Текущая версия на 15:11, 25 января 2024

Работа со студентами

Данный раздел предоставляет возможность работать со списком студентов: выбирать людей по определенным признакам, находить нужного студента, редактировать данные о человеке, производить определенные действия, создавать приказы и просматривать статистические данные.

Работа со списком студентов

Работа со списком студентов

Окно работы со списком студентов содержит полный перечень студентов, к подразделениям которых имеется доступ у сотрудника отдела кадров.

Порядок студентов можно изменять, щелкая по заголовкам соответствующих столбцов. По умолчанию студенты отсортированы по ФИО.

Для ускорения поиска студента предусмотрен быстрый поиск: в верхней строке окна выбора задаются начальные буквы фамилии, при этом курсор сразу устанавливается на первую подходящую запись.

Для удобства работы со списком имеются фильтры.

Работа с фильтрами

Для начала работами с фильтрами нужно в центральной части окна над списокм студентов нажать кнопку Показать фильтр. Существует возможность фильтрации по разным разделам:

   * Состояния
   * Категории
   * Адреса и периоды
   * ФИО

Состояния - фильтрация осуществляется по состоянию студента. В списке отобразяться только те студенту, состояния которых отмечены галочками. С помощью кнопок Выделить все или отменить выделение можно соответсвенно выделить все состояния или убрать выделения. Если галочка стоит на Автообновление, то каждый раз при выборе конкретного состояния или просто нажатии кнопки, система будет производить обновление списка автоматически. Если же не нужно, чтобы после каждой настройки система обновляла список, то нужно убрать галочку с автообновления, после всех настроек нажать кнопку Обновить Отделу кадров доступны все состояния кроме Поступающий и Кандидат на прием.

Категории

Категории - включает фильтрацию по разнообразным критериям, причем их можно указать по нескольку в один момент. Чтобы использовать каждое из этих меню, достаточно щелкнуть мышью на строчку раскрывающегося подменю.

Адреса и периоды - фильтрует по дате зачислению с...по..., календарный год поступления или окончания, адрес места регистрации.

ФИО - фильтрует по фамилии/имени/отчеству.

Для ускорения выбора из большого списка предусмотрен быстрый поиск: в верхней строке окна выбора задаются начальные буквы элемента списка, при этом курсор устанавливается на первую подходящую запись. Так же можно организовать быстрый

При нажатии кнопки «Очистить фильтр» отменяются все условия, наложенные дополнительно. Данная кнопка не влияет на изменение списка состояний студентов.

В нижней части окна после каждого обновления списка или изменения фильтра высвечивается статистическая информация:

   * Всего в списке
   * Не указаны 1-степенные данные
   * Не указаны 2-степенные данные
   * Не указаны 3-степенные данные
   * Указаны все данные
   * Всего в списке

Какие именно данные имеют определенную степень важности, можно узнать, нажав на кнопку с вопросительным знаком между соответствующей надписью и окошком, в котором указано количество записей.

Панель инструментов

Панель инструментов располагается непосредственно под строкой меню и содержит ряд кнопок, дублирующих основные действия. При наведении курсора мыши появляется подсказка с описанием действия, осуществляемого при нажатии данной кнопки.

Кнопка	Описание
	Изменение персональныйх данных
	Просмотр списка всех приказы по студенту
	Просмотр хронологии студента
	Создание и выполнение запросов по студентам
	Обновить список
	Просмотр финансовых и академических долгов студента
	Просмотр персонального плана
	Просмотр зачетной книжки
	Регистрация нового студента
	Отчисление студента по приказу
	Восстановление из выбывших
	Выпуск
	Предоставление академического отпуска по приказу
	Создание приказов по студентам
	Печать отчетов и документов: справочных карточек

Просмотр и изменение персональных данных

Просмотр персональных данных студента осуществляется одним из трех способов:

   * двойным щелчком левой кнопкой мыши на выделенной записи, соответствующей данному студенту
   * нажатием клавиши Enter на соответствующей записи
   * выбором пункта меню «Студенты» - «Просмотр кадровых данных».

В режиме просмотра изменение любых данных запрещено.

Изменение персональных данных студента осуществляется одним из двух способов:

   * выбором пункта меню «Студенты» - «Изменение кадровых данных»
   * щелчком по кнопке  на панели инструментов.

После этого открывается окно, содержащее ряд закладок, на которых отображаются сведения о выбранном студенте:

   Форма состоит из нескольких закладок:
 1. Основные - заносятся или корректируются такие данные, как дата и место рождения, гражданство, семейное положение. Данные об 
    удостоверении личности вносятся и изменяются в закладке Документы. Количество детей рассчитываеся системой из данных, внеченных
    в состав семьи в закладке Обучение.
 2. Поступление - заполняются данные о поступлении, печатаются заявления, вносятся олимпиады. Используя строку Предоставлен оригинал
    документа об образование можно отметить на какое именно направление предоставлен оригинал документа (если абитуриент поступает 
    на разные направления, не забудьте указать ПРИОРИТЕТНОСТЬ по каждому направлению, чтобы правильно отметить направление, на которое
    был сдан оригинал документа).
 3. Обучение - можно проверить данные по направлению поступления, изменить базу обучения, внести номер зачетной книжки. Документы об
    образовании заносится в этой закладке через кнопку Образование! Основным документом об образовании может быть только один. Для
    выбора основного документа в форме образование слева от названия документа поставить галочку в столбце Осн.
    Так же в данной закладке вносятся данные о составе семьи, наградах, знание языков, доп.нвыках и персоналии (особенности).
    Группу инвалидности, вид нарушений функций, способность к передвижению, причины инвалидности можно указать в системе, используя кнопку
    ОВЗ (ограничения возможностей здоровья). Классификатор ОВЗ настраивается начальником отдела кадров.
 4. Адрес - вносится адрес прописки и проживания, используя классификатор адресов России.
 5. Документы - все документы, которые необходимы при регистрации абитуриента (документа об образовании вносится в закладке Обучение! 
    и автоматически попадает в список документов). Для создания, именения или удаления документов нужно использовать соответствующие
    пиктограммы . Документы об образовании редактируются в закладке Обучение - Образование.
 6. Родители - заносятся данные о родителях абитуриента. Если договор заключается с родителем, данные по родителю внесены, то они
    автоматически попадут в распечатку договора.
 7. Номера и коды - вносятся данные по СНИЛС, ИНН, документе мед.страхования.
 8. Воинский учет - позволяет вносить данные о призывниках и военнообязанных.
 9. ФИО и учетные данные - если ФИО было внесено с ошибками, то их можно поправить в данной закладке. Так же через эту закладку 
    можно получить логин и пароль для работы в системе. Через кнопку "Архив изменений" можно просмотреть какие изменения и кем
    производились по абитуриенту
 10. Договора и оплата - как было описано выше, заносятся данные по договору, назначается прайс оплаты за обучение и скидки, печатаются
     договора и доп.соглашения.
 11.Комментарии - вносятся комментарии, которые можно настроить по видемости (видны ли они всем или выборочному контингенту).

После внесения всех данных обязательно сохранить данные и нажать кнопку ОК

Для отказа нажать Отмена.

От правильности заполнения персональных данных зависит последующая работа с системой, создание запросов к базе данных и работы фильтров!

При приеме студентов обязательно в персональных данных нужно указать адрес регистрации и проживания, военный комиссариат у парней, дату рождения, оплату за первый семестр, иначе приказ о зачислении просто не будет утвержден. При утверждении приказа будут показано у какого студента каких конкретно данных не хватает. После заполнения всех этих данных приказ можно будет утвердить.

Работа с данными по миграционному учету студентов-иностранцев

Для того чтобы зарегистрировать данные по миграционному учету студента, необходимо:

Выделить фамилию студента в списке. В меню "Студенты" выбрать "Изменения персональных данных". В форме "Персональные данные" выбрать форму "Документы", нажать на кнопку

Персональные данные Документы

В разделе "Группа документов" можно выбрать тип документа - "Миграционные карты". В разделе "Вид документа" выбрать "Миграционная карта". Далее внести в соответствующие разделы серию и номер миграционной карты, кем данная карта выдана, дату выдачи и дату окончания действия карты, и нажать кнопку

Ввод документа

Распечатывание уведомления о прибытии иностранного гражданина

Лицо, ответственное за миграционный учет студентов, может распечатать уведомление о прибытии иностранного гражданина. Для этого необходимо зайти в меню "Студенты" и выбрать команду "Отчеты и документы", далее выбрать раздел "Справки и карточки". В выведенной форме нажать на кнопку , далее галочкой отметить студента, которому необходимо выдать уведомление о прибытии иностранного гражданина, и нажать ОК. Из классификатора выбрать тип документа: Уведомление о прибытии иностранного гражданина. Справки и карточки на студентов

Далее нажать на кнопку .

Для удобства пользователей можно создавать запросы по миграционным картам. При этом запрос можно создавать, классифицируя миграционные карты по дате, номеру, серии или сроку действия. Для создания запроса в разделе "Студенты" необходимо выбрать раздел "Запросы". Запросы по студентам Далее нажать

Для запроса можно выбрать из списка параметры запроса Создание запроса Нажать на кнопку . Выбранные параметры будут перечислены в списке для запроса. Для каждого параметра необходимо выбрать значение с помощью кнопки . Выбрать вкладку "Вывести в отчет" и выбрать необходимые параметры. Нажать на кнопку . Выполнение запроса происходит после нажатия на кнопку . Созданные запросы можно сохранять и изменять .

Отчеты и документы

В меню Студенты - Отчеты и документы есть следующие подменю:

  * печать текущего списка - позволяет распечатать актуальный открытый в данный момент список студентов со всеми столбцами;
  * список запесей по шаблонам содержит Сведения о дипломах, Сверка с военкоматом, Список для PERCO, Список для
    открытия карт;
  * развернутый список позволяет получать настраиваемый отчет, где можно выбрать конкретный список столбцов, изменять их порядок.
    Для перемещения в самое начало столбца используется красная стрелочка с палочкой, для перемещения столбца на одну позицию вперед 
    можно воспользоваться красной стрелочкой, для сохранения отчета использовать пиктограмму , для 
    сохранения изменений в шаблоне - , для печати - 
  * договор неа обучение
  * приложения к договору - можно распечатать разнообразные доп.соглашения и графики, разработанные администратором ВУЗа;
  * справки и карточки - данное подменю позволяет распечатать разнообразные справки, которые обычно подготавливает отдел кадров для 
    личных дел 
    и разнообразных отчетов;
  * список заканчивающих обучение - получение списка заканчивающих обучение на конкретный год по деканатам. Можно выбрать один из 
    двух видов отчета;
  * копия диплома - можно получить как по выбранному студенту, так и по нескольким студентам сразу;
  * сводка о движении студентов за период. В открывшейся форме указать период, за который нужно сформировать отчет, выбрать вид
    отчета, форму обучения, академическую степень, подразделение, специальность, с помощью кнопки Печать получить отчет;
  * сведения о подготовки специалистов (форма 3-нк) - указать уровень подготовки, выбрать на начало какого года, проверь данные по     
    руководителю организации, нажать кнопку ОК;
  * статистическая отчетность - позволяет получать сведения о численности студентов - фактическая численность на дату (без групп),
    фактическая численность на дату (с группами), фактическое движение за период.

Все отчеты формируются на основании проводимых в системе действий и в тот момент времени, когда производятся эти действия. Любое неверное действие или действие, произмеденное невовремя, могут привести к получению некорректного отчета!

Все приказы по студенту

Функция «Все приказы по выбранному студенту» позволяет просмотреть список всех приказов, в которых фигурирует указанный студент, а также просматривать, редактировать и утверждать эти приказы.

Вызов осуществляется выбором пункта меню «Студенты» - «Все приказы по выбранному студенту» или нажатием кнопки на панели инструментов.

Все приказы по студенту

Приказы в списке характеризуются видом, номером, датой, состоянием, признаком передачи в бухгалтерскую систему 1С.

Состояние приказа может принимать значения начальный (не подписан) и утвержденный (подписан).

При необходимости можно просмотреть формулировку приказа, для этого выделить строку с приказом в форме «Все приказы по студенту» и отметить галочкой «С формулировкой».

Приказ может быть открыт для просмотра и редактирования. Для этого необходимо сделать двойной щелчок левой клавишей мыши на приказе или выбрать приказ и нажать копку . Просмотр и редактирование приказов рассматривается далее. Редактирование возможно только в случае, если приказ находится в начальном состоянии.

Состояние (Начальный или Утвержденный) можно изменить с помощью кнопки , причем запрашивается подтверждение действия. Действия по проводятся только по утвержденным студентческим приказам.

Состояние приказа определяет цвет, которым он отображен в списке – описание цветов приведено внизу страницы.

С помощью пиктограммы можно ввести приказы, которые никакого действия на систему не оказывают, так называемые ручные приказы.

Имеется возможность просмотра истории изменения состояния приказа с помощью пиктограммы .

Порядок приказов можно изменять, щелкая по заголовку соответствующего столбца.

Информация по обучению

Персональный план

Персональный план

Данная функция позволяет просмотреть персональный план обучения выбранного студента.

Вызов осуществляется выбором пункта меню «Студенты» - «Информация по обучению» - «Персональный план».

Зачетная книжка

Эта функция дает доступ к просмотру зачетной книжки студента.

Зачетная книжка

Вызов осуществляется выбором пункта меню «Студенты» - «Информация по обучению» - «Зачетная книжка».

Ввод номера диплома

С помощью этой функции можно изменить неверно внесенные данные по диплому. Для возможности работы с функционалом конкретной роли необходимы настройки в администраторе. Вызов функции осуществляется выбором пункта меню «Студенты» - «Ввод номера диплома».

Финансовые и академические долги

Данный функционал позволяет просматривать, как видно из названия, финанмсовые и академические задолженности по студенту. Располагается в меню Студенты

Просмотр хронологии студента

Данная функция позволяет просматривать хронологию изменений персональных данных и обучения студента, т.е. список всех действий, произведенных со студентом за время обучения, кто именно и когда эти действия производил.

Вызов функции осуществляется выбором пункта меню «Студенты» - «Просмотр хронологии студента».

Запросы

Данный функционал позволят подготавливать запросы к базе данных, чтобы получать более подробную и нужную в процессе подготовки отчетов информацию. Более подробное описание работы с запросами можно найти в разделе Работа с запросами по студентам и сотрудникам отдела кадров.

Действия со студентами

Регистрация нового студента

Данное действие служит для зачисления нового студента, а так же для регистрации абитуриентов в случае не работающего модуля Приемной комиссии.

Вызов функции осуществляется выбором пункта меню «Действия» - «Регистрация нового студента».

Регистрация нового студента

После нажатия предлагается заполнить форму, содержащую идентификационную информацию о студенте. Если студент уже обучался ранее, можно выбрать его из списка с помощью кнопки «Выбрать». При этом имеющиеся по нему сведения (паспортные данные, пол, дата рождения) будут заполнены автоматически.

После внесения общих сведений необходимо заполнить закладку Сведения о поступлении, содержащую сведения о поступлении.

После заполнения следует нажать кнопку «ОК» для сохранения информации. С помощью кнопки «Отмена» можно отказаться от регистрации нового студента. После регистрации студента он появляется в списке принятых студентов соответствующего деканата. Далее в модуле Декана зачисляется в группу, о чем в отдел кадров отправляется служебная записка. Отдел кадров создает и утверждает приказ о зачислении, статус студента становиться Зачисленный.

Начисление бонуса студенту

Бонусы

Позволяет вносить денежные поощрения в систему, которые, в последующем, могут списываться при оплате обучения.

В открывшейся форме внести все данные и нажать кнопку Добавить.

Внесенные бонусы отображаются взакладке Учет платежей студентов формы Финансовые и академические долги.

Создать приказ

Создание приказа

Если система работает в режиме внедрения (когда заносятся все основные данные, старые приказы по студентам, происходит закачка студентов и сотрудников в базу данных, подготовка системы к полноценной работе), то приказы, которые актауальны на данный момент времени, создаются через функцию Создать приказ.

В открывшейся форме вносится номер приказа и его дата, через меню Пункты необходимо Добавить пункт, указать вид и подвит приказа, добавить студента / нескольких студентов, выбрать вид основания. Можно указать с какой по какую дату действует действие по студенту, но эти данные актуальными для приказа об академическом отпуске. После внесения всех данных необходимо в меню Приказ выбрать команду Сохранить. ПРриказы по студентам обязательно нужно утверждать. Для этого нужно выйти из созданного приказа через меню Окно перейти в список приказов по студентам, найти приказ в общем списке, через меню Действия - Утвердить.

Если система уже в рабочем состоянии (т.е. режим внедрения отключен), то основные виды приказов будут создаваться с использованием проектов приказов, которые, в свою очередь, создаются в деканате при проведении определенных действия. Создание приказов на основании проектов происходит из списка проектов приказов отдела кадров и более подробно описана там.

Приказ о переводе на бюджетную основу обучения

Для перевода студента с внебюджетной формы оплаты обучения на бюджетную необходимо:

1. в меню Действия выбрать Создать приказ;
2. внести номер и дату приказа;
3. в меню Пункты выбрать Добавить пункты;
4. выбрать вид приказа «О переводе на бюджетную основу обучения» и подвид;
5. с помощью пиктограммы    добавить необходимое количество студентов;
6. выбрать вид основания;
7. приказ сохранить и утвердить.

После проведения всех перечисленных выше действий студент перейдет на бюджетную форму оплаты обучения

Переводы

Вообще, при полноценной работе системы все переводы студентов осуществляются работой деканата. при этом создаются проекты приказов, на основании который создаются уже приказы, но, если по какой-либо причине, деканат не работает, то можно осуществить перевод, использую функционл отдела кадров. Работа отдела кадров позволяет переводить студентов в (на):

Переводы

  * кандадиты на отчисления
  * кандидаты на выпуск
  * кандидаты на перевод в другую организацию
  * на следующий курс

Выбрать нужный вид перевода, в открывшейся форме добавить из общего списка студентов, отметив их галочками и нажать кнопку Перевод.

Отчисление

В системе ИСУ ВУЗ возможно 2 варианта отчисления:

  1. Отчисление принятого без приказа
  2. Отчисление по приказу

Отчисление принятого без приказа осуществляется только для студентов в статусе «Принятый», в этом случае не нужна служебная записка, так как приказ создаваться не будет. Как правило, таким образом отчисляют абитуриентов, успешно сдавших вступительные экзамены, оплативших, но не приступивших к обучению. Для этого с помощью команд меню Действия – Отчисление – Отчисление принятого без приказа открыть форму «Отчисление принятого без приказа». Открыть список принятых студентов. Выбрать студента, которого необходимо отчислить, нажать Ок и для подтверждения действия еще раз Ок. Затем нажать кнопку Да.

Отчисление студента по приказу производиться следующим образом:

  1. на основе проекта приказа, отправлеого деканатом, создается приказ об отчислении.
  2. приказ утверждается
  3. с помощью команд меню Действия – Отчисление – Отчисление по приказу открыть форму 
     «Действия со студентами Отчисление»
  4. С помощью пиктограммы Три точки выбрать нужный приказ.
  5. Нажать Выполнить действие.

Статус студента выбранного приказа измениться на Выбывший.

После проведения действия по приказу отменить его уже нельзя! Придется восстанавливать студента!

Выпуск

Перед проведением данной операции необходимо убедиться, что всем студентам-выпускникам были выданы соответствующие документы об окончании образования (диплом и приложение к диплому).

Операция выпуска студентов состоит из следующих этапов:

  1. создание и отправка деканатом проекта приказа о выпуске
  2. на основе отправленного проекта приказа Отдел кадров создает приказ о выпуске.
  3. с помощью команд меню Студенты - Действия – Выпуск открыть форму «Действие со студентами».
  4. С помощью пиктограммы Три точки выбрать нужный приказ
  5. В форме «Действия со студентами» нажать Выполнить действие.

Студенты приобретают статус «Выпускник», и больше не отображаются в списке студентов деканата.

После проведения действия по приказу отменить его уже нельзя! Придется восстанавливать студента!

Восстановление из выбывших

С помощью команд меню Действия – Восстановление из выбывших открыть форму «Восстановление студента». В строке ФИО с помощью пиктограммы Три точки открыть форму «Выбор студента» выделить восстанавливаемого студента, нажать ОК. Указать данные о направлении подготовки, выбрать категорию финансирования. Нажать кнопку Ок.

Восстановление непринятого

По окончании работы приемной комиссии все студенты, не переведенные в статус «Принятый» автоматически переводятся в состояние «непринятых». При необходимости восстановить такого студента необходимо:

С помощью команд меню Действия – Восстановление непринятого открыть форму «Восстановление абитуриента». С помощью пиктограммы Три точки выбрать из списка абитуриента, нажать кнопку Ок. Затем нажать еще раз кнопку Ок, система спросить восстановить ли абитуриента, для подтверждения нажать кнопку Да.

Предоставление академического отпуска

Для того, чтобы предоставить академический отпуск, нужно:

  1. Создать приказ о предоставлении академического отпуска (с помощью команд меню Студенты – Создать приказ), 
     указав дату начала и окончания академ.отпуска
  2. Приказ утвердить
  3. В меню Действия выбрать команды Предоставление академического отпуска
  4. Через пиктограмму Три точки выбрать нужный приказ
  5. Нажать на кнопку Выполнить действия

Студент отправлен в академический отпуск,состояние меняется на академический отпускник.

Восстановление из академического отпуска

Для начала нужно создать приказ о возврате из академического отпуска. Для этого деканат возвращает академотпускника в группу, создается проект приказа о возврате из академического отпуска. На основании проекта приказа в списке проектов по студентам создается приказ, который через спеисок приказов утверждается. Далее в меню Действия из списка студентов выбрать команду Восстановление из академического отпуска, указать нужный приказ, нажать на кнопку Выполнить действия.

Смена фамилии

В меню Действия выбрать команду Смена фамилии (имени, отчества). В открывшейся форме создания приказа о смне ФИО указать номер и дату приказа, указать новую фамилию (имя, отчество), указать, с какой даты произошло изменение ФИО, выбрать вид основания, можно указать на основании какого документа производится изменения данных, можно написать комментарий, нажать кнопку Сохранить.

Поощрение (взыскание)

В меню Действия выбрать команду Поощрение (взыскание).

Открывается форма создания приказа. Вносится номер и дата приказа. Если студент был выбран неверно, то просто нужно выбрать другого студента, указывается вид (поощрение / взыскание), прописывается формулировка, выбирается вид основания, можно указать данные по документу.

Перевод студента в другую организацию

Этот перевод осуществляется в любой из филиалов ВУЗа, и порядок действий в этом случае таков:

  1. Выдать студенту Академическую справку.
  2. Перевести студента (в модуле Декана, с помощью команд меню Перевод – в другую организацию группу). 
     Обязательно указав «В другую организацию». Теперь переводимый студент числиться в списках «Кандидаты на отчисление».
  3. Отправить в отдел кадров проект приказа об отчислении в порядке перевода.
  4. После того как отдел кадров создаст и утвердит приказ об отчислении, проведет действие по приказу, через меню Действия
     Передать в другую организацию.
     Студент исчезнет из списка «Кандидаты на отчисление».

Дальнейшая работа с этим студентов происходит в принимающей организации (при условии внедренной системы ИСУ ВУЗ):

  1. Студента необходимо зачислить в группу.
  2. Отправить в Отдел кадров проект приказа.
  3. Провести ему внутреннюю переаттестацию.
  4. После создания и утверждения приказа Отделом кадров, открыть обучение студенту. 
     Академические долги, появившиеся у студента в связи с разницей в планах, он может сдать, 
     получив индивидуальное разрешение (в модуле Заместителя Декана).

Вернуться