Полнофункциональная работа со студентами

Работа со студентами

Данный раздел предоставляет возможность работать со списком студентов: выбирать людей по определенным признакам, находить нужного студента, редактировать данные о человеке, производить определенные действия, создавать приказы и просматривать статистические данные.

Работа со списком студентов

Работа со списком студентов Окно работы со списком студентов содержит блок, позволяющий настраивать программу на работу с определенными состояниями студентов, а также отбирать студентов по различным критериям (так называемые фильтры).

Порядок студентов можно изменять, щелкая по заголовкам соответствующих столбцов. По умолчанию студенты отсортированы по ФИО.

Для ускорения поиска студента предусмотрен быстрый поиск: в верхней строке окна выбора задаются начальные буквы фамилии, при этом курсор сразу устанавливается на первую подходящую запись.

Отбор студентов по состояниям

Отбор студентов по состояниям В видимый список попадают только студенты, находящиеся в состояниях, помеченными галочками. Если отмечено несколько состояний, просматриваемыми становятся записи всех отмеченных состояний. После того, как будут отмечены все необходимые состояния, нужно нажать кнопку «Обновить».

Нажатием на кнопку «Выделить все» все состояния становятся отмеченными.

После нажатия на кнопку «Снять выделение» снимается пометка со всех состояний, и, следовательно, после обновления список становится пустым.

Если включена галочка в поле «Автоматическое обновление списка при смене состояний студентов», обновление происходит автоматически (нажатие кнопки «Обновить» не требуется).

Если включена галочка в поле «Обновлять список после каждого действия», то любое изменение в информации о студенте (даже не отображаемое в списке) ведет к обновлению списка.

Если галочка в поле «Всегда показывать список состояний студентов» выключена, то список состояний отображаться на экране не будет.

Работа с фильтрами

Существует возможность выбрать дополнительные фильтры, расположенные на трех страницах:

   * Категории
   * Периоды
   * ФИО
   * Адрес прописки

Каждый из этих подпунктов дает возможность учитывать или не учитывать некоторые данные о студенте.

Закладка категории включает следующие меню: Закладка категории

   * Список (студенты, аспиранты и соискатели)
   * Финансирование (бюджет, внебюджет)
   * Форма обучения (перечислены названия всех форм, по которым ведется обучение в вузе)
   * Специальность (перечислены названия всех существующих в настоящее время в ВУЗе специальностей)
   * Академическая степень (аспирантура, бакалавр, магистр, специалист, техник)
   * Организация
   * Подразделение
   * Зам. декана
   * Специализация (все специализации этого ВУЗа)
   * Технология обучения (не задана, кейс (почтовый), кейс (электронный), сетевая)
   * Пол
   * Фото (есть или нет)
   * Национальность
   * Семейное положение
   * Дети
   * Курс ("Не учитывать", "Учитывать"; если выбрано "Учитывать", необходимо отметить, 
            студентов каких курсов вы хотите видеть или "Н/з" для отображения студентов,
            у которых курс не задан) 
     Номер группы (перечислены названия всех существующих в настоящее время в вузе групп; 
     пункт "не задана" позволяет выбрать студентов, не числящихся ни в одной их существующих групп)
   * Финансовый счет (долг, проплата, переплата)

Чтобы активизировать каждое из этих меню, достаточно щелкнуть мышью на строчку раскрывающегося подменю, причем первая пустая строчка, стоящая в начале списка, позволяет отказаться от использования этого меню.

Закладка Периоды включает следующие меню: Закладка Периоды

   * Дата рождения (может быть "Не задана" или указана)
   * Дата зачисления ("Не учитывать", "Учитывать")
   * Год окончания обучения (можно ее учитывать)
   * Возраст ("Не учитывать", "от…", "до…")

Если, например, в датах рождения и зачисления выбрано «Учитывать», то внизу появляются строчки («От» и «до»), с помощью которых предлагается ввести даты, задающие границы поиска. Даты могут вводиться вручную в формате «день-месяц-год», либо с помощью кнопки «15» выбираться из выпадающего календаря. При выборе даты из календаря двойные стрелки служат для перелистывания лет, одинарные – месяцев, а дата выбирается в последнюю очередь левой кнопкой мыши.

Закладка ФИО имеет следующий вид: Закладка ФИО

Страница «Адрес прописки» позволяет задавать адрес прописки (Страна, Регион, Район, Город, Населенный пункт, Улица).Страница Адрес прописки

Для выбора значений необходимо нажать кнопку и выбрать нужное значение из списка. Выбор значений Для ускорения выбора из большого списка предусмотрен быстрый поиск: в верхней строке окна выбора задаются начальные буквы элемента списка, при этом курсор устанавливается на первую подходящую запись.

Для того чтобы выбрать страну, нужно поставить галочку в первой колонке списка. Для того чтобы выбрать район или город, должен быть выбран регион, чтобы выбрать населенный пункт, должен быть выбран район или город.

При включенном фильтре не работает быстрый поиск!

При нажатии кнопки «Очистить фильтр» отменяются все условия, наложенные дополнительно. Данная кнопка не влияет на изменение списка состояний студентов.

Внизу окна после каждого обновления списка или изменения фильтра высвечивается статистическая информация: Статистическая информация

   * Всего в списке
   * Не указаны 1-степенные данные
   * Не указаны 2-степенные данные
   * Не указаны 3-степенные данные
   * Указаны все данные.

Какие именно данные имеют определенную степень важности, можно узнать, нажав на кнопку с вопросительным знаком между соответствующей надписью и окошком, в котором указано количество записей.

Панель инструментов

Панель инструментов располагается непосредственно под строкой меню и содержит ряд кнопок, дублирующих основные действия. При наведении курсора мыши появляется подсказка с описанием действия, осуществляемого при нажатии данной кнопки.

Кнопка	Описание
	Изменение кадровых данных
	Все приказы по студенту
	Просмотр архива и хронологии обучения
	Запросы
	Финансовые и академические долги
	Просмотр персонального плана
	Просмотр зачетной книжки
	Обновить список студентов
	Зачисление
	Отчисление
	Выпуск
	Восстановление из выбывших
	Предоставление академического отпуска
	Восстановление из академического отпуска
	Командировка
	Создание приказа
	Печать отчетов и документов: справочных карточек

Просмотр и изменение персональных данных

Просмотр персональных данных студента осуществляется одним из трех способов:

   * двойным щелчком левой кнопкой мыши на выделенной записи, соответствующей данному студенту
   * нажатием клавиши Enter на соответствующей записи
   * выбором пункта меню «Студенты» - «Просмотр кадровых данных».

В режиме просмотра изменение любых данных запрещено.

Изменение персональных данных студента осуществляется одним из двух способов:

   * выбором пункта меню «Студенты» - «Изменение кадровых данных»
   * щелчком по кнопке  на панели инструментов.

После этого открывается окно, содержащее ряд закладок, на которых отображаются сведения о выбранном студенте.Просмотр и изменение персональных данных В данной форме имеются закладки, в которых вносят персональные данные по нужно тематике:

   * в закладке Основные вносится основная информация о студенте 
     (дата и место рождения, пол, удостоверение личности, гражданство, национальность, 
      семейное положение и количество детей, а также отображается группа, курс, 
      состояние студента и персонального плана);
   * в закладке Прием указаны все данные по приему студента 
     (номер личного дела, рекомендуется к поступлению, средний балл аттестата прошел ли собеседование, 
      есть ли начальная оплата, категория поступление, организация, куда поступил студент, 
      результаты вступительных испытания, олимпиады и т.д.)
   * в закладке Обучение указывается информация по обучению выбранного студента 
     (организация, деканат, форма обучения, специальность, квалификация, специализация, база обучения, 
      финансирование, номер зачетной книжки, зам. декана, приказ о зачислении, график обучения, 
      а так же можно вносить данные о предыдущем образовании, составе семьи, наградах, знание языков,
      доп. навыков и социальной группе при помощи соответствующих кнопок);
   * закладка Выпуск заполняется только когда вбиваются все данные по диплому студента (дипломника);
   * закладка Аспирантура используется, если студент после окончания высшего образования переходит в аспирантуру;
   * закладка Адреса отображает место регистрации и место прописки, а также телефон, ICQ и электронную почту. 
     Для того, чтобы указать, например, номер телефона, нужно в строке Контактный телефон поставить галочку, 
     также поступают, если нужно вбить E-mail.

Хотелось бы отметить еще одно: если студент обучается на дистанционной форме обучения с использованием технологии обучения кейс электронный, то нужно обязательно указать E-mail. Персональные данные Адреса

   * в закладке Документы указываются документы студента (например, аттестат, паспорт и т.д.). 
    Тут также есть возможность прикрепить электронные копии документов. Для этого необходимо нажать на пиктограмму . 
    В открывшемся окне, содержащим название выделенного документа, есть возможность добавить электронный файл при помощи          
    пиктограммы  , указав нужный адрес, где хранится этот файл. Для просмотра прикрепленного
    документа используется пиктограмма  , а для удаления – пиктограмма  ;

Просмотр документа

   * в закладке Родители указываются данные родителей студента (может быть только одного родителя). 
     Это особенно актуально, если за обучение студента платят его родители;
   * закладка Номера и коды содержит данные о страховом пенсионном полисе, ИНН, Код ГНИ, 
     а также данные о документе медицинского страхования;
   * Воинский учет - эта закладка содержит данные о воинском учете студентов мужского пола. 
     Сюда вносят состояние (призывник или военнообязанный) и данные по приписному свидетельству или военному билету;
   * ФИО и учетные данные - эта закладка используется тогда, когда при приеме студента неправильно вбили его ФИО, 
     или если студент обучается дистанционно и пользуется учетным именем;
   * Договор и оплата - данные о договоре и оплате.

При приеме студентов обязательно в персональных данных нужно указать адрес регистрации и проживания, военный комиссариат у парней, дату рождения, оплату за первый семестр, иначе приказ о зачислении просто не будет утвержден. При утверждении приказа будут показано у какого студента каких конкретно данных не хватает. После заполнения всех этих данных приказ можно будет утвердить.

Работа с данными по миграционному учету студентов-иностранцев

Для того чтобы зарегистрировать данные по миграционному учету студента, необходимо:

Выделить фамилию студента в списке. В меню "Студенты" выбрать "Изменения персональных данных". В форме "Персональные данные" выбрать форму "Документы", нажать на кнопку

Персональные данные Документы

В разделе "Группа документов" можно выбрать тип документа - "Миграционные карты". В разделе "Вид документа" выбрать "Миграционная карта". Далее внести в соответствующие разделы серию и номер миграционной карты, кем данная карта выдана, дату выдачи и дату окончания действия карты, и нажать кнопку

Ввод документа

Распечатывание уведомления о прибытии иностранного гражданина

Лицо, ответственное за миграционный учет студентов, может распечатать уведомление о прибытии иностранного гражданина. Для этого необходимо зайти в меню "Студенты" и выбрать команду "Отчеты и документы", далее выбрать раздел "Справки и карточки". В выведенной форме нажать на кнопку , далее галочкой отметить студента, которому необходимо выдать уведомление о прибытии иностранного гражданина, и нажать ОК. Из классификатора выбрать тип документа: Уведомление о прибытии иностранного гражданина. Справки и карточки на студентов Далее нажать на кнопку .

Для удобства пользователей можно создавать запросы по миграционным картам. При этом запрос можно создавать, классифицируя миграционные карты по дате, номеру, серии или сроку действия. Для создания запроса в разделе "Студенты" необходимо выбрать раздел "Запросы". Запросы по студентам Далее нажать

Для запроса можно выбрать из списка параметры запроса Создание запроса Нажать на кнопку . Выбранные параметры будут перечислены в списке для запроса. Для каждого параметра необходимо выбрать значение с помощью кнопки . Выбрать вкладку "Вывести в отчет" и выбрать необходимые параметры. Нажать на кнопку . Выполнение запроса происходит после нажатия на кнопку . Созданные запросы можно сохранять и изменять .

Все приказы по студенту

Функция «Все приказы по выбранному студенту» позволяет просмотреть список всех приказов, в которых фигурирует указанный студент, а также просматривать, редактировать и утверждать эти приказы.

Вызов осуществляется выбором пункта меню «Студенты» - «Все приказы по выбранному студенту» или нажатием кнопки на панели инструментов. Все приказы по студенту Приказы в списке характеризуются видом, номером, датой, состоянием, признаком передачи в бухгалтерскую систему 1С.

Состояние приказа может принимать значения начальный (не подписан) и утвержденный (подписан).

При необходимости можно просмотреть формулировку приказа, для этого выделить строку с приказом в форме «Все приказы по студенту» и отметить галочкой «С формулировкой».

Приказ может быть открыт для просмотра и редактирования. Для этого необходимо сделать двойной щелчок левой клавишей мыши на приказе или выбрать приказ и нажать копку . Просмотр и редактирование приказов рассматривается далее. Редактирование возможно только в случае, если приказ находится в начальном состоянии.

Состояние (Начальный или Утвержденный) можно изменить с помощью кнопки , причем запрашивается подтверждение действия. Изменить состояние приказа на начальный может только начальник отдела кадров.

Состояние приказа определяет цвет, которым он отображен в списке – описание цветов приведено внизу страницы.

С помощью пиктограммы можно в режиме внедрения ввести все приказы по выбранному студенту.

Имеется возможность поиска приказа по номеру, для чего необходимо ввести начальные символы номера в строку «Быстрый поиск». При вводе курсор сразу встает на первую подходящую запись.

Порядок приказов можно изменять, щелкая по заголовку соответствующего столбца.

Создать приказ

Создать приказ В приказ вносится номер, дата, добавляется пункт, выбирается вид, подвид, группа или человек.

Персональный план

Данная функция позволяет просмотреть персональный план обучения выбранного студента.

Вызов осуществляется выбором пункта меню «Студенты» - «Информация по обучению» - «Персональный план» или нажатием кнопки на панели инструментов. Персональный план Для удобства изменить вид персонального плана можно с помощью строки Виды персонального плана

Зачетная книжка

Эта функция дает доступ к просмотру зачетной книжки студента.

Вызов осуществляется выбором пункта меню «Студенты» - «Информация по обучению» - «Зачетная книжка» или нажатием кнопки на панели инструментов, либо из окна просмотра персонального плана. Зачетная книжка

Просмотр данных о долгах

С помощью этой функции можно просмотреть и получить отчет в формате Microsoft Ecxel по академическим и финансовым долгам студента, а также по пропущенным занятиям.

Вызов функции осуществляется выбором пункта меню «Студенты» - «Финансовые и академические долги» или нажатием на кнопку на панели инструментов. Просмотр данных о долгах

Просмотр архива по студенту и хронологии обучения

Данная функция позволяет просматривать хронологию изменений данных и обучения студента, т.е. список всех действий, произведенных со студентом за время обучения.

Вызов функции осуществляется выбором пункта меню «Студенты» - «Просмотр архива и хронологии обучения» или нажатием на кнопку на панели инструментов. Просмотр архива по студенту и хронологии обучения

Отчеты и документы

В модуле Отдела кадров можно получить следующие отчеты и документы:

   * список студентов
   * копия диплома студента
   * список заканчивающих обучения
   * справочная карточка студента
   * сведения о подготовке специалистов (форма 3-нк)

Зачисление

Данное действие служит для зачисления нового студента, а так же для регистрации абитуриентов в случае не работающего модуля Приемной комиссии.

Вызов функции осуществляется выбором пункта меню «Действия» - «Регистрация нового студента» или нажатием на кнопку на панели инструментов.

После нажатия предлагается заполнить форму, содержащую идентификационную информацию о студенте. Если студент уже обучался ранее, можно выбрать его из списка с помощью кнопки «Выбрать». При этом имеющиеся по нему сведения (паспортные данные, пол, дата рождения) будут заполнены автоматически. Регистрация студента общие сведения После того, как форма заполнена, предлагается заполнить форму, содержащую сведения о поступлении. Регистрация студента сведения о поступление После заполнения следует нажать кнопку «ОК» для сохранения информации. С помощью кнопки «Отмена» можно отказаться от регистрации нового студента. После регистрации студента он появляется в списке принятых студентов соответствующего деканата. Далее в модуле Декана зачисляется в группу, о чем в отдел кадров отправляется служебная записка. Отдел кадров создает и утверждает приказ о зачислении, статус студента становиться Зачисленный.

Приказ о переводе с внебюджетной формы обучения на бюджетный

Для перевода студента с внебюджетной формы оплаты обучения на бюджетную необходимо:

1. в меню Действия выбрать Создать приказ;
2. внести номер и дату приказа;
3. в меню Пункт выбрать Добавить пункт или воспользоваться пиктограммой  ;
4. выбрать вид приказа «О переводе на бюджетную основу обучения» и подвид;
5. с помощью пиктограммы    добавить необходимое количество студентов;
6. выбрать вид основания;
7. приказ сохранить и утвердить.

После проведения всех перечисленных выше действий студент перейдет на бюджетную форму оплаты обучения

Перевод студента в другую организацию

Этот перевод осуществляется в любой из филиалов ВУЗа, и порядок действий в этом случае таков:

  1. Выдать студенту Академическую справку.
  2. Перевести студента (в модуле Декана, с помощью команд меню Перевод – в другую организацию группу). 
     Обязательно указав «В другую организацию». Теперь переводимый студент числиться в списках «Кандидаты на отчисление».
  3. Отправить в отдел кадров служебную записку об отчислении в порядке перевода.
  4. После того как отдел кадров создаст и утвердит приказ об отчислении, проведет действие по приказу, 
     студент исчезнет из списка «Кандидаты на отчисление».

Дальнейшая работа с этим студентов происходит в принимающей организации (при условии внедренной системы ИСУ ВУЗ):

  1. Студента необходимо зачислить в группу.
  2. Отправить в Отдел кадров служебную записку.
  3. Провести ему внутреннюю переаттестацию.
  4. После создания и утверждения приказа Отделом кадров, открыть обучение студенту. 
     Академические долги, появившиеся у студента в связи с разницей в планах, он может сдать, 
     получив индивидуальное разрешение (в модуле Заместителя Декана).

Отчисление

В системе ИСУ ВУЗ возможно 2 варианта отчисления:

  1. Отчисление принятого без приказа
  2. Отчисление по приказу

Отчисление принятого без приказа осуществляется только для студентов в статусе «Принятый», в этом случае не нужна служебная записка, так как приказ создаваться не будет. Как правило, таким образом отчисляют абитуриентов, успешно сдавших вступительные экзамены, оплативших, но не приступивших к обучению. Для этого с помощью команд меню Студенты - Действия – Отчисление – Отчисление принятого без приказа открыть форму «Отчисление принятого без приказа». Студенты -> Действия –> Отчисление –> Отчисление принятого без приказа С помощью пиктограммы открыть список принятых студентов. Отметить галочкой студентов, которых необходимо отчислить, нажать Выбрать. Затем с помощью выпадающего списка выбрать вид основания для отчисления., при необходимости указать реквизиты документа – основания и комментарий. Нажать Отчислить. После получения подтверждения студент будет отчислен.

Отчисление студента по приказу производиться следующим образом:

  1. на основе служебной записки, отправленной деканатом, создается приказ об отчислении.
  2. приказ утверждается
  3. с помощью команд меню Студенты - Действия – Отчисление – Отчисление по приказу 
     открыть форму «Действия со студентами Отчисление»
  4. С помощью пиктограммы  выбрать реквизиты приказа отчисления.
  5. Нажать Выполнить действие.

Отчисление принятого без приказа Статус студента выбранного приказа измениться на Выбывший.

Выпуск

Действия со студентами Отчисление Перед проведением данной операции необходимо убедиться, что всем студентам- выпускникам были выданы соответствующие документы об окончании образования (диплом и приложение к диплому). Выпуск Операция выпуска студентов состоит из следующих этапов:

  1. создание и отправка деканатом служебной записки о выпуске
  2. на основе отправленной служебной записки Отдел кадров создает приказ о выпуске.
  3. с помощью команд меню Студенты - Действия – Выпуск открыть форму «Действие со студентами».
  4. С помощью пиктограммы  открыть форму «Выбор приказа»
     выделить строку с номером приказа о выпуске, нажать Выбрать.
  5. В форме «Действия со студентами» нажать Выполнить действие.

Студенты приобретают статус «Выпускник», и больше не отображаются в списке студентов деканата.

Восстановление из выбывших

С помощью команд меню Студенты - Действия – Восстановление из выбывших открыть форму «Восстановление студента». С помощью пиктограммы открыть форму «Выбор студента» отметить галочкой восстанавливаемого студента, нажать Выбрать. Выбор приказа Заполнить поле «Вид основания» при необходимости внести реквизиты документа основания и комментарии, затем подтвердить восстановление. Студент появится в списках в состоянии «Восстанавливаемый». После действия необходимо создать приказ о восстановлении (на основании проекта приказа, отправленного в отдел кадров деканатом). После утверждения приказа студент станет зачисленным.

Примечание. При выборе вы можете видеть выбывших студентов по всем формам обучения и специальностям вашей организации. Таким образом, вы можете восстанавливать студентов, отчисленных не вами.

Восстановление из не принятых

По окончании работы приемной комиссии все студенты, не переведенные в статус «Принятый» автоматически переводятся в состояние «не принятых». При необходимости восстановить такого студента необходимо:

С помощью команд меню Студенты - Действия – Восстановление из не принятых открыть форму «Восстановление студента». Восстановление из выбывших

  1. С помощью пиктограммы  открыть форму «Выбор студента» отметить галочкой восстанавливаемого студента, 
     нажать Выбрать.
  2. Затем из выпадающего списка выбрать вид основания для восстановления.
  3. При необходимости указать реквизиты документа, на основании которого проводится восстановление, 
     а также комментарии.
  4. Нажать Восстановить.

Предоставление академического отпуска

Восстановление из не принятых Предоставление академического отпуска Этот перевод осуществляет Отдел кадров на основании заявления студента, подписанного деканом факультета. Действия –> Предоставление академического отпуска Алгоритм действий в этом случае таков: Действия со студентами

  1. Создается приказ о предоставлении академического отпуска (с помощью команд меню Студенты – Создать приказ)
  2. Приказ утверждается
  3. В меню Студенты выбрать команды Действия – Предоставление академического отпуска
  4. Затем заполняем форму «Действия со студентами»,

Подробное описание заполнения формы описано в пункте Выпуск.

Студент отправлен в академический отпуск, в модуле Декана, студент из списка группы переходит в список «Дипломников с отложенной защитой и академических отпускников».

Возврат из академического отпуска

Операция возврата студентов из академического отпуска полностью аналогична отчислению.

Поощрение (взыскание)

Действия –> Поощрение (взыскание) При необходимости данного действия алгоритм действий таков: Объявление поощрения / взыскания

  1. В меню Студенты выбрать команду Действия –  Поощрение (взыскание)
  2. В открывшейся форме «Объявление поощрения / взыскания»:
   * Ввести реквизиты приказа
   * Указать вид приказа (поощрение или взыскание)
   * С помощью пиктограммы  открыть форму «Выбор студента» отметить галочкой студента для 
     вынесения поощрения / выговора, нажать Выбрать
   * Обязательно ввести формулировку приказа
   * Из выпадающего списка выбрать вид основания для приказа.
   * При необходимости ввести реквизиты документа и комментарии
   * Нажать Сохранить.

Приказ с указанными реквизитами отобразиться в списке приказов, именно в том состоянии, в котором было указано в форме «Объявление поощрения / взыскания», а также его можно будет просмотреть и в форме «Все приказы по студенту» (с формулировкой или без нее).

Смена фамилии

Действия –> Смена фамилии В случае смены студентом фамилии необходимо провести следующие действия в модуле Отдела кадров: Смена фамилии

  1. Создать приказ о смене фамилии (данный вид приказа создается без служебной записки деканата)
  2. В меню Студенты выбрать команду Действия – Смена фамилии.
  3. В открывшейся форме «Смена фамилии»:
   * Указать реквизиты приказа о смене фамилии
   * С помощью пиктограммы  открыть форму «Выбор студента» отметить галочкой студента для смены фамилии, нажать Выбрать.
   * Указать дату смены фамилии
   * В Поле Фамилия указать новую фамилию
   * Из выпадающего списка выбрать вид основания для смены фамилии

Дополнительные действия со студентами

В случае не работающих деканатов, следующие действия по учету студентов проводятся в модуле Отдела кадров:

   * Перевод в кандидаты на отчисление
   * Перевод в кандидаты на выпуск
   * Перевод в кандидаты на перевод в другую организацию
   * Перевод на следующий курс

Все эти действия можно выполнить с помощью одноименных команд меню Студенты – Дополнительные действия - …. Студенты –> Дополнительные действия->... Вернуться