Версия 14:01, 4 апреля 2014

Работа с проектами приказов

Правила работы с проектами приказов в системе ИСУ ВУЗ

Существующая концепция содержит следующие правила.

I. Формирование и отправка проектов приказов

  1. Проекты приказов формируются автоматически в модуле декана при совершении следующих действий над студентами:
     * зачисление в группу;
     * внешняя переаттестация;
     * перевод на следующий курс;
     * перевод в другую группу;
     * перевод на другую специальность или форму обучения;
     * перевод в другую организацию;
     * допуск к государственным экзаменам;
     * перевод в кандидаты на выпуск;
     * перевод в кандидаты на отчисление.
  2. На этапе создания проекты приказов не доступны в модуле отдела кадров.
  3. Проекты приказов отправляются вручную из модулядекана, после чего они становятся доступны в модуле отдела кадров.
  4. Формирование проектов приказа в модуле декана происходит по следующим правилам:
     * один проект приказа может содержать несколько пунктов, каждый пункт может содержать несколько людей;
     * один проект приказа содержит пункты только одного вида действия (отчисление, перевод, переаттестация и т.д.), 
       смешивание пунктов разных видов действий в одном  проекте приказа запрещено;
     * разные пункты одного проекта приказа отличаются разными основаниями. 
       Для каждого основания задается свой текст, включаемый затем в формулировку пункта проекта приказа (шаблон). 
       Подробнее о создании шаблонов см. пункт 6;
     * если пункт проекта приказа содержит одного человека, берется одиночный шаблон, иначе – групповой;
     * если шаблон нужного типа (одиночный или групповой) не существует, соответствующий пункт проекта приказа 
       создается без формулировки. При этом данный пункт не будет отображаться в распечатке;
     * номер проекта приказа генерируется автоматически, как следующий порядковый номер внутри деканата;
     * в качестве даты проекта приказа берется дата его отправки.
  5. После отправления проекта приказа какого-либо вида в деканате начинает формироваться новый проект приказа этого вида.
  6. Имеется возможность частичного отправления проекта приказа . При этом:
     * в отделе кадров становятся доступными не все люди из проекта приказа, а только те, 
       которые были отмечены и отправлены;
     * оставшиеся люди остаются недоступными для отдела кадров и автоматически переносятся 
       в новый проект приказа такого же вида;
     * новый проект приказа получает новый номер, который генерируется по правилам формирования 
       номеров для проектов приказа (см. 1.4.6).
  7. При отправлении проекта приказа имеется возможность задания номера и даты, под которыми он появится в отделе кадров. 
     По умолчанию проект приказа отправляется с тем номером, который у него был.

II. Включение проектов приказов в приказы

  1. В приказ может быть добавлен проект приказа целиком, либо отдельные пункты проекта приказа.
  2. В один приказ могут быть добавлены несколько проектов приказа.
  3. Разные пункты одного проекта приказа могут быть включены в разные приказы.
  4. Пункты проектов приказов добавляются в приказ как новые пункты приказа, 
     не объединяясь автоматически с существующими пунктами приказа.
  5. Пункт проекта приказа является НЕДЕЛИМЫМ элементом проекта приказа, т.е. в приказ добавляются все люди, 
     находящиеся в выбранном пункте проекта приказа. Добавить в приказ часть людей из пункта служебной записки НЕЛЬЗЯ.

III. Удаление проектов приказов из приказов

  1. Удалить людей, добавленных в приказ из проекта приказа через редактирование приказа НЕЛЬЗЯ.
  2. Можно удалить из приказа проект приказа целиком, при этом из этого приказа будут удалены все люди, 
     попавшие туда из удаляемого проекта приказа.
  3. Удалить проект приказа можно только из неутвержденного приказа.
  4. Удалить отдельных людей, добавленных в приказ из проекта приказа, может только начальник отдела кадров через список приказов.
  5. Добавить человека в приказ определенного вида, если на этого человека существует проект приказа этого же вида, НЕЛЬЗЯ. 
     Возможно добавление только через включение в приказ проекта приказа.

IV. Дополнительные возможности работы с проектами приказов

  1. После добавления в приказ проекта приказа, люди могут быть перенесены из пунктов, созданных 
     на основе этого проекта приказа, в другие пункты того же приказа, такого же вида.
  2. Можно редактировать формулировки и изменять основания пунктов приказа, созданных на основании проекта приказа.
  3. В пункт приказа, созданный на основании проекта приказа, могут быть добавлены другие люди без 
     проектов приказов, если над ними проводятся те же действия и подходит формулировка.
  4. В пункт приказа, созданный на основании проектов приказов, могут быть перенесены люди из других 
     пунктов этого же приказа (созданных на основе других проектов приказов или без них), если над ними 
     проводятся те же действия и подходит формулировка.
  5. Пункты приказа одного вида могут быть объединены в один пункт, независимо от того, были ли они созданы 
     на основе проектов приказов или без них.
  6. При совершении любых действий, описанных в пунктах 4.1 – 4.5 у человека остается привязка к проекту приказа, 
     из которого он попал в данный приказ.

V. Возврат проектов приказов

  1. Отдел кадров может вернуть проект приказа в деканат, откуда он пришел, если ни один человек из 
     возвращаемого проекта приказа не включен в какой-либо приказ.
  2. Если люди из проекта приказа включены в приказы, перед возвратом необходимо удалить этот проект 
     приказа из всех приказов, в которых он присутствует. При этом может потребоваться разутверждение 
     приказов, которые были утверждены.
  3. После удаления проекта приказа из всех приказов, в которые он был включен, проект приказа может 
     быть возвращен в деканат-отправитель.
  4. Если в деканате-отправителе существует новый (не отправленная) проект приказа  того же вида, 
     что и возвращаемый, пункты возвращаемого проекта приказа добавляются к пунктам нового проекта приказа.
  5. Имеется возможность частичного возврат апроекта приказа. При этом:
     * в деканате становятся доступными не все люди из проекта приказа, а только те, которые были отмечены и отправлены;
     * оставшиеся люди остаются доступными для отдела кадров и авто-матически переносятся в 
       новый проект приказа такого же вида;
     * новый проект приказа получает новый номер, который генериру-ется по правилам формирования номеров 
       для проектов приказа(см. 1.4.6).

VI. Правила формирования шаблонов приказов и проектов приказов

  1. Шаблоны формулировок для приказов и проектов приказов одного и того же вида совпадают.
  2. Шаблоны бывают двух видов:
     * одиночные (на одного человека);
     * групповые (на нескольких человек).
  3. Шаблоны (одиночные и групповые) создаются начальником отдела кадров через модуль отдела 
     кадров для каждого вида приказов и проектов приказов.
  4. Для каждого вида приказов может быть создано несколько оснований, отличающихся формулировкой (текстом); 
     при этом для каждого основания автоматически создается два шаблона: одиночный и групповой.
  5. Одиночный и групповой шаблоны связаны друг с другом, поэтому по одиночному шаблону можно однозначно 
     найти соответствующий ему групповой и наоборот. Это позволяет находить нужный шаблон при добавлении 
     и удалении людей в пункте проекта приказа.
  6. Одиночный и групповой шаблоны могут иметь разный срок действия.
  7. Одиночный и групповой шаблоны могут удаляться независимо друг от друга, однако создание только  
     одиночного или только группового шаблона невозможно.
  8. Содержимое шаблона вставляется в формулировку пункта приказа или проекта приказа при формировании этого пункта.
  9. Содержимое шаблона может содержать текст и макросы.
 10. Макрос – это команда, показывающая, какие данные по человеку, студенту, сотруднику, приказу, 
     организации и т.д. должны находиться в этом месте формулировки.
 11. В шаблонах допустимо использование команд языка гипертекстовой разметки HTML.

Теперь подробнее остановимся на порядке действий с проектами приказов.

В стартовой форме модуля Отдела кадров в меню Переход выбрать пункт К проектам приказов или одноименную кнопку Переход -> К проектам приказов

Открывается список проектов приказов, доступных для работы. Cписок проектов приказов, доступных для работы

С помощью фильтров Вы можете редактировать список отображаемых проектов приказов. Быстрый поиск проектов приказов может осуществляться по фамилии студента или по номеру проекта приказа.

Панель инструментов

Панель инструментов располагается непосредственно под строкой меню и содержит ряд кнопок, дублирующих основные действия. При наведении курсора мыши появляется подсказка с описанием действия, осуществляемого при нажатии данной кнопки.

Пункт меню «Проект приказа» содержит следующие пункты:

Кнопка	Описание
	Просмотр проекта приказа
	Печать проекта приказа
	Возврат проекта приказа отправителю
	Создание приказа на основе проекта приказа
	Обновить список проекта приказа

Просмотр проекта приказа

Просмотр проекта приказа С помощью этого пункта меню можно просмотреть (но не редактировать) выбранный проект приказа. Просмотр проектов приказов полностью аналогичен просмотру приказов. Эту процедуру целесообразно проводить перед созданием приказа на основе проекта приказа, во избежание ошибок.

Возврат проекта приказа отправителю

Этот пункт позволяет вернуть выделенный проект приказа на доработку в деканат, из которого она была отправлена. После нажатия кнопки требуется ввести подтверждение операции.

Создание приказа на основе проекта приказа

Создание приказов по студентам, за исключением особых случаев, в системе ИСУ ВУЗ возможно только на основе проекта приказа.

Для создания приказа на основе проекта приказа необходимо выделить проект приказа в списке (проект приказа должна быть в состоянии Отправленная), затем в меню Проекта приказа выбрать команду Создать приказ на основе проекта приказа. Проекта -> Создать приказ на основе проекта приказа

В открывшейся форме «Приказ» обязательно надо ввести номер и дату. Остальные сведения берутся из проекта приказа.

Затем в меню Приказ выбрать команду Сохранить. Если в один приказ необходимо включить несколько проектов приказов, то необходимо в меню Пункты выбрать команду Добавить проект приказа.

В открывшейся форме «Выбор проекта приказа» отметить галочкой номера проектов приказов, для добавления в создаваемый приказ. Нажать Выбрать.

Выбор проекта приказа Каждая из выделенных проектов приказов будет добавлена отдельным пунктом. Дальнейшая работа с приказом полностью аналогична работе с приказом созданным вручную. Пункты приказа можно объединять, исключать одну или несколько проектов приказов из приказа. По окончании формирования приказа обязательно его сохранить.

Все проекты приказов, использованные при создании приказа, будут переведены в состояние «Отработанные», теперь их отправка в деканат на доработку возможна только при удалении проекта приказа из приказа.

Историю изменения состояния проекта приказа можно просмотреть с помощью одноименной команды меню Проекты приказов.

Вернуться