Полнофункциональная работа с сотрудниками
Diknik (обсуждение | вклад) (→Панель инструментов) |
Diknik (обсуждение | вклад) (→Панель инструментов) |
||
| Строка 140: | Строка 140: | ||
|style="border-style: solid; border-width: 0"| Общекадровый приказ | |style="border-style: solid; border-width: 0"| Общекадровый приказ | ||
|- | |- | ||
| − | |style="border-style: solid; border-width: 0 1px 0 0"| {{#icon: | + | |style="border-style: solid; border-width: 0 1px 0 0"| {{#icon:Icon2516.gif|определить цвет|24}} |
|style="border-style: solid; border-width: 0"| Печать отчетов и документов: трудового договора, дополнительного соглашения к трудовому договору, справочных карточек | |style="border-style: solid; border-width: 0"| Печать отчетов и документов: трудового договора, дополнительного соглашения к трудовому договору, справочных карточек | ||
|} | |} | ||
Версия 13:51, 13 марта 2012
Работа с сотрудниками
Эта часть программы предоставляет пользователю возможность быстро и удобно работать со списком сотрудников: выбирать группу людей по определенным признакам, находить нужную запись, редактировать данные о человеке, производить определенные действия и просматривать статистические данные.
Работа со списком сотрудников
Окно работы со списком сотрудников содержит блок, позволяющий настраивать программу на работу с определенными состояниями сотрудников, а также отбирать сотрудников по различным критериям (так называемые фильтры).
Порядок сотрудников можно изменять, щелкая по заголовкам соответствующих столбцов. По умолчанию сотрудники отсортированы по ФИО.
Для ускорения поиска сотрудника предусмотрен быстрый поиск по фамилии или табельному номеру в зависимости от состояния переключателя за строкой поиска. В верхней строке окна выбора задаются начальные буквы фамилии или табельный номер, при этом курсор сразу устанавливается на первую подходящую запись.
Отбор сотрудников по состояниям
В видимый список попадают только сотрудники, находящиеся в состояниях, помеченными галочками. Если отмечено несколько состояний, просматриваемыми становятся записи всех отмеченных состояний. После того, как будут отмечены все необходимые состояния, нужно нажать кнопку «Обновить». Если внизу окна включена галочка в поле «Автоматическое обновление списка при смене состояний сотрудников», обновление происходит автоматически (нажатие кнопки «Обновить» не требуется).
Работа с фильтрами
Существует возможность выбрать дополнительные фильтры, расположенные на четырех страницах:
* Состояние * Категории * Периоды * ФИО * Адрес прописки
Каждый из этих подпунктов дает возможность учитывать или не учитывать некоторые данные о сотруднике.
Категории включают следующие меню:
* Организация (выбираете из списка свою организацию) * Подразделение (перечислены все возможные подразделения вуза) * Должность (список должностей в вузе) * Дополнительные фильтры (например, изменник, изменившие ФИО) * Тип сотрудника (внешний совместитель, внутренний совместитель, контрактник, штатный) * Категория (профессорско-преподавательский состав, рабочие, служащие и прочие) * Профиль (основная или сопутствующая должность) * Характер работы (временный, на определенный срок, постоянный, сезонный) * Доля ставки * Пол * Фото (есть или нет) * Национальность * Семейное положение * Дети (есть или нет) * Система оплаты (по окладу и по часовому тарифу) * Ученая группа (нет, доктор наук, кандидат наук) * Ученая степень * Ученое звание (доктор, профессор, нет) * Недостающие данные (указаны все данные, 1-степенные, 2-степенные, 3-степенные данные)
Чтобы активизировать каждое из этих меню, достаточно щелкнуть мышью на строчку раскрывающегося подменю, причем первая пустая строчка, стоящая в начале списка, позволяет отказаться от использования этого меню.
Периоды включают следующие меню::
* Дата приема ("с..." "по…")
* Дата рождения ("с..." "по…")
* Возраст ("с..." "по…")
* Начало работы в должности ("с..." "по…")
* Окончание работы в должности ("с..." "по…")
ФИО определяет:
* Фамилия (начинается с…, содержание, заканчивается, совпадает с…) * Имя (начинается с…, содержание, заканчивается, совпадает с…) * Отчество (начинается с…, содержание, заканчивается, совпадает с…)
Страница «Адрес прописки» позволяет задавать адрес прописки (Страна, Регион, Район, Город, Населенный пункт).
Для выбора значений необходимо нажать кнопку и выбрать нужное значение из списка.
Для ускорения выбора из большого списка предусмотрен быстрый поиск: в верхней строке окна выбора задаются начальные буквы элемента списка, при этом курсор устанавливается на первую подходящую запись.
Для того чтобы была выбрана страна, нужно поставить галочку в первой колонке списка. Для того чтобы выбрать район или город, должен быть выбран регион, чтобы выбрать населенный пункт, должен быть выбран район или город.
При использовании фильтров список студентов обновляется автоматически каждый раз при изменении фильтра. Если на список наложен хотя бы один фильтр, в правом нижнем углу окна появляется надпись «Фильтр».
При нажатии кнопки «Отменить фильтр» отменяются все условия, наложенные дополнительно. Данная кнопка не влияет на изменение списка состояний студентов.
С помощью кнопки «Дополнительно» окно настройки списка студентов сворачивается и разворачивается, изменяя размер основного окна.
Внизу окна после каждого обновления списка или изменения фильтра высвечивается статистическая информация:
* Всего в списке (удовлетворяющие условиям фильтра), * Не указаны 1-степенные данные * Не указаны 2-степенные данные * Не указаны 3-степенные данные * Указаны все данные.
Какие именно данные имеют определенную степень важности, можно узнать, нажав на кнопку с вопросительным знаком между соответствующей надписью и окошком, в котором указано количество записей.
Панель инструментов
Панель инструментов располагается непосредственно под строкой меню и содержит ряд кнопок, дублирующих основные действия. При наведении курсора мыши появляется подсказка с описанием действия, осуществляемого при нажатии данной кнопки.
| Кнопка | Описание |
|---|---|
|
Изменение кадровых данных |
|
Все приказы по сотруднику |
|
Просмотр архива и истории перемещений сотрудника |
|
Запросы |
|
Обновить список сотрудников |
|
Прием на работу |
| Содержит выпадающее меню «На основную должность», «На сопутствующую должность»; при щелчке непосредственно по кнопке открывается окно создания приказа о приеме на основную должность. | |
|
Увольнение |
| Содержит выпадающее меню «На одного человека», «Групповое», «С сопутствующей должности»; при щелчке непосредственно по кнопке открывается окно создания приказа об увольнении на одного сотрудника. | |
|
Продление срока договора |
|
Кадровое перемещение |
|
Предоставление отпуска |
| Содержит выпадающее меню «На одного человека», «Групповое»; при щелчке непосредственно по кнопке открывается окно создания приказа об отпуске на одного сотрудника. | |
|
Общекадровый приказ |
|
Печать отчетов и документов: трудового договора, дополнительного соглашения к трудовому договору, справочных карточек |
Просмотр и изменение персональных данных
Просмотр персональных данных выделенного сотрудника осуществляется одним из трех способов:
* двойным щелчком левой кнопкой мыши по сотруднику * нажатие клавиши Enter на выбранном сотруднике * выбором пункта меню «Сотрудники» - «Просмотр кадровых данных».
В режиме просмотра изменение любых данных запрещено.
Изменение персональных данных выделенного сотрудника осуществляется одним из трех способов:
* двойным щелчком левой кнопкой мыши по сотруднику * выбором пункта меню «Сотрудники» - «Изменение кадровых данных» * щелчком по кнопке на панели инструментов.
После этого открывается окно, содержащее ряд закладок, на которых отображаются сведения о выбранном сотруднике.
Просмотр списка приказов по сотруднику
Функция «Все приказы по выбранному сотруднику» позволяет просмотреть список всех приказов, в которых фигурирует указанный сотрудник, а также просматривать, редактировать и утверждать эти приказы.
Вызов осуществляется выбором пункта меню «Сотрудники» - «Все приказы по выбранному сотруднику» или нажатием кнопки на панели инструментов.
Приказы в списке характеризуются видом, номером, датой, состоянием, признаком передачи в бухгалтерскую систему 1С.
Состояние приказа может принимать значения начальный (не подписан) и утвержденный (подписан).
Приказ может быть открыт для просмотра и редактирования. Для этого необходимо сделать двойной щелчок левой клавишей мыши на приказе или выбрать приказ и нажать копку . Просмотр и редактирование приказов рассматривается в главе 4. Редактирование возможно только в случае, если приказ находится в начальном состоянии.
Состояние (Начальный или Утвержденный) можно изменить с помощью кнопки , причем запрашивается подтверждение действия. Изменить состояние приказа на начальный может только начальник отдела кадров.
Состояние приказа определяет цвет, которым он отображен в списке – описание цветов приведено внизу страницы.
Имеется возможность поиска приказа по номеру, для чего необходимо ввести начальные символы номера в строку «Быстрый поиск». При вводе курсор сразу встает на первую подходящую запись.
Порядок приказов можно изменять, щелкая по заголовку соответствующего столбца.
Действия с сотрудниками
Прием на работу
При приеме сотрудника Указываются все необходимые данные в приказе. Так же есть возможность указать Квалификационный уровень сотрудника. Если этот человек регистрировался когда-нибудь в системе, то есть возможность выбрать его из списка с Помощью кнопок Выбрать.
Прием на сопутствующую должность
Просмотр и изменение персональных данных
Просмотр персональных данных сотрудника осуществляется одним из трех способов:
* двойным щелчком левой кнопкой мыши на выделенной записи, соответствующей данному сотруднику * нажатием клавиши Enter на соответствующей записи * выбором пункта меню «Сотрудники» - «Просмотр кадровых данных».
В режиме просмотра изменение любых данных запрещено.
Изменение персональных данных сотрудника осуществляется одним из двух способов:
* выбором пункта меню «Сотрудники» - «Изменение кадровых данных» * щелчком по кнопке на панели инструментов.
После этого открывается окно, содержащее ряд закладок, на которых отображаются сведения о выбранном сотруднике.
В данной форме имеются закладки, в которых вносят персональные данные по нужно тематике:
* в закладке Основные вносится основная информация о студенте (дата и место рождения, пол,
удостоверение личности, гражданство, национальность, семейное положение и количество детей,
а также отображается группа, курс, состояние студента и персонального плана);
* в закладке Место работы указаны данные о месте работы сотрудника (категория сотрудника, организация,
подразделение, должность, фактическое подразделение, дата приема, начала работы и окончания,
трудовой договор и доп. соглашение к нему, табельный номер, характер и тип сотрудника и т.д.)
* в закладке Дополнительные содержит информацию о том, имеется ли у сотрудника ученая степень,
ученое звание, научные труды и стаж работы;
* закладка Адреса отображает место регистрации и место прописки, а также телефон, ICQ и электронную почту.
Для того, чтобы указать, например, номер телефона, нужно в строке Контактный телефон поставить галочку,
также поступают, если нужно вбить E-mail.
* в закладке Документы указываются документы студента (например, аттестат, паспорт и т.д.);
* в закладке Родители указываются данные родителей студента (может быть только одного родителя).
Это особенно актуально, если за обучение студента платят его родители;
* закладка Номера и коды содержит данные о страховом пенсионном полисе, ИНН, Код ГНИ,
а также данные о документе медицинского страхования;
* Воинский учет - эта закладка содержит данные о воинском учете студентов мужского пола.
Сюда вносят состояние (призывник или военнообязанный) и данные по приписному свидетельству или военному билету;
* ФИО и учетные данные - эта закладка используется тогда, когда при приеме студента неправильно вбили его ФИО,
или если студент обучается дистанционно и пользуется учетным именем.
Поощрение (взыскание)
При необходимости данного действия алгоритм действий таков:
1. В меню Сотрудники выбрать команду Действия – Поощрение (взыскание)
2. В открывшейся форме «Объявление поощрения / взыскания»:
* Ввести реквизиты приказа
* Указать вид приказа (поощрение или взыскание)
* С помощью пиктограммы открыть форму «Выбор сотрудника» отметить галочкой сотрудника для вынесения поощрения /
выговора, нажать Выбрать
* Обязательно ввести формулировку приказа
* Из выпадающего списка выбрать вид основания для приказа.
* При необходимости ввести реквизиты документа и комментарии
* Нажать Сохранить.
Приказ с указанными реквизитами отобразиться в списке приказов, именно в том состоянии, в котором было указано в форме «Объявление поощрения / взыскания», а также его можно будет просмотреть и в форме «Все приказы по сотруднику» (с формулировкой или без нее).
Смена фамилии
В случае смены сотрудника фамилии необходимо провести следующие действия в модуле Отдела кадров:
1. Создать приказ о смене фамилии
2. В меню Сотрудники выбрать команду Действия – Смена фамилии.
3. В открывшейся форме «Смена фамилии»:
* Указать реквизиты приказа о смене фамилии
* С помощью пиктограммы открыть форму «Выбор сотрудника» отметить галочкой сотрудника для смены фамилии, нажать Выбрать.
* Указать дату смены фамилии
* В поле Фамилия указать новую фамилию
* Из выпадающего списка выбрать вид основания для смены фамилии
Просмотр архива и истории перемещений сотрудника
Данная функция позволяет просматривать хронологию изменений данных сотрудника, т.е. список всех действий, произведенных с сотрудником за время работы.
Вызов функции осуществляется выбором пункта меню «Сотрудники» - «Просмотр архива и истории перемещений сотрудника» или нажатием на кнопку на панели инструментов.
В открывшейся форме можно просмотреть:
* персональные данные * место работы * персональные данные сотрудника
Продление трудового договора
В меню Действия выбрать команду Продление трудового договора. Указать номер и дату приказа, выбрать сотрудника из списка и указать новую дату окончания.
Кадровое перемещение
Эта команда используется, если сотрудника необходимо перевести с одной должности на другую, не используя увольнения. Для этого в меню Действия необходимо выбрать команду Кадровое перемещение. Вносится номер приказа и его дата.
Данные "До приказа" заполняются автоматически по имеющимся в базе данным (это данные о предыдущем месте работы). В данных "После приказа" указывается новая должность сотрудника.
Изменение режима рабочего времени
Эта команда используется для изменения доли ставки сотрудника. Для этого в меню Действия нужно выбрать команду Изменение режима рабочего времени. Указать номер и дату приказа, изменение доли ставки, период.
График отпусков
Эта команда позволяет подготовить отделу кадров график отпусков на всех сотрудников. Для этого нужно в меню Действия - Отпуск выбрать команду График отпусков.
В открывшейся форме График отпусков сотрудников необходимо указать год, на который этот график составляется, с помощью пиктограммы добавить сотрудников, указать у них плановую дату отпуска. Фактическая дата заполняется, когда создается приказ об отпуске на данного сотрудника.
Для внесения и изменения сведений об отпуске используется пиктограмма Изменить сведения . Все сотрудники, располагающиеся в графики, но на которых еще не заполнены данные в графике, выделяются красным цветом.
Для удаления человека из графика отпусков используется пиктограмма Удалить сотрудника .
После внесения всех данных по отпускам обязательно необходимо сохранить их с помощью пиктограммы Сохранить , иначе данные будут утеряны. После сохранения графика есть возможность его распечатать.
При вводе приказа об отпуске и выборе вида приказа "Ежегодный основной оплачиваемый отпуск" графы с… по … заполняются автоматически.
Приказы об отпуске
Для создания приказа на одного сотрудника об отпуске нужно в меню Действия - Отпуск выбрать команду На одного сотрудника.
В приказе об отпуске на несколько сотрудников указывается номер и дата, с помощью пиктограммы добавляются сотрудники. Если они добавлены в график и по ним внесены данные в графике, то при выборе вида отпуска "Ежегодный основной оплачиваемый" колонки с… по… заполняются автоматически.
Списочная численность работников
Команда Списочная численность работников располагается в меню Сотрудники - Рабочая информация. С помощью этой команды можно вывести отчет о численности работников за год, месяц или какой-нибудь день.
Имеются такие же отчеты Форма 1-Т, Форма П-4.
Статистическая отчетность
В меню Сотрудники - Отчеты и документы - Статистическая отчетность имеются три вида отчета:
1. сведения о численности работников - такой же отчет, как и Списочная численность работников 2. сведения о штатной численности, Список подразделений содержит список всех подразделений организации Штатное расписание (Форма Т-3) содержит данные по подразделениям и должностям данной организации 3. сведения по воинскому учету работников содержит два отчета: а) форма 11/МУ (Донесение о количестве граждан в запасе), который выдается по состоянию на выбранную дату б) форма 18 (Карта учета организации) выдает данные за выбранный месяц выбранного года
