Модуль работы администратора
Модуль работы администратора
Назначение функционала для роли
Назначение функционала для роли производится в АРМе Администратора (меню Администратор, команда Настройка АРМов, Права доступа к функциям АРМов).
Необходимо выбрать АРМ, в котором производится назначение функционала для роли. Функционал можно назначить как для должности, так и для конкретного человека. Рассмотрим назначение функционала для должности.
В форме необходимо выбрать закладку «Для должности». Далее необходимо выбрать организацию, тип роли. Для разных АРМов может быть как одна роль, так и разное количество типов ролей.
Для того чтобы назначить функции для должности, необходимо выделить нужные функции, далее нажать 
Чтобы отфильтровать по алфавиту имеющиеся функции, необходимо щелкнуть левой клавишей мыши в шапке таблицы, в ячейке, в которой расположено слово «Функции». Нужную функцию также можно найти, печатая название в строке поиск 
Функции делятся на группы. Имеется возможность показа групп необходимых функций. Для этого необходимо нажать на функциональную клавишу 
.
Из выпадающего списка выбрать необходимые функции (проставить галочки). По умолчанию система показывает все существующие функции.
Чтобы отфильтровать по алфавиту существующие группы нужных функций необходимо щелкнуть левой клавишей мыши в шапке таблицы, в ячейке, в которой расположено слово «Группа».
Назначение функционала для человека
Имеется возможность назначать функционал для отдельного человека. Для этого из списка необходимо выбрать конкретного сотрудника (пиктограмма 
).
При разрешении пользования функцией, рядом с соответствующей записью ставится галочка в графе «Р» («разрешить»). Если необходимо запретить человеку пользоваться конкретной функцией, то галочку необходимо поставить в графе «З» («запретить»).
Работа с группами функций происходит аналогично работе с группами функций при назначении функционала для должности.
После всех произведенных изменений необходимо нажать клавишу .
Настройка проверки наличия данных при утверждении приказов
Проверка на наличие данных при утверждении приказов нужна для дополнительного мониторинга факта присутствия необходимой информации в системе. Настраивается администратором-настройщиком ИСУ ВУЗа. Для включения проверки необходимо выбрать меню Администратор, команду Настройка АРМов - Настройка проверки данных при утверждении приказов.
В самом начале необходимо указать в левом верхнем окне тип приказа, при утверждении которого будет происходить проверка наличия данных (выбрать из существующих или добавить новый). Для добавления нового типа приказа необходимо нажать на пиктограмму 
, далее выбрать тип приказа в окне Типы приказов.
При необходимости можно удалить тип приказа из данного списка – пиктограмма 
.
Далее настраиваются те данные, наличие которых будет проверяться при утверждении приказа. Добавление данных осуществляется пиктограммой 
, далее они выбираются из формы Проверяемые данные (выделяются галочками, кнопка Выбрать).
Удаляются ошибочно добавленные данные с помощью пиктограммы 
.
Следующий шаг – указание условий проверки данных. Они указываются в левом нижнем окне. Добавление условий проверки осуществляется с помощью пиктограммы 
, далее необходимо указать условия проверки.
Удаление условий – пиктограмма 
.
Настраиваются также значения условий проверки. Выделяется условие проверки, далее с помощью пиктограммы 
добавляются условия (условия выделяются галочками в форме Значения условий, кнопка Выбрать).
Для удаления условий проверки необходимо использовать пиктограмму 
.
Формы выходных документов
Одной из основных целей любой информационной системы является не столько ведение индивидуального и статистического учета, сколько возможность получения на основе имеющихся данных разнообразных печатных форм документов – заявлений, договоров, приказов, справок, карточек, списков, статистических отчетов и др.
Выходные документы ИСУ по характеру своего формирования условно можно подразделить на два основных вида – интегрированные и пользовательские. К интегрированным относятся «жесткие», то есть неизменяемые виды документов, формируемые либо непосредственно системой, либо на основе строгих шаблонов, изменение которых если и допустимо, то в крайне ограниченном диапазоне. Среди таких документов ведомости на сдачу контрольных точек, формы расписания занятий, некоторые виды статистических отчетов, акты и списки, формируемые на основе шаблонов Fast Report. Изменение таких форм документов возможно только программным способом, т.е. непосредственным перепрограммированием вывода данных в эти формы, поэтому формирование данных видов документов оставим на рассмотрение (в прямом смысле этого слова) самими пользователями. Пользовательскими можно назвать все остальные виды документов, формируемых на основе созданных пользователями шаблонов или заданными пользователями параметров. Как правило, таких документов в системе может быть неограниченное количество, а их выбор может осуществляться различными ролями сотрудников, работающих с системой. Пользовательские виды документов могут быть ограничены рамками функционала, но значительно расширяют возможности пользователей в получении требуемой информации в рамках одного документа. А главное – пользовательские документы доступны для изменения после их формирования.
К пользовательским выходным формам в ИСУ относятся:
1. документы MS Word, выводящие отображаемый на экране список, с которым в текущий момент работает сотрудник, с возможностью выбора нужных столбцов значений, загруженных из базы данных для каждого элемента этого списка (функционал «Печать текущего списка»);
2. документы MS Excel, выводящие отображаемый на экране список, с которым в текущий момент работает сотрудник, с возможностью выбора нужных столбцов значений, загружаемых из базы данных для каждого элемента этого списка во время формирования документа (функционал «Развернутый список»);
3. документы MS Word или MS Excel, выводящие отображаемый на экране список, с которым в текущий момент работает сотрудник, с возможностью выбора нужного заранее созданного и прикрепленного администратором-настройщиком шаблона (функционал «Список записей по шаблону»);
4. документы MS Word или MS Excel, выводящие произвольные списки людей (сотрудников, студентов, абитуриентов), создаваемые пользователями, непосредственно работающими с этими людьми, с возможностью задания всевозможных условий отбора, выводимых в отчет граф значений, а также выбора типа выходного документа, размера шрифта и ориентации страницы (функционал «Запросы»);
5. справки и карточки на конкретного человека либо конкретно указанных людей, формируемые на основе HTML-шаблонов, сохраненных в базе данных, или Excel-шаблонов, сохраненных в специальном каталоге (функционал «Справки и карточки» в работе со списком людей или с окном персональных данных конкретного человека);
6. документы MS Word или MS Excel произвольного вида на конкретного человека (сотрудника, студента или абитуриента) на основе HTML-шаблонов, сохраненных в базе данных, или Excel-шаблонов, сохраненных в специальном каталоге, привязанных к конкретному функционалу (договора, дополнительные соглашения, заявления, выпускные документы: диплом, копия диплома, приложение к диплому, экзаменационный лист, академическая справка и др.);
7. проекты приказов, приказы и выписки из приказов, формируемые в MS Word на основе сохраненных в базе данных HTML-шаблонов формулировок как произвольного, так и единого утвержденного законодательством образца;
8. командировочные удостоверения на конкретного человека либо конкретно указанных людей из конкретного приказа, формируемые на основе Excel-шаблона, сохраненного в специальном каталоге (функционал «Командировочные удостоверения» в работе со списком сотрудников АРМа Канцелярии или АРМа Отдела кадров);
9. некоторые статистические отчеты различных категорий, формируемые на основе Excel-шаблонов, сохраненных в специальном каталоге (функционал «Статистическая отчетность»).
Документы на основе рабочего списка
Наиболее популярным среди пользователей информационных систем является функционал фильтрации списков объектов, с которыми они работают в текущий момент времени. Фильтрация ограничивает видимость записей в загруженном списке по какому-то условию или по ряду условий.
Рассмотрим типичный кадровый пример. Из общего списка работающих сотрудников нужно выбрать только мужчин профессорско-преподавательского состава, возраст которых на текущую дату составляет полных 30, 40, 50 или 60 лет. После применения соответствующих фильтров общий список сожмётся до небольшого количества записей, которые надо распечатать и отдать руководству:
Пользователям ИСУ предоставляется несколько способов сформировать документ на основе выбранного списка.
Печать текущего списка
При вызове функционала «Печать текущего списка» (в АРМ Отдела кадров для этого достаточно нажать клавишу F7 либо найти соответствующий пункт меню) откроется дополнительное окно выбора граф (столбцов, полей) для вывода в отчет путём простановки «галочек» рядом с названиями этих граф. Ниже в этом же окне можно указать и ориентацию страницы формируемого на основе выбранных граф документа Microsoft Word.
После нажатия кнопки Ok будет сформирован и открыт соответствующий документ MS Word.
Остается произвести лишь небольшие ручные изменения размеров столбцов и выравниванию значений в них, после чего документ можно либо распечатать, либо сохранить на носителе, либо отправить на почту руководителя.
Развернутый список
При вызове функционала «Печать текущего списка» (в АРМ Отдела кадров для этого достаточно нажать клавишу F9 либо найти соответствующий пункт меню), как и в случае функционала «Печать текущего списка», откроется дополнительное окно выбора граф для вывода в отчет путём простановки «галочек» рядом с названиями этих граф в левой части окна. В правой части окна будет отображаться список выбранных пользователем граф с возможностью указания порядка размещения граф, выравнивания данных в этих графах, а также задания иных наименований для них в выходном документа Microsoft Excel.
После нажатия кнопки 
будет сформирован и открыт соответствующий документ MS Excel.
Сформированный и открытый документ MS Excel, как и все пользовательские документы, может быть изменен вручную с применением функционала приложения, распечатан либо сохранен на внешний носитель.
К преимущественным особенностям данного функционала наряду с более широким выбором граф, а также с выше указанными возможностями размещения и выравнивания граф и форматирования заголовков и значений в них, следует указать и возможность неоднократного использования однажды заданного набора граф без повторного их выбора при каждом использовании функционала для различных отфильтрованных списков.
При помощи кнопки 
текущий упорядоченный и отформатированный набор граф можно сохранить в базу данных под определенным названием с определенным типом доступа к нему со стороны других пользователей системой (всем, всем в своей организации, всем в своем подразделении, либо только самому себе).
При помощи кнопки
можно сохранить отредактированный набор граф можно сохранить в базу данных под новым названием с определенным типом доступа к нему со стороны других пользователей системой.
Нажатием на кнопку 
можно открыть ранее сохраненный набор граф из списка ранее сохраненных пользователями в рамках доступа к ним для текущего пользователя.
Список записей по шаблону
При вызове функционала «Список записей по шаблону» (в АРМ Отдела кадров для этого достаточно нажать клавишу F8 либо найти соответствующий пункт меню), откроется дополнительное окно выбора нужного заранее созданного администратором-настройщиком и прикрепленного к данному типу документов шаблона (порядок создания шаблонов с использованием макросов рассмотрен в отдельном разделе описания).
После нажатия кнопки Ok будет сформирован и открыт соответствующий документ MS Office.
Запросы
В качестве еще одного инструмента получения выходных документов в ИСУ ВУЗ реализован функционал формирования различных списков людей по непосредственным запросам из базы данных с динамическим указанием условий отбора записей и граф вывода данных по отобранным записям.
Вызов функционала осуществляется из АРМа Отдела кадров (по сотрудникам и студентам) и из АРМа Приемной комиссии (по абитуриентам) при помощи нажатия на кнопку 
или выбора пункта меню «Запросы» в окне со списком людей.
Функционал является самостоятельным и не привязан к открытому в текущий момент списку людей, но, как и функционал формирования развернутых списков, отличается возможностью сохранения созданных запросов для их последующего использования. Однако по своей специфике работа с запросами начинается со списка ранее сохраненных запросов.
По внешнему виду этого окна нетрудно заметить, что в списке отображаются запросы, формирующие документы в формате MS Word и MS Excel, кроме того в список, кроме собственных запросов пользователя, могут быть включены запросы, созданные другими пользователи того же подразделения, той же организации, либо запросы общего доступа. Осуществлена возможность быстрого поиска нужного запроса по названию, а также фильтрации списка по формату вывода и/или по типу доступа (например, для выбора только собственных запросов пользователя).
Выполнение выбранного запроса из списка производится нажатием кнопки 
, клавиши Enter либо выбором пункта «Выполнить» меню «Запрос». Результатом выполнения будет открытый документ Microsoft Office, сформированный в соответствии с параметрами выбранного запроса.
Кроме того, в рамках текущего списка, могут быть созданы новые запросы, изменены ранее созданные запросы, а также удалены запросы, потерявшие свою актуальность.
Списочный запрос
Рассмотрим функционал и некоторые особенности создания динамических запросов на конкретном примере. Допустим, что нам необходимо создать «Ведомость на получение юбилейных подарков» из того же списка работающих мужчин профессорско-преподавательского состава, возраст которых на текущую дату составляет полных 30, 40, 50 или 60 лет, с выводом в отчет таких же граф, как и в выше приведенном примере, а именно: «Фамилия имя отчество», «Подразделение», «Должность», «Ставка», «Дата приема» плюс графа «Подпись в получении».
Для создания нового запроса можно воспользоваться нажатием кнопки 
, клавиши Insert или выбором соответствующего пункта «Создать» меню «Запрос», после чего откроется окно с тремя отдельными вкладками, необходимыми для формирования запроса – «Условия запроса», «Вывести в отчет» и «Настройка отчета». Как правило, многие пользователи нередко путают первые две вкладки в силу их внешней похожести, из-за чего испытывают значительные затруднения в общем понимании функционала запросов, хотя названия этих вкладок говорят сами за себя – «Условия отбора людей» и «Выводимые в формируемый документ данные».
Условия запроса
Под условиями запроса понимается задание того самого фильтра, по которому будут выбираться из всех доступных текущему пользователю списков людей только те, которые удовлетворяют условию поставленного перед ним задания.
В нашем случае, прежде всего, из числа всех сотрудников, необходимо выбрать только работающих. Для этого требуется выбрать и задать условие для параметра «Состояние сотрудника», находящегося в списке доступных параметров в левой части вкладки.
Выбор выделенного параметра запроса осуществляется двойным кликом мыши по нему или нажатием кнопки «Принять», после чего он переходит из списка доступных в список выбранных параметров.
Выделив выбранный параметр можно задать условия для ограничения его значений. Поскольку состояния сотрудников ограничены определенным набором (классификатором), то этот параметр по умолчанию попадает в список со всеми его доступными значениями, среди которых нужно оставить только удовлетворяющие требуемому условию, а именно «Работающий».
Достичь этой цели можно несколькими способами: выделяя в списке и удаляя из него кнопкой 
поочереди каждое ненужное значение; выделив мышкой с нажатой клавишей Ctrl все ненужные значения и удалив их все одним нажатием кнопки .
Однако чаще всего более удобным считается третий способ:
выделение всех значений параметра кнопкойочистка списка значений кнопкой
с подтверждением удаления всех значений нажатием кнопки «Да» на появившемся окне добавление нужных значений кнопкой
Примечания При добавлении из списка возможных значений перед появлением окна выбора этих значений всегда появляется окно с полями «Выборочно», «Задано» и «Не задано». Два последних значения актуальны, когда параметр является необязательным для всех объектов запроса и нужно выбрать те, у которых этот параметр задан или не задан. Поскольку каждый объект всегда находится в определенном состоянии, то для этого параметра допустим лишь выборочный набор значений.
Значение «Кандидат на увольнение» отмечено для того, чтобы учесть сотрудников, по которым создан приказ на увольнение, но дата увольнения еще не наступила.
Казалось бы, параметр запроса выбран, его допустимые значения указаны, и теперь можно переходить к выбору и заданию значений следующего параметра, определяющего условия нашего запроса. Однако следует отметить, что такое задание параметра не приведет к получению нужного результата. Созданный документ может вместо одного списка содержать в себе два списка, в один из которых будут включены все кандидаты на увольнение, а в другой – только работающие сотрудники, причем эти результирующие таблицы будут следовать друг за другом в том порядке, в котором они размещены в списке допустимых значений параметра «Состояние сотрудника». Этот порядок вывода настраивается кнопками подъема 
и спуска 
значений по списку. Причем, если задано несколько параметров с несколькими значениями, то будут создаваться списки с учетом всех этих параметров по их порядку в списке по каждому значению каждого из параметров с последовательной вложенностью их значений. Порядок параметров также настраивается кнопками и под списком выбранных параметров. Кроме того, перед каждым списком в документе будет указан перечень значений перечислимых параметров, которым удовлетворяют объекты, вошедшие в список, а также количество вошедших в список записей. Этот подход удобен при создании например списков сотрудников по подразделениям, списков студентов по группам, списков абитуриентов по специальностям, когда перед каждым списком будет указано наименование подразделения, (группы, специальности), а также при выводе количественных значениях без списков с применением условия «Не показывать списки людей».
Для того, чтобы избежать вывода в документ нескольких групп списков, необходимо группировать перечислимые параметры по «ИЛИ» или по «И». Чаще всего используется группировка по «ИЛИ». При такой группировке значений параметра каждая запись запроса проверяется на удовлетворение хотя бы одному условию по значениям данного параметра, и все такие записи попадают в одну группу (таблицу).
Группировка по «И» обозначает, что каждый объект включается в общий список (т.е. в единую группу записей) только в том случае, если он удовлетворяет всем условиям по данному выбранному параметру. Такое возможно например, если требуется выбрать людей, чьи фамилии начинаются на «А», содержат «Б» и заканчиваются на «В». В этом случае на выбранный параметр «Фамилия» следует наложить все три условия и группировать их по «И». В нашем примере соответственно для параметра «Состояние сотрудника» требуется поставить «галочку» группировки по «ИЛИ».
Впрочем, такую группировку рекомендуется применять для всех параметров независимо от количества значений по каждому из них. Это бывает необходимо для того, чтобы перед таблицей со списком не выводились применяемые значения заданных параметров.
Теперь можно выбрать остальные параметры и задать их значения для достижения цели выборки записей нашего запроса. Поскольку по условию в документ должны попасть мужчины (т.е. сотрудники мужского пола), следующим параметром выбираем «Пол», любым из удобных способов оставляем для него только одно значение «Мужской» и группируем его по «ИЛИ».
Для выбора сотрудников профессорско-преподавательского состава понадобится проделать те же действия с параметром «Категория сотрудника», оставив для него одно значение «ППС».
Далее нам нужно, чтобы в запрос попали сотрудники, возраст которых на текущую дату составляет полных 30, 40, 50 и 60 лет. Находим и выбираем в списке доступных параметров параметр «Возраст (полных лет)». Нетрудно заметить, что в отличие от перечислимых параметров, при выборе этого параметра список его допустимых значений не заполняется автоматически, следовательно задание перечня этих значений необходимо произвести вручную.
Используя кнопку , создадим перечень допустимых значений возраста сотрудников. После нажатия на эту кнопку откроется окно для опраделения условия для вводимого значения.
Поскольку количество полных лет человека является целым числом, то и значения его могут быть точно равны или не равны какому-то конкретному значению, быть больше или меньше него, либо находиться в определенном интервале значений. Кроме того, для необязательных значений (а возраст человека определён только тогда, когда введена дата его рождения) возможно задать условие наличия («Задано») или отсутствия («Не задано») значений этого параметра.
В случае нашего примера требуется задать условие строго равенства возраста конкретным числам. Поэтому поочередно вводим значения, выбирая строчку «Равно» и указывая нужные значения 30, 40, 50 и 60.
Соответственно не стоит забывать о группировке введенных значений по «ИЛИ», чтобы все люди с указанными возрастами попали в общий список, а не выводились в разных таблицах с заголовком примененного условия перед списком.
Все условия нашего примера вроде бы заданы. Однако прежде, чем приступить к указанию граф, отображаемых в выходном документе, следует обратить внимание на некоторые тонкости чисто кадрового характера.
Во-первых, любой работник, занимающийся кадровым учетом сотрудников организации, превосходно знает, что один сотрудник – это не просто человек, как физическое лицо, а человек, занимающий конкретную должность в конкретном подразделении. И один человек может помимо своей основной должности одновременно работать на одной или нескольких других должностях по совместительству, а соответственно и в случае соблюдения условий запроса может попасть в выходной два или более раз.
Чтобы избежать включения внутреннего совместительства работников, следует выбрать и задать и сгруппировать по «ИЛИ» перечислимый параметр «Тип сотрудника», исключив из списка его значений ненужные.
Во-вторых, на работника может быть возложено исполнение обязанностей, что не является внутренним совместительством, но также может привести к многократному включению таких сотрудников в список выходного документа. В ИСУ для отличия основной должности от сопутствующей задан параметр «Профиль сотрудника» с двумя допустимыми значениями, из которых следует оставить только один «Основная должность» и также сгруппировать по «ИЛИ».
И наконец, чтобы полностью завершить рассмотрение вкладки «Условия запроса», целесообразно определить незатронутые нашим примером атрибуты, которые используются реже остальных, но могут влиять на конечный результат.
Атрибут «Показывать записи, по которым нет людей» используется в том случае, когда условия запроса включают параметры с несгруппированными значениями, которым не удовлетворяет ни один человек в запросе (например, подразделение без сотрудников). Без этого атрибута такие значения этого параметра будут пропущены, а в документ попадут только значения с непустыми списками после них. С этим атрибутом в документе будут отображены все значения параметра, включая пустые, после которых списков сотрудников выводиться не будет.
Атрибут «Выводить совокупные характеристики» активен по умолчанию и обозначает, что в список могут попасть две и более одинаковые записи. Например, при выводе только ФИО всех сотрудников те, которые имеют внутренние совместительства или исполнение обязанностей, будут включены в документ столько раз, сколько должностей они занимают. Если снять этот атрибут, то в список попадут только различные ФИО и перед списком не будет строки с количеством записей в нём. В нашем примере имеет смысл отменить этот атрибут.
Атрибут «Не показывать списки людей» доступен только при активном атрибуте вывода совокупных характеристик и служит, как упоминалось ранее, для получения количественных (статистических) результатов по несгруппированным значениям параметров. Так, например, можно получить список подразделений с количеством сотрудников, учебных групп с количеством студентов, специальностей с количеством абитуриентов. Атрибут «Включать подчиненные подразделения» актуален только для запросов по сотрудникам с целью учета подразделений организации, входящих в структуру указанных значений соответствующего параметра.
Задание полей вывода
Как упоминалось ранее, вкладка «Вывести в отчет» имеет некоторую визуальную схожесть с вкладкой условий запроса, поскольку содержит как список доступных полей вывода, во многом совпадающий со списком доступных параметров запроса, так и кнопки «Принять», «Вернуть» и «Очистить», служащие для выбора, отмены выбора и очистки списка выбранных полей, так же, как и при формировании списка параметров.
Это внешнее сходство нередко является основной причиной недоразумений, когда пользователи включают в список параметров запроса поля, которые хотели бы получить в выходном документе, а сформировать сам документ не могут, поскольку фактически не указали, что нужно выводить в документ, и кнопка выполнения запроса остается неактивной.
В нашем примере требуется вывести в отчет графы (столбцы, поля) «Фамилия имя отчество», «Подразделение», «Должность», «Ставка» и «Дата приема».
Находим в списке доступных полей поле «ФИО», «Подразделение – наименование», «Должность», «Доля ставки» и «Дата приема» и выбираем их поочередно двойным кликом мыши или нажатием кнопки «Принять».
Если поля вывода были выбраны не в том порядке, в котором должны отображаться в готовом документе, то их можно расположить в требуемой последовательности при помощи кнопок подъема и спуска . «Стрелочки» слева от названий выбранных полей обозначают тип сортировки выводимых записей (по возрастанию 
или 
по убыванию), который можно изменить или отменить при помощи соответствующих кнопок со стрелками, расположенных под списком полей.
Кнопкой 
(«Только для сортировки») и соответствующим символом в списке выбранных полей могут быть отмечены поля, по которым будет производиться указанная сортировка, но само поле не попадет в документ отдельной графой результирующей таблицы. Например, если потребуется создать список людей по старшинству, не указывая их возраста.
Проделанных действий уже вполне достаточно, чтобы получить готовый отчет, нажав кнопку «Выполнить». Полученный в результате документ будет содержать требуемый список, однако будет не совсем корректен и потребует от пользователя лишних ручных поправок, которых можно было бы избежать дополнительными настройками запроса.
Сразу видно, что наименования граф таблицы совпадают с названиями выбранных полей и некоторые из них отличаются от требуемых названий по условию нашего примера. Названия выводимых граф можно поменять двойным кликом мыши по выбранному полю или нажатием кнопки
.
Такими действиями переименовываем графу «ФИО» в «Фамилия имя отчество», «Подразделение – наименование» в «Подразделение», «Доля ставки» в «Ставка».
Кроме того, по условию нашего примера результирующая таблица должна завершаться графой «Подпись в получении». Вполне естественно, что в списке доступных полей такое наименование будет отсутствовать, как и наименования других произвольных полей (например «Примечания» или «Отметка о выполнении»), данных по которым просто не предусмотрено в информационной системе.
Для добавления произвольных граф необходимо выбирать из списка так называемое «Пустое поле», либо воспользоваться кнопкой 
, после чего в появившемся окне указать название добавляемой графы.
Теперь список выбранных граф будет выглядеть следующим образом:(см. рисунок Список выбранных граф)
А запрос после выполнения создаст следующий документ (см. рисунок Результат запроса)
Все включенные в список графы (кроме графы порядкового номера) при выводе результатов запроса в документ Microsoft Word автоматически имеют равную ширину, а при выводе в документ Microsoft Excel ширина граф подгоняется по максимальной длине входящих в них значений. Изменение ширины граф до нужных размеров полностью предоставляется пользователю, работающему с запросами.
В последнем варианте создаваемого нашим запросом документа уже имеются все нужные графы с нужными наименованиями. Список полностью соответствует заданному условию. Однако не было бы лишним, если бы вместо заголовка «Запрос 21» автоматически выводился требуемый условием нашего примера текст, а именно «Ведомость на получение юбилейных подарков».
Очевидно, что в заголовок попало автоматически присвоенное запросу название. Поэтому для его изменения нужно просто сохранить созданный запрос с указанным названием. Для этого используем кнопку «Сохранить», расположенную в нижней части окна формирования запроса, а в появившемся окне укажем его наименование.
После сохранения запроса в заголовке окна будет отображаться указанное название, сам запрос добавится в список запросов (это будет видно после закрытия окна работы с запросом). Кроме того, в нижней части окна рядом с кнопкой «Сохранить» появится кнопка «Сохранить как», которую можно будет использовать для создания нового запроса на основе текущего.
Для исправления ошибки в названии запроса, при изменении этого названия, как и любых условий запроса и перечня выводимых граф, следует повторно сохранить запрос и при необходимости указать исправленное или другое нужное наименование.
Вновь создаваемые запросы после сохранения автоматически доступны только их создателю. Для изменения доступа к запросу следует устанавливать нужный тип доступа, указав нужное значение в поле «Запрос доступен», расположенного в нижней части рабочего окна работы с запросом.
Дополнительные настройки
Рассмотрим последнюю вкладку окна формирования запроса «Настройка отчета», которая поможет нам полностью завершить процедуру создания конечного документа, добавив в него несколько заключительных штрихов.
Установим для нашего примера нужный размер шрифта, горизонтальную ориентацию страницы документа и другие поля отступа слева и справа от края страницы. После сохранения и выполнения запроса сформированный документ будет выглядеть так (см. рисунок Печать ведомости в MS Word).
Применив те же параметры с размером шрифта 12 для вывода в Microsoft Excel, получим (см. рисунок Печать ведомости в MS Excel).
Групповой запрос
Рассмотрим пример запроса с выводом нескольких списков, записи которых связаны по какому-либо признаку, то есть объединенных в какие-то различные группы. Для простоты возьмем за основу условия предыдущего примера, но потребуем разделение общего списка на отдельные списки по каждому конкретному юбилейному возрасту.
Для этого в списке всех запросов найдем ранее созданный запрос «Ведомость на получение юбилейных подарков», набрав в поле поиска начальные буквы названия запроса, и откроем его для изменения кнопкой 
или выбором пункта «Изменить» меню «Запрос».
Откроется уже знакомое окно формирования и настройки запроса с тремя вкладками.
В списке выбранных параметров вкладки «Условия запроса» найдем и выделим параметр «Возраст (полных лет)» и отменим его группировку по «ИЛИ».
Во вкладке «Вывести в отчет» откажемся от вывода в отчет граф «Ставка» и «Дата приема» путем выделения этих граф и нажатием кнопки «Вернуть».
Во вкладке «Настройка отчета» установим «Вертикальную» ориентацию страницы и выполним запрос, нажав на кнопку «Выполнить».
Сформированный документ будет иметь следующий вид (см. рисунок Сформированный документ).
В документ попали те же сотрудники, но теперь стало ясно, кому из них дарить подарки, соответствующие исполненному возрасту.
Статистический запрос
Теперь на основе полученного в пункте 1.7 Групповой запрос создадим статистический запрос, то есть запрос, результатом которого будет не список людей, а количественные показатели. Условием примера будет информация о количестве юбиляров каждого возраста из числа мужчин профессорско-преподавательского состава.
Для этого во вкладке «Условия запроса» для параметра «Возраст (полных лет)», не включая группировку по «ИЛИ», включим атрибуты «Выводить совокупные характеристики» и «Не показывать списки людей».
Выполнение данного запроса сформирует документ следующего вида:
Настройка шаблонов выходных форм
Работа с шаблонами
Если документы на основе рабочего списка данных, описанные в пунктах 1.5.1 Печать текущего списка и 1.5.2 Развернутый список, как и документы, формируемые по динамическим запросам, о которых говорилось в разделе 1.6 Запросы, не требуют административного вмешательства, то документы со списками записей по шаблону (пункт 1.5.3 Список записей по шаблону), как и все остальные пользовательские документы, не создаются самими пользователями, а используют специально настроенные администратором ИСУ шаблоны, созданные на основе пользовательских образцов и прикрепленные к всевозможным видам приказов, договоров, отчетов и других документов организации.
Использование шаблонов позволяет достичь максимального приближения к формированию документов произвольного образца, включая государственные формы приказов и отчетов. Их построение основано на вставке нужных значений из базы данных в нужные позиции документа в нужном формате отображения. Количество таких форм всегда ограничено, их структура фиксирована и используется в повседневной работе пользователей. Поэтому функция настройки и привязки шаблонов предоставлена специально обученному сотруднику (сотрудникам), которому дана роль администратора-настройщика системы.
В состав одного образовательного холдинга может входить несколько самостоятельных организаций (например, филиалов), каждая из которых имеет свой внутренний документооборот, а значит и свои бланки документов и формулировки приказов, которые могут отличаться от аналогичных документов других организаций, входящих в холдинг. Следовательно настройка шаблонов документов может быть, как едина для всего холдинга, так и отдельно для каждой его организации.
В АРМе Администратора-настройщика откроем форму структуры организации (пункт меню «Администратор – Общие настройки – Настройка структуры организации») и выделим организацию, для которой необходимо настроить формы выходных документов.
Используя кнопку 
или пункт «Настройка шаблонов документов» меню «Настройка», активируем форму работы с документами выбранной организации, которая визуально разделена на две функциональные части. В верхней части расположен список видов документов, с настроенными для организации шаблонами. Нижняя часть формы служит для отображения и настройки выделенного шаблона документа конкретного вида.
Виды документов, для которых не заданы шаблоны, выделены в списке серым курсивом. Для этих видов документов могут действовать шаблоны первой верхней по структуре организации, для которой они заданы.
Все документы делятся в ИСУ на несколько групп: служебные («Заголовок приказа» и «Концевик приказа»), приказы («По сотрудникам», «По студентам» и «По учебной работе»), выпускные документы и отчеты. Шаблоны приказов, кроме того, могут быть одиночными (для одного человека) и групповыми (для нескольких людей). Для любого вида документа, кроме служебных, как правило, может быть задано неограниченное количество шаблонов.
Все пользовательские документы с настраиваемыми шаблонами для своего формирования используют приложения Microsoft Word и Microsoft Excel. Шаблоны MS Excel создаются непосредственно в приложении Excel, сохраняются в подкаталоге «Doc Templates» каталога с рабочими файлами ИСУ и прикрепляются к документу в виде ссылки на имя Excel-файла, как показано выше. Документы MS Word формируются на основе шаблонов формата HTML, задаваемых в нижней части формы и хранящихся в базе данных.
Для создания нового шаблона к документу определенного вида необходимо использовать кнопку 
, после чего в открытом окне указать наименование шаблона и его характеристики.
Групповой вид шаблона актуален только для приказов. Более того, для приказов, создаваемых на основе проектов, настоятельно рекомендуется создавать сразу оба вида шаблона «Одиночный» и «Групповой», поскольку их выбор осуществляется системой автоматически, исходя из количества людей (объектов), попавших в конкретный пункт приказа.
Ориентация страницы актуальна только для HTML-шаблонов, открываемых приложением Microsoft Word. Характеристика «Действителен до» определяет предельный срок действия шаблона, то есть дату, после которой шаблон не будет доступен. Это бывает необходимо для случаев, когда необходимо деактуализировать устаревшие шаблоны с возможностью их восстановления.
Изменение установленных характеристик шаблона после его создания возможно при помощи корректировки полей «Шаблон» (наименование шаблона), «до» (срок действия шаблона) и кнопок 
/ 
(вертикальная и горизонтальная ориентация страницы) и 
/ 
одиночный и групповой вид шаблона), расположенных в нижней части настроечного окна.
Имя файла шаблона MS Excel указывается в поле «Файл» либо может выбрано из списка файлов, открывающимся нажатием кнопки
.
Для удаления шаблона используется кнопка в верхней части функционала. После удаления шаблона его восстановление будет возможным только путем создания нового шаблона.
Для загрузки шаблонов одноименного вида документа, ранее созданных для другой организации холдинга, необходимо воспользоваться кнопкой 
и указать в открытой после этого форме организацию, из шаблоны которой заменят шаблоны этого вида документа, установленные для текущей организации.
Это бывает целесообразным для синхронизации шаблонов и экономии времени администратора при внесении минимальных изменений в загруженные шаблоны формата HTML (особенно в формулировки приказов).
Шаблоны формата HTML
Выше отмечалось, что язык HTML используется в ИСУ для создания выходных документов Microsoft Word. Основной причиной, повлиявшей на выбор именно HTML-формата, явилось историческое развитие системы.
Первичной задачей ИСУ, как и большинства программных продуктов в сфере образования, являлся учет контингента обучающихся, автоматизация учебного процесса и его документальное сопровождение. Поэтому основными документами, в формировании которых нуждались пользователи, были приказы по студентам и учебной работе. При этом потребовалось создать интерфейс, в котором пользователи смогли бы самостоятельно вводить нужную формулировку или исправлять несложный шаблон, представленный в простом текстовом формате, а сам приказ выводился бы в приложение Microsoft Word, наиболее популярный по настоящее время даже среди начинающих пользователей. Самым простым решением оказалось использование HTML-кода.
Несложный текст шаблона HTML проще всего набрать непосредственно в окне формы работы с шаблонами документов. Просмотр приблизительного вида печатной формы набранного шаблона реализуется кнопкой
.
Так будет выглядеть изображенный выше шаблон в режиме такого просмотра (см. картинку Печатная форма набранного шаблона HTML)
Отмена режима просмотра и возврат в режим редактирования шаблона производится нажатием той же кнопки.
Полужирным шрифтом в режиме просмотра выделены специальные обозначения, которые при формировании документа с использованием данного шаблона будут интерпретированы значениями из базы данных. В режиме редактирования эти обозначения задаются словами или непрерывными словосочетаниями, называемыми макросами, начинающимися символами && для отличия от остального текста шаблона.
Для вставки нужного макроса в текущее место HTML-шаблона в режиме редактирования используется нажатие кнопки 
с последующим его поиском и выбором из списка в открывшемся окне.
Шаблоны более сложного формата с использованием HTML-тегов форматирования документа рекомендуется создавать более специализированными приложениями, например Macromedia Dreamweaver. Рассматривать здесь инструментарий и принципы работы сторонних приложений для создания шаблонов ИСУ нецелесообразно, поскольку практически все подобные официальные программные средства имеют свои подробные описания и могут быть изучены пользователями самостоятельно. Перенос созданного в отдельном приложении HTML-шаблона в поле редактирования нижней части окна настройки шаблонов документов для его сохранения при помощи кнопки 
осуществляется с использованием буфера обмена.
Вставка макросов из специального функционала «Макросы шаблонов выходных форм» в текст HTML-кода при его формировании в независимом приложении производится также через буфер обмена, как и при создании шаблонов Microsoft Excel. Подробнее работа с макросами будет рассмотрена отдельно.
Шаблоны формата Microsoft Excel
Несмотря на то, что приложение Microsoft Excel пользуется меньшей популярностью у пользователей, чем Microsoft Word, создание Excel-шаблонов ИСУ гораздо проще и нагляднее для администратора системы, осуществляется непосредственно в самом редакторе MS Excel и не требует других специальных приложений и владения их инструментарием.
Кроме того, в отличие HTML-кода, однозначно интерпретируемого редактором MS Word, здесь могут использоваться встроенные возможности редактора MS Excel, например многолистность одного документа, формулы, условное форматирование ячеек, вставка произвольных изображений и другие.
Excel-шаблоны удобнее всего использовать для документов, содержащих какие-либо табличные списки, или для документов строгого формата для печати на типографских бланках, где требуется строгое попадание значений в нужные позиции бланка с учетом отступов от краев страницы. Шаблоны Excel-формата создаются администратором-настройщиком на основе образцов, представляемых пользователями ИСУ, сохраняются отдельными файлами в специальном каталоге «Doc Templates» и прикрепляются к конкретным видам документов посредством указания имени файла с шаблоном. Использование макросов ИСУ в шаблонах Microsoft Excel будет рассмотрено отдельно на конкретных примерах.
Макросы шаблонов выходных форм
Справочник макросов
Для ознакомления и постоянной работы с макросами выходных форм используется выбор пункта «Администратор – Классификаторы и справочники – Справочник макросов выходных форм» главного меню АРМа Администратора-настройщика.
Открывающийся при этом список всегда содержит полный перечень макросов, актуальных для текущей версии информационной системы.
В первой графе списка для удобства администратора отмечены макросы, с которыми он еще не ознакомился путем нажатия на кнопку 
и открытия формы описания макроса, его параметров, синтаксиса и примеров использования.
После закрытия окна ознакомления «галочка» в графе «Новый» для этого макроса убирается. Это средство имеет дополнительное преимущество при обновлениях версии системы, поскольку список систематически изменяется, пополняясь новыми макросами, которые также будут отмечены в этом столбце списка.
Администратору следует учесть, что перечень макросов, с которым он уже ознакомился, сохраняется в профиле операционной системы, а не в базе данных. Поэтому открытие списка макросов под другим профилем или на другом компьютере не отобразит корректные отметки об ознакомлении с макросами.
Для нахождения нужного макроса данный функционал содержит инструментарий быстрого поиска набором подтекста и фильтрации списка по типам значений макросов и их вхождению в конкретные группы.
К тому же при работе с данным списком имеется возможность формирования документа Microsoft Excel для печати на бумажном носителе. Для этого используется кнопка
,открывающая форму создания развернутого списка на основе отображенных в таблице записей.
Функционал формирования развернутых списков подробно описан в пункте 1.5.2 Развернутый список и может быть использован для независимого ознакомления и в качестве подручного справочника при создании шаблонов выходных форм.
И наконец, в качестве дополнительного средства, не имеющего визуального отображения на форме со списком макросов, но о котором уже упоминалось ранее, стоит отметить возможность копирования найденного в списке макроса в буфер обмена стандартным сочетанием клавиш Ctrl+C (Ctrl-Insert) для вставки его в шаблон клавишами Ctrl+V (Shift-Insert).
Работа с шаблонами
Шаблоны – образцы, которые берутся за основу при создании документов. По шаблонам создаются такие документы, приказы как приказы о зачислении, отчислении, восстановлении и т.д., академические справки, дипломы, приложения к диплому, графики отпусков сотрудников, трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам и т.д. Для просмотра и редактирования шаблонов необходимо через Администратора зайти в ИСУ ВУЗ, в меню Администратор выбрать команду Общие настройки, далее – Настройка структуры организации.
Далее в форме необходимо выбрать организацию, нажать на кнопку 
Существует два типа шаблонов: html-шаблоны и excel-шаблоны. Нtml-шаблоны используются в Microsoft Word, excel-шаблоны – в Microsoft Еxcel.
Возможны просмотр и редактирование шаблонов. Для того чтобы просмотреть шаблон, необходимо выбрать
интересующий шаблон, нажать на кнопку 
.
Если требуется редактирование шаблона, то в данном случае используется кнопка 
.
Редактируется только выбранная запись.
Можно задать срок действия шаблона. Для этого нужно выбрать из классификатора дату окончания срока действия шаблона.
Для того чтобы привязать конкретный шаблон к статусу студента (дипломник, восстанавливаемый, выбывший и т.д.), необходимо нажать на кнопку 
.
В форме необходимо отметить галочками необходимый для данного шаблона статус студента и нажать OК. Справа в данной форме отражается статус студента, который по умолчанию привязан к данному шаблону.
Можно использовать шаблоны, созданные для другой организации. Для этого необходимо нажать 
,
в форме из выпадающего списка выбрать тип шаблона и организацию, из которой нужно загрузить необходимый шаблон. Далее нажать ОК.
Существующие шаблоны также можно удалить (
).
Удаляется только выделенная запись.
Для того чтобы привязать конкретный шаблон к статусу студента (дипломник, восстанавливаемый, выбывший и т.д.), необходимо нажать на кнопку .
В форме необходимо отметить галочками необходимый для данного шаблона статус студента и нажать OК. Справа в данной форме отражается статус студента, который по умолчанию привязан к данному шаблону.
Можно использовать шаблоны, созданные для другой организации. Для этого необходимо нажать ,
в форме из выпадающего списка выбрать тип шаблона и организацию, из которой нужно загрузить необходимый шаблон. Далее нажать ОК.
Существующие шаблоны также можно удалить ().
Удаляется только выделенная запись.
Шаблоны подразделяются на одиночные и групповые. Одиночные шаблоны – шаблоны, с помощью которых создаются документы по одному студенту, групповые – по группе студентов. Вид шаблона выбирается в форме, путем простановки точки рядом с названием вида.
После внесения всех необходимых изменений необходимо нажать 
.
Для создания новой записи создания шаблона к необходимому виду приказа, необходимо выбрать вид документа (выделить), далее нажать на 
.
В форме необходимо назвать шаблон, выбрать из классификатора организацию, обозначить одиночный или групповой вид шаблона, выбрать ориентацию страницы. Если необходимо указать срок действия приказа, то срок выбрать в разделе Действителен до. Далее уже создается сам шаблон. На каждый тип документа можно создавать по несколько шаблонов, как html, так и excel. Для создания html-шаблонов могут использоваться различные html – редакторы. Наиболее распространенные FrontPage и Macromedia Dreamweaver. Нtml-шаблоны создаются из интерфейса.
Еxcel-шаблоны хранятся в папке Doc Templates каталога ИСУ ВУЗ. Для загрузки данных шаблонов необходимо нажать на пиктограмму Добавить 
.
При создании шаблонов для получения данных из базы могут использоваться макросы, которые добавляются с помощью кнопки 
. В форме необходимо выбрать (выделить) необходимый макрос и нажать ОК (для облегчения работы можно воспользоваться поиском).
Список всех макросов находится в главном меню (меню Администратор, команда Классификаторы и справочники, Справочники макросов выходных форм).
Макросы можно распечатать (название, как применяется, что обозначает по каким-либо параметрам). Для этого нажать на пиктограмму 
. В форме выбрать данные и порядок столбцов.
Далее для распечатывания отчета щелкнуть на пиктограмму расположенную в правой части формы.
Выбранную выгрузку данных можно сохранить (пиктограмма 
), при сохранении изменений, проведенных в ранее сохраненном шаблоне выгрузки данных, используется пиктограмма .
В форме указывается название шаблона и кому данный шаблон доступен.
Открыть имеющийся шаблон списка можно при помощи пиктограммы .
Просмотреть макрос – пиктограмма 
.Далее открывается форма для просмотра.
Для удобства пользователей макрос, с которым не произведено ознакомление, в списке макросов отмечен галочкой (столбец таблицы «Новый»). Галочка автоматически перестанет отображаться после просмотра соответствующего макроса. Таким образом, после обновления системы пользователь имеет возможность видеть новые макросы.
Создание и корректировка структуры организации
Структура организации - устройство вуза, взаиморасположение и связь его подразделений. При внедрении системы ИСУ ВУЗ в первую очередь создается электронный прототип структуры вуза на основе существующей структуры университета (института, академии). Она необходима, главным образом, для определения подчиненности подразделений при формировании штатного расписания, для назначения ролям прав доступа в подразделения, для определения зоны видимости сотрудников подчиненных подразделений. Для создания и корректировки структуры организации необходимо войти в МСУ ВУЗ через Администратора, в меню Администратор выбрать команду Общие настройки, Настройки структуры организации.
Далее из списка выбирается организация, для которой производится создание или корректировка структуры. Необходимо выделить необходимую запись, нажать на функциональную клавишу 
Далее откроется структура конкретной организации.
В форме можно просмотреть существующие подразделения, фамилии их руководителей, количество сотрудников, работающих в организации, код подразделения, работающих сотрудников в конкретном подразделении и их личную информацию
Чтобы просмотреть неактуальные подразделения (деактуализированные), необходимо поставить галочку рядом с надписью 
.
Также можно создать новое подразделение, изменить параметры подразделения и настроить его штатную структуру, деактуализировать подразделение, восстановить деактуализированное подразделение, переименовать его, изменить родительское подразделение, назначить режим внедрения.
Чтобы создать новое подразделение в текущей организации, необходимо нажать на кнопку 
.
В форме в закладке «Основные параметры» указывается полное и сокращенное наименование подразделения, код подразделения, организация, частью которой будет являться создаваемое подразделение, тип и группа подразделения. В закладке «Дополнительные параметры» указываются номера телефонов подразделения (внешний и внутренний), а также рабочие номера телефонов руководителя подразделения. В закладке «Штат должностей» прописывается штат должностей подразделения, оклад, численность сотрудников по штату и по факту, недокомплектация сотрудниками. Добавить необходимую запись можно с помощью кнопки 
.
В открывшейся форме необходимо выбрать должность.
Далее внести данные по окладу и ставке.
После внесения всех изменений необходимо нажать на кнопку ОК.
Изменение параметров подразделения производится путем нажатия на функциональную клавишу 
. Изменение параметров подразделения не сопровождается созданием приказа или переводом сотрудников. Этот инструмент необходим для того, чтобы исправить случайные ошибки в наименовании, коде, типе или группе, либо в случае необходимости внесения кода (в случае, если ранее код проставлен не был).
Параметры подразделения изменяются путем корректировки существующих данных, действия по изменению данных производятся в аналогичной форме, используемой и при создании подразделения.
Деактуализация подразделения производится в случае ликвидации подразделения (например, реорганизации вуза). Нельзя деактуализировать подразделение, у которого есть дочерние подразделения. Для деактуализации существующего подразделения необходимо выделить конкретное подразделение, щелкнуть левой кнопкой мыши по функциональной клавише 
. Далее подтвердить свои действия путем нажатия в запросе на клавишу Да.
При необходимости можно восстановить деактуализированное подразделение. Для этого следует сначала выделить деактуализированное подразделение, а затем нажать 
и подтвердить восстановление.
Существует возможность изменения родительского подразделения (функциональная клавиша 
). В форме необходимо выбрать новое родительское подразделение (пиктограмма 
).
Произведенные действия необходимо подтвердить с помощью нажатия на функциональную клавишу ОК.
Чтобы назначить режим внедрения для подразделения, необходимо нажать на клавишу 
.
Режим внедрения – такой режим, когда существует возможность полноценно работать в ИСУ ВУЗе, но не предусмотрено формирование проектов приказов (для действий не требуется подтверждающий документ). Режим внедрения может быть назначен как для всей организации, так и для конкретного подразделения. В форме при необходимости указать сроки включения режима внедрения (поставить галочку рядом с фразой «Включить режим внедрения с… до…», указать даты включения режима внедрения).
Чтобы переименовать подразделение, необходимо нажать на клавишу 
. Далее ввести новое полное и сокращенное наименования, номер и дату приказа. Автоматически создается приказ, и перемещаются работавшие сотрудники из переименовываемого подразделения в подразделение с новым названием, также перемещаются нагрузка и расписание.
Для просмотра работающих сотрудников в конкретном подразделении необходимо выделить подразделение, далее нажать функциональную клавишу 
.
В данной форме существует возможность просмотреть сведения по конкретному сотруднику, для этого необходимо выделить сотрудника и нажать на клавишу 
.
Модуль загрузки данных по сотрудникам и студентам из таблиц Microsoft Excel
В ИСУ ВУЗе реализована возможность загрузки в систему сотрудников и студентов из списков, сформированных в приложении Microsoft Excel. Данная функция необходима для массовой загрузки сотрудников и студентов и доступна администратору системы. При загрузке в систему следует учитывать, что есть обязательная и дополнительная для загрузки информация. Обязательная для загрузки информация должна быть указана в таблице Excel, без нее загрузка будет невозможна, если в таблице Excel присутствует и дополнительная информация, которую необходимо внести, то в таблицу ИСУ ВУЗа нужно внести дополнительные поля, соответствующие типу вносимой информации.
Загрузка в ИСУ ВУЗ сотрудников из таблиц Microsoft Excel
Для загрузки сотрудников из имеющейся таблицы Excel, необходимо открыть меню Администратор, команду Системный сервис, Загрузка сотрудников. Далее откроется форма Загрузка сотрудников.
В данной форме необходимо выбрать организацию из выпадающего списка, прикрепить файл, нажав на пиктограмму 
. Далее нужно указать номер листа документа Microsoft Excel, из которого выгружаются данные 
, номер первой и номер последней строки 
(программа автоматически высчитывает конечную строку таблицы). Начальное и конечное значения указываются с помощью двойного щелчка левой клавишей мыши на каждом пустом поле (можно использовать команду Настроить поле меню Действия или пиктограмму 
).
Номер столбца, из которого берется значение, в форме можно изменить 
) . Рядом с полем данных в скобках указаны номера столбцов и строк, которым соответствуют ячейки, откуда система берет данные по умолчанию (первая цифра – номер строки, вторая цифра – номер столбца). Также указано содержание поля.
Нажать ОК.
Действия необходимо повторить для каждого значения (фамилия, имя, отчество, дата рождения и т.д.). Шрифт в строках, которые уже заполнены, - синий, шрифт пустых строк - красный.
Следует отметить, что не должно оставаться пустых незаполненных ячеек.
Для загрузки списка сотрудников необходимо нажать пиктограмму 
) или выбрать команду Загрузить данные меню Действия. При успешном выполнении загрузки данных выводится следующее сообщение:
Если загрузка произошла неуспешно, то выведется сообщение с указанием ошибки. Например,
Следует отметить, что при неправильно указанном подразделении, категории сотрудника загрузка в систему становится невозможной.
Загрузка в ИСУ ВУЗ студентов из таблиц Microsoft Excel
Для загрузки студентов из имеющейся таблицы Excel, необходимо открыть меню Администратор, команду Системный сервис, Загрузка студентов. Далее откроется форма Загрузка студентов.
В данной форме необходимо выбрать организацию из выпадающего списка, прикрепить файл, нажав на пиктограмму 
) . Далее нужно указать номер листа документа Microsoft Excel, из которого выгружаются данные 
) , номер первой и номер последней строки 
) (программа автоматически высчитывает конечную строку таблицы). Начальное и конечное значения указываются с помощью двойного щелчка левой клавишей мыши на каждом пустом поле (можно использовать команду Настроить поле меню Действия или пиктограмму 
) ).
Номер столбца, из которого берется значение, в форме можно изменить 
. Рядом с полем данных в скобках указаны номера столбцов и строк, которым соответствуют ячейки, откуда система берет данные по умолчанию (первая цифра – номер строки, вторая цифра – номер столбца). Также указано содержание поля.
Нажать ОК.
Действия необходимо повторить для каждого значения (фамилия, имя, отчество, дата рождения и т.д.). Шрифт в строках, которые уже заполнены, - синий, шрифт пустых строк - красный. Следует отметить, что не должно оставаться пустых незаполненных ячеек.
Особо следует обратить внимание на строку с данными о типе финансирования. Если в вузе предполагается обучение по разным типам финансирования, то необходимо добавить поле: Тип финансирования. И в загружаемом документе Microsoft Excel тоже должен быть указан тип финансирования. Если в вузе происходит обучение по одному типу финансирования (только внебюджет), то данные можно не указывать.
В качестве подразделения выступает деканат либо факультет. При указании подразделения следует иметь в виду, что в данном деканате должны обучать по указанной в таблице специальности, соответствующему ей сроку обучения и форме обучения.
Для загрузки списка студентов необходимо нажать пиктограмму 
или выбрать команду Загрузить данные меню Действия. При успешном выполнении загрузки данных выводится следующее сообщение:
Если загрузка произошла неуспешно, то выведется сообщение с указанием ошибки. Например,
Работа с шаблонами
Конфигурацию данных можно сохранить как шаблон – пиктограмма 
, в форме сохранение шаблона указать наименование, нажать ОК.
Данный шаблон можно использовать для последующей загрузки данных.
Следует отметить, что при сохранении шаблона для загрузки сотрудников, он может использоваться только для загрузки сотрудников, для загрузки списка студентов его применять уже нельзя. То же самое и с шаблона для загрузки студентов.
Для открытия шаблона используется пиктограмма 
.
В форме Выбор конфигурации выбрать необходимый шаблон, выделив его. Нажать ОК.
Шаблон можно удалить (пиктограмма 
формы Выбор конфигурации), редактировать (пиктограмма 
).
Добавление полей данных
Если в таблице Microsoft Excel присутствую дополнительные поля с информацией, которую необходимо загрузить в ИСУ ВУЗ, то в таблицу ИСУ ВУЗа следует добавить дополнительные поля данных: меню Действия, команда Добавить поле (либо использовать пиктограмму
). Из выпадающего списка формы выбрать необходимые данные и указать столбец, из которого ИСУ ВУЗ будет загружать эти данные.
Нажать ОК.
Чтобы удалить дополнительные поля данных, нужно щелкнуть на пиктограмме 
(или выбрать команду Удалить поле меню Действия). Текст строк с дополнительной информацией выделен черным цветом.
Изменение информации ячеек
Если в файле Microsoft Excel допущены ошибки в столбцах, то можно изменить информацию – щелкнуть на пиктограмме 
или выбрать меню Действие, команду Изменить ячейки.
Информацию полей можно изменить. Далее нажать ОК. при закрытии формы загрузки сотрудников система выдаст сообщение об изменении некоторых полей и спросит о необходимости сохранения изменений в файле Microsoft Excel. При необходимости внесения изменений в данные таблицы Microsoft Excel и последующего сохранения документа нажать Да.
