Полнофункциональная работа с приказами
Работа с приказами по студентам
При переходе из главного окна отдела кадров в приказы по студентам открывается список приказов, отображаемый, по умолчанию, за последние три месяца.
Большинство приказов по студентам формируются на основании проектов приказов, которые, в свою очередь создаются при проведение действий сотрудниками деканатов.
Имеется строка быстрого поиска по номеру приказа или ФИО студента.
Система позволяет фильтровать приказы по реальности (реальный - по которому проводятся действия в системе или введеный - не оказывающий на систему никаких действий), проведено или нет действие по приказу, проведен или нет приказ через бухгалтерию, по состоянии (начальный или утвержденный), по виду приказа. Панель инструментов располагается непосредственно под строкой меню и содержит ряд кнопок, дублирующих основные действия. При наведении курсора мыши появляется подсказка с описанием действия, осуществляемого при нажатии данной кнопки.
Можно изменить даты начала и конца, по которым отображать список приказов. По умолчанию отображаются три месяца для того, чтобы список приказов подгружался быстрее.
Меню Приказы содержит следующий функционал:
1. просмотр - открывает приказ для просмотра работает так же, как и двойной клик левой клавиши мыши. Если приказ не утвержден, то
в открывшейся форме его можно изменить через меню Приказ - Изменить
2. печать - позволяет распечатать приказ целиком
3. выписка - распечатать часть приказа по конкретному выделенному студенту
4. причины невозможности утверждения приказа - в системе имеется возможность поставить ограничения на утверждения приказов. Например,
можно запретить утвержать приказ о зачислении, если у студента не указана электронная почта. Данный функционал и укажет, почему
в системе нельзя утвердить приказ
5. просмотр хронологии - показывает кто, когда и что делал с выбранным приказов
6. история изменений состояний приказа - показывает когда приказ утверждался и становился начальным и кто это делал
7. печать текущего списка - позволяется распечатать список отображаемых в окне приказов
8. развернутый список - позволяет получить отчет с настраиваемым выбором и расположением столбцов
Меню Действия позволяет:
1. ввести приказ - созавать приказы, которые никакого действия на систему не оказывают. Такие приказы популярны в режиме внедрения
системы в организацию, когда нужно вносить старые приказы, например, если студент уже на 4 курсе, а нужны приказы о переводе
на 2 и 3 курс. Нужно внести номер и дату приказа, выбрать вид, добавить список студентов
2. создать копию приказа - позволяет создать полную копию выделенного приказа. В открывшейся форме указать новый номер и дату копии
3. изменить номер или дату приказа - позволяет изменить данные в случае, если ранее они были внесены неверно. Изменять можно только
в приказах в состоянии Начальный
4. перенос человека в другой приказ - если студента добавили не втот приказ, то с помощью данной функции его можно перенести в др.
существующий приказ. В открывшейся форме указать номер и дату нужного приказа
5. утвердить - позволяет зафиксировать приказ в тот состоянии, в котором он находиться при утверждении. Утвержденный приказ изменять
нельзя. Большинство действий по студентам делаются именно через утвержденные приказы
6. деутвердить приказ - если приказ нужно изменить, а он уже утвержден, то его сначала деутверждают, потом открывают, проводят
изменения сохраняют и утверждают вновь
7. аннулировать - данное действие можно произвести по человеку, пункту приказа или целому приказу
8. удалить - данное действие можно произвести по человеку, пункту приказа или целому приказу. В отличие от аннулирования, удаляет
полность информацию из системы. ПРи удалении нужно указать, отменять ли действия, проведенные по приказу. Отмены удаления в
системе не существет.
Создание новых приказов
Новый приказ по студентам можно создать на основе готового приказа путем изменения, на основе служебной записки или создать заново из пункта меню «Студенты».
Ввод существующих приказов
Работа с приказами
Эта часть программы предоставляет возможность составлять, редактировать и удалять приказы, а также работать со списком приказов.
Работа со списком приказов
Окно работы со списком приказов содержит блок, позволяющий настраивать программу на работу с определенными группами приказов, а также отбирать приказы по различным критериям (так называемые фильтры).
Под группами приказов понимаются приказы по студентам, по сотрудникам, по учебной работе. В каждый момент времени можно работать только с одной группой.
Порядок приказов можно изменять, щелкая по заголовкам соответствующих столбцов. По умолчанию приказы отсортированы по ФИО людей, входящих в приказы.
Для ускорения поиска предусмотрен быстрый поиск по ФИО или номеру приказа: в верхней строке окна выбора задаются начальные буквы фамилии или номера приказа, при этом курсор сразу устанавливается на первую подходящую запись. Переключение между режимами поиска осуществляется переключателями «По ФИО» и «По номеру».
Для того чтобы после каждого действия по изменению приказов изменялся также список приказов, служит переключатель «Обновлять список после каждого действия» внизу окна.
Визуально записи различаются по цвету: утвержденный, неутвержденный, без номера или даты. Внизу страницы есть пояснение относительно цветов. Еще ниже расположена информация о количестве приказов в списке, которая обновляется после каждого обновления списка.
В программе предусмотрены возможности работы с частью приказов, удовлетворяющих определенным условиям. Выбор происходит с помощью наложения фильтров, задающих эти самые условия.
Отбор приказов по группам, состоянию и по датам
Отбор приказов по группам, состоянию и по датам
В каждый момент времени вы можете работать с приказами одной группы: по студентам, по сотрудникам или по учебной работе. Для перехода между группами служит набор переключателей. Некоторые переключатели могут отсутствовать, если у вас нет прав работы с приказами определенных групп. Так же вы можете выбрать состояние приказа – утвержденный приказ или начальный.
С помощью полей «Дата приказа с … по» можно определять временной интервал, в котором был создан приказ. По умолчанию отображаются приказы, созданные за последние 6 месяцев. Даты могут вводиться вручную в формате «день-месяц-год», либо выбираться из выпадающего календаря. При выборе даты из календаря двойные стрелки служат для перелистывания лет, одинарные – месяцев, а дата выбирается в последнюю очередь левой кнопкой мыши.
Работа с фильтрами
Существует возможность выбрать дополнительные фильтры:
* номер приказа; * вид приказа; * действие совершено или нет по приказу; * по признаку проведения приказа в бухгалтерской системе 1С; * реальный ли он или введенный; * состояние приказа.
Действие фильтров отменяется с помощью кнопки «Сброс фильтра».
Панель инструментов
Панель инструментов располагается непосредственно под строкой меню и содержит ряд кнопок, дублирующих основные действия. При наведении курсора мыши появляется подсказка с описанием действия, осуществляемого при нажатии данной кнопки.
Строка меню
Информация о работе с приказами записана в пункте «Приказы» строки меню: Строка меню
Просмотр приказа
При нажатии на кнопку «Просмотр» выделенный приказ просматривается при помощи универсального редактора приказов. При этом редактирование приказа запрещено.
Кнопка «Создать на основе» позволяет создать новый приказ на основе уже имеющегося.
Создание копии существующего приказа
Создание копии существующего приказа
Выбрать приказа, который должен лечь в основу нового, выбирается из списка, появляющегося при нажатии на кнопку «Список». Номер и дата нового приказа вводятся в соответствующих окошках.
Стандартный редактор приказов позволяет изменить заголовок, пункты и концевик приказа.
Сохранение электронной копии приказа
Необходимо выбрать приказ в списке приказов. Далее с помощью пиктограммы 
открываем окно электронной копии приказа. При помощи кнопки Добавить закачиваем в ИСУ ВУЗ копию приказа со всеми необходимыми подписями.
Ввести приказ
Эта функция используется для создания нового приказа. Ввести приказ
Смена номера или даты приказа
Смена номера или даты приказа Смена номера или даты возможны только для неутвержденного приказа. Чтобы изменить эти параметры у утвержденного приказа, нужно его сначала разутвердить (см.).
Перенос человека в другой приказ
Эта функция позволяет перенести человека из одного приказа в другой. В приказе, куда переносится человек добавляется новый пункт, содержащий этого человека. Нужно указать номер и дату того приказа, в который будет переноситься человек. Перенос человека в другой приказ
Утверждение и отмена утверждения приказа
Чтобы изменить статус приказа с утвержденного на начальный или наоборот, нужно выбрать приказ и нажать соответствующую кнопку, а затем – подтверждение. Если попытаться утвердить уже утвержденный приказ, ничего не произойдет, точно так же – с начальным.
Причины невозможности утверждения приказа
Эта функция позволяет просмотреть причины невозможности утверждения приказа. Причины невозможности утверждения приказа
Если в системе через администратора-настройщика настроена проверка наличия данных при утверждении определенных типов приказов – то при отсутствии в системе таких данных система не даст утвердить приказ, выведет сообщение об отсутствующих данных.
Удаление приказа
Чтобы удалить выбранный приказ, достаточно нажать соответствующую кнопку, а затем – подтверждение.
Примечание. Данная функция доступна только начальнику отдела кадров. Удаление пункта из приказа
Примечание. Данная функция доступна только начальнику отдела кадров. Удаление человека из приказа
С помощью этой кнопки удаляется выбранный человек из приказа.
(Если в пункте никого не осталось – удаляется пункт, если после этого в приказе не осталось пунктов – удаляется приказ)
Примечание. Данная функция доступна только начальнику отдела кадров. Приказы по сотрудникам
В списке приказов по сотрудникам в качестве объекта используется сотрудник в определенной должности. Если у одного сотрудника будет несколько должностей, то столько же будет приказов под одним и тем же номером в случае, например, его отпуска, или увольнения.
Действия с приказами по сотрудникам такие же, как и со студентами.
