрать из классификатора дату окончания срока действия шаблона.
Для того чтобы привязать конкретный шаблон к статусу студента (дипломник, восстанавливаемый, выбывший и т.д.), необходимо нажать на кнопку 
.
В форме необходимо отметить галочками необходимый для данного шаблона статус студента и нажать OК. Справа в данной форме отражается статус студента, который по умолчанию привязан к данному шаблону.
Можно использовать шаблоны, созданные для другой организации. Для этого необходимо нажать 
,
в форме из выпадающего списка выбрать тип шаблона и организацию, из которой нужно загрузить необходимый шаблон. Далее нажать ОК.
Существующие шаблоны также можно удалить (
).
Удаляется только выделенная запись.
Для того чтобы привязать конкретный шаблон к статусу студента (дипломник, восстанавливаемый, выбывший и т.д.), необходимо нажать на кнопку .
В форме необходимо отметить галочками необходимый для данного шаблона статус студента и нажать OК. Справа в данной форме отражается статус студента, который по умолчанию привязан к данному шаблону.
Можно использовать шаблоны, созданные для другой организации. Для этого необходимо нажать ,
в форме из выпадающего списка выбрать тип шаблона и организацию, из которой нужно загрузить необходимый шаблон. Далее нажать ОК.
Существующие шаблоны также можно удалить ().
Удаляется только выделенная запись.
Шаблоны подразделяются на одиночные и групповые. Одиночные шаблоны – шаблоны, с помощью которых создаются документы по одному студенту, групповые – по группе студентов. Вид шаблона выбирается в форме, путем простановки точки рядом с названием вида.
После внесения всех необходимых изменений необходимо нажать 
.
Для создания новой записи создания шаблона к необходимому виду приказа, необходимо выбрать вид документа (выделить), далее нажать на 
.
В форме необходимо назвать шаблон, выбрать из классификатора организацию, обозначить одиночный или групповой вид шаблона, выбрать ориентацию страницы. Если необходимо указать срок действия приказа, то срок выбрать в разделе Действителен до. Далее уже создается сам шаблон. На каждый тип документа можно создавать по несколько шаблонов, как html, так и excel. Для создания html-шаблонов могут использоваться различные html – редакторы. Наиболее распространенные FrontPage и Macromedia Dreamweaver. Нtml-шаблоны создаются из интерфейса.
Еxcel-шаблоны хранятся в папке Doc Templates каталога ИСУ ВУЗ. Для загрузки данных шаблонов необходимо нажать на пиктограмму Добавить 
.
При создании шаблонов для получения данных из базы могут использоваться макросы, которые добавляются с помощью кнопки 
. В форме необходимо выбрать (выделить) необходимый макрос и нажать ОК (для облегчения работы можно воспользоваться поиском).
Список всех макросов находится в главном меню (меню Администратор, команда Классификаторы и справочники, Справочники макросов выходных форм).
Макросы можно распечатать (название, как применяется, что обозначает по каким-либо параметрам). Для этого нажать на пиктограмму 
. В форме выбрать данные и порядок столбцов.
Далее для распечатывания отчета щелкнуть на пиктограмму расположенную в правой части формы.
Выбранную выгрузку данных можно сохранить (пиктограмма 
), при сохранении изменений, проведенных в ранее сохраненном шаблоне выгрузки данных, используется пиктограмма .
В форме указывается название шаблона и кому данный шаблон доступен.
Открыть имеющийся шаблон списка можно при помощи пиктограммы .
Просмотреть макрос – пиктограмма 
.Далее открывается форма для просмотра.
Для удобства пользователей макрос, с которым не произведено ознакомление, в списке макросов отмечен галочкой (столбец таблицы «Новый»). Галочка автоматически перестанет отображаться после просмотра соответствующего макроса. Таким образом, после обновления системы пользователь имеет возможность видеть новые макросы.
Создание и корректировка структуры организации
Структура организации - устройство вуза, взаиморасположение и связь его подразделений. При внедрении системы ИСУ ВУЗ в первую очередь создается электронный прототип структуры вуза на основе существующей структуры университета (института, академии). Она необходима, главным образом, для определения подчиненности подразделений при формировании штатного расписания, для назначения ролям прав доступа в подразделения, для определения зоны видимости сотрудников подчиненных подразделений. Для создания и корректировки структуры организации необходимо войти в МСУ ВУЗ через Администратора, в меню Администратор выбрать команду Общие настройки, Настройки структуры организации.
Далее из списка выбирается организация, для которой производится создание или корректировка структуры. Необходимо выделить необходимую запись, нажать на функциональную клавишу 
Далее откроется структура конкретной организации.
В форме можно просмотреть существующие подразделения, фамилии их руководителей, количество сотрудников, работающих в организации, код подразделения, работающих сотрудников в конкретном подразделении и их личную информацию
Чтобы просмотреть неактуальные подразделения (деактуализированные), необходимо поставить галочку рядом с надписью 
.
Также можно создать новое подразделение, изменить параметры подразделения и настроить его штатную структуру, деактуализировать подразделение, восстановить деактуализированное подразделение, переименовать его, изменить родительское подразделение, назначить режим внедрения.
Чтобы создать новое подразделение в текущей организации, необходимо нажать на кнопку 
.
В форме в закладке «Основные параметры» указывается полное и сокращенное наименование подразделения, код подразделения, организация, частью которой будет являться создаваемое подразделение, тип и группа подразделения. В закладке «Дополнительные параметры» указываются номера телефонов подразделения (внешний и внутренний), а также рабочие номера телефонов руководителя подразделения. В закладке «Штат должностей» прописывается штат должностей подразделения, оклад, численность сотрудников по штату и по факту, недокомплектация сотрудниками. Добавить необходимую запись можно с помощью кнопки 
.
В открывшейся форме необходимо выбрать должность.
Далее внести данные по окладу и ставке.
После внесения всех изменений необходимо нажать на кнопку ОК.
Изменение параметров подразделения производится путем нажатия на функциональную клавишу 
. Изменение параметров подразделения не сопровождается созданием приказа или переводом сотрудников. Этот инструмент необходим для того, чтобы исправить случайные ошибки в наименовании, коде, типе или группе, либо в случае необходимости внесения кода (в случае, если ранее код проставлен не был).
Параметры подразделения изменяются путем корректировки существующих данных, действия по изменению данных производятся в аналогичной форме, используемой и при создании подразделения.
Деактуализация подразделения производится в случае ликвидации подразделения (например, реорганизации вуза). Нельзя деактуализировать подразделение, у которого есть дочерние подразделения. Для деактуализации существующего подразделения необходимо выделить конкретное подразделение, щелкнуть левой кнопкой мыши по функциональной клавише 
. Далее подтвердить свои действия путем нажатия в запросе на клавишу Да.
При необходимости можно восстановить деактуализированное подразделение. Для этого следует сначала выделить деактуализированное подразделение, а затем нажать 
и подтвердить восстановление.
Существует возможность изменения родительского подразделения (функциональная клавиша 
). В форме необходимо выбрать новое родительское подразделение (пиктограмма 
).
Произведенные действия необходимо подтвердить с помощью нажатия на функциональную клавишу ОК.
Чтобы назначить режим внедрения для подразделения, необходимо нажать на клавишу 
.
Режим внедрения – такой режим, когда существует возможность полноценно работать в ИСУ ВУЗе, но не предусмотрено формирование проектов приказов (для действий не требуется подтверждающий документ). Режим внедрения может быть назначен как для всей организации, так и для конкретного подразделения. В форме при необходимости указать сроки включения режима внедрения (поставить галочку рядом с фразой «Включить режим внедрения с… до…», указать даты включения режима внедрения).
Чтобы переименовать подразделение, необходимо нажать на клавишу 
. Далее ввести новое полное и сокращенное наименования, номер и дату приказа. Автоматически создается приказ, и перемещаются работавшие сотрудники из переименовываемого подразделения в подразделение с новым названием, также перемещаются нагрузка и расписание.
Для просмотра работающих сотрудников в конкретном подразделении необходимо выделить подразделение, далее нажать функциональную клавишу 
.
В данной форме существует возможность просмотреть сведения по конкретному сотруднику, для этого необходимо выделить сотрудника и нажать на клавишу 
.
Модуль загрузки данных по сотрудникам и студентам из таблиц Microsoft Excel
В ИСУ ВУЗе реализована возможность загрузки в систему сотрудников и студентов из списков, сформированных в приложении Microsoft Excel. Данная функция необходима для массовой загрузки сотрудников и студентов и доступна администратору системы. При загрузке в систему следует учитывать, что есть обязательная и дополнительная для загрузки информация. Обязательная для загрузки информация должна быть указана в таблице Excel, без нее загрузка будет невозможна, если в таблице Excel присутствует и дополнительная информация, которую необходимо внести, то в таблицу ИСУ ВУЗа нужно внести дополнительные поля, соответствующие типу вносимой информации.
Загрузка в ИСУ ВУЗ сотрудников из таблиц Microsoft Excel
Для загрузки сотрудников из имеющейся таблицы Excel, необходимо открыть меню Администратор, команду Системный сервис, Загрузка сотрудников. Далее откроется форма Загрузка сотрудников.
В данной форме необходимо выбрать организацию из выпадающего списка, прикрепить файл, нажав на пиктограмму 
. Далее нужно указать номер листа документа Microsoft Excel, из которого выгружаются данные 
, номер первой и номер последней строки 
(программа автоматически высчитывает конечную строку таблицы). Начальное и конечное значения указываются с помощью двойного щелчка левой клавишей мыши на каждом пустом поле (можно использовать команду Настроить поле меню Действия или пиктограмму 
).
Номер столбца, из которого берется значение, в форме можно изменить 
) . Рядом с полем данных в скобках указаны номера столбцов и строк, которым соответствуют ячейки, откуда система берет данные по умолчанию (первая цифра – номер строки, вторая цифра – номер столбца). Также указано содержание поля.
Нажать ОК.
Действия необходимо повторить для каждого значения (фамилия, имя, отчество, дата рождения и т.д.). Шрифт в строках, которые уже заполнены, - синий, шрифт пустых строк - красный.
Следует отметить, что не должно оставаться пустых незаполненных ячеек.
Для загрузки списка сотрудников необходимо нажать пиктограмму 
) или выбрать команду Загрузить данные меню Действия. При успешном выполнении загрузки данных выводится следующее сообщение:
Если загрузка произошла неуспешно, то выведется сообщение с указанием ошибки. Например,
Следует отметить, что при неправильно указанном подразделении, категории сотрудника загрузка в систему становится невозможной.
Загрузка в ИСУ ВУЗ студентов из таблиц Microsoft Excel
Для загрузки студентов из имеющейся таблицы Excel, необходимо открыть меню Администратор, команду Системный сервис, Загрузка студентов. Далее откроется форма Загрузка студентов.
В данной форме необходимо выбрать организацию из выпадающего списка, прикрепить файл, нажав на пиктограмму 
) . Далее нужно указать номер листа документа Microsoft Excel, из которого выгружаются данные 
) , номер первой и номер последней строки 
) (программа автоматически высчитывает конечную строку таблицы). Начальное и конечное значения указываются с помощью двойного щелчка левой клавишей мыши на каждом пустом поле (можно использовать команду Настроить поле меню Действия или пиктограмму 
) ).
Номер столбца, из которого берется значение, в форме можно изменить 
. Рядом с полем данных в скобках указаны номера столбцов и строк, которым соответствуют ячейки, откуда система берет данные по умолчанию (первая цифра – номер строки, вторая цифра – номер столбца). Также указано содержание поля.
Нажать ОК.
Действия необходимо повторить для каждого значения (фамилия, имя, отчество, дата рождения и т.д.). Шрифт в строках, которые уже заполнены, - синий, шрифт пустых строк - красный. Следует отметить, что не должно оставаться пустых незаполненных ячеек.
Особо следует обратить внимание на строку с данными о типе финансирования. Если в вузе предполагается обучение по разным типам финансирования, то необходимо добавить поле: Тип финансирования. И в загружаемом документе Microsoft Excel тоже должен быть указан тип финансирования. Если в вузе происходит обучение по одному типу финансирования (только внебюджет), то данные можно не указывать.
В качестве подразделения выступает деканат либо факультет. При указании подразделения следует иметь в виду, что в данном деканате должны обучать по указанной в таблице специальности, соответствующему ей сроку обучения и форме обучения.
Для загрузки списка студентов необходимо нажать пиктограмму 
или выбрать команду Загрузить данные меню Действия. При успешном выполнении загрузки данных выводится следующее сообщение:
Если загрузка произошла неуспешно, то выведется сообщение с указанием ошибки. Например,
Работа с шаблонами
Конфигурацию данных можно сохранить как шаблон – пиктограмма 
, в форме сохранение шаблона указать наименование, нажать ОК.
Данный шаблон можно использовать для последующей загрузки данных.
Следует отметить, что при сохранении шаблона для загрузки сотрудников, он может использоваться только для загрузки сотрудников, для загрузки списка студентов его применять уже нельзя. То же самое и с шаблона для загрузки студентов.
Для открытия шаблона используется пиктограмма 
.
В форме Выбор конфигурации выбрать необходимый шаблон, выделив его. Нажать ОК.
Шаблон можно удалить (пиктограмма 
формы Выбор конфигурации), редактировать (пиктограмма 
).
Добавление полей данных
Если в таблице Microsoft Excel присутствую дополнительные поля с информацией, которую необходимо загрузить в ИСУ ВУЗ, то в таблицу ИСУ ВУЗа следует добавить дополнительные поля данных: меню Действия, команда Добавить поле (либо использовать пиктограмму
). Из выпадающего списка формы выбрать необходимые данные и указать столбец, из которого ИСУ ВУЗ будет загружать эти данные.
Нажать ОК.
Чтобы удалить дополнительные поля данных, нужно щелкнуть на пиктограмме 
(или выбрать команду Удалить поле меню Действия). Текст строк с дополнительной информацией выделен черным цветом.
Изменение информации ячеек
Если в файле Microsoft Excel допущены ошибки в столбцах, то можно изменить информацию – щелкнуть на пиктограмме 
или выбрать меню Действие, команду Изменить ячейки.
Информацию полей можно изменить. Далее нажать ОК. при закрытии формы загрузки сотрудников система выдаст сообщение об изменении некоторых полей и спросит о необходимости сохранения изменений в файле Microsoft Excel. При необходимости внесения изменений в данные таблицы Microsoft Excel и последующего сохранения документа нажать Да.
