Работа приемной комиссии
Модуль «Работа приемной комиссии»
Формирование состава приемной комиссии
Эта функция доступна только ответственному секретарю приемной комиссии.
В меню Работа выбрать команду Формирование приемной комиссии.
В форме "Назначение на должность" сформировать состав приемной комиссии.
Для назначения сотрудника на роль необходимо:
1. Открыть форму «Назначение на роль».
2. Нажать кнопку «Добавить».
3. В форме «Назначение на должность»:
* Из выпадающих списков выбрать роль, на которую назначается сотрудник, и подразделение.
* Открывается список сотрудников, которые могут быть назначены на данную роль.
По умолчанию открывается список сотрудников подразделения.
При необходимости можно выбрать из всех сотрудников.
* Выделить сотрудника из списка.
* Указать дату снятия.
* Нажать Назначить.
После назначения сотрудника на роль необходимо настроить доступ сотрудника.
Настройка доступа
Эта функция позволяет настроить работу сотрудника только на определенные подразделения.
Для настройки доступа необходимо:
1. Открыть форму «Назначение на роль». 2. Выделить сотрудника из списка. 3. Нажать «Доступ». 4. В форме «Настройка доступа» отметить галочкой те подразделения, с которыми должен работать указанный сотрудник. 5. Нажать Сохранить.
Для обеспечения доступа ко всем подразделениям можно использовать Выделить все.
Для отказа нажать Отмена.
Переназначение сотрудника
Производится аналогично назначению сотрудника на роль.
Для переназначения сотрудника необходимо:
1. Открыть форму «Назначение на роль». 2. Выделить сотрудника из списка. 3. Нажать «Переназначить». 4. В форме «Назначение / переназначение сотрудника» выделить из списка назначаемого сотрудника. 5. Указать дату снятия. 6. Нажать Переназначить.
Изменение срока окончания полномочий
Для того чтобы изменить срок действия полномочий сотрудника Вашего подразделения (продлить его или уменьшить) необходимо:
1. Открыть форму «Назначение на роль». 2. Выделить сотрудника из списка. 3. Нажать «Изменить». 4. В форме «Изменение срока окончания» указать новый срок окончания или установить признак «Срок окончания не задан». 5. Нажать Сохранить.
Для отказа нажать Отмена.
Снятие сотрудника с роли
Для снятия сотрудника с назначенной роли необходимо:
1. Открыть форму «Назначение на роли». 2. Выделить сотрудника из списка. 3. Нажать «Снять». 4. После получения подтверждения сотрудник будет снят с должности.
Учетная запись сотрудника
С помощью этой функции можно получить всю информацию об учетной записи сотрудника и изменить пароль входа в ИСУ ВУЗ.
1. Открыть форму «Назначение на роль
2. Выделить сотрудника.
3. Нажать «Учетная запись».
4. В форме «Учетная запись»:
* Заблокировать / разблокировать учетную запись
* Отключить учетную запись
* Сменить пароль путем ввода нового пароля в строке Пароль.
* Изменить дату отключения учетной записи
5. Внести необходимые изменения и нажать Сохранить.
Для отказа нажать Отмена.
Установка параметров работы приемной комиссии
Эта функция предназначена для указания сроков работы приемной комиссии и критерия зачисления абитуриентов. В установленные сроки становятся доступными все функции приемной комиссии. В остальное время доступны только просмотр персональных данных абитуриентов и изменение сроков работы приемной комиссии.
Через день после окончания срока работы приемной комиссии все абитуриенты, не переведенные в состояние "Принятый", автоматически переводятся в состояние "Не принятый".
Эта функция доступна только ответственному секретарю приемной комиссии.
В меню Работа выбрать команду Установка параметров работы приемной комиссии.
В форме "Параметры работы приемной комиссии":
1. Указать сроки работы приемной комиссии.
Критерий отбора абитуриентов предназначен для автоматического перевода абитуриентов
из состояния "принятый" в состояние "кандидат на зачисление".
Существуют два критерия отбора абитуриентов:
* На основе проходного балла.
Средний балл по результатам сдачи вступительных экзаменов должен быть
выше проходного балла на выбранную специальность.
* На основе проходного балла среди прошедших вступительные испытания.
Средний балл по результатам сдачи вступительных экзаменов должен быть выше проходного
балла на выбранную специальность, и все вступительные экзамены должны быть сданы, т.е.
балл сдачи каждого экзамена должен превышать проходной балл данного экзамена.
2. Нажать Ок.
3. Для отказа нажать Отмена.
Введение классификаторов
Классификатор необходим в системе ИСУ ВУЗ для того, чтобы не возникало необходимости каждый раз забивать одну и ту же информацию. Например, если забить в систему все ученые звания, то при приеме человека на работу нет необходимости забивать ему ученое звание, а просто можно будет выбрать его из открывающегося списка.
Для добавления в классификатор дополнительно элемента необходимо:
1. в меню Работа выбрать команду Настройка системы - ведение классификаторов; 2. из открывшегося списка выбрать необходимый вид классификатора, например Базовое образование; 3. для добавления элемента нажать пиктограмму Добавить; 4. для внесения изменений в какой-либо элемент выберите пиктограмму Редактировать; 5. для удаления элемента из классификатора необходимо нажать на пиктограмму Удалить.
Работа со списком абитуриентов
Окно работы со списком абитуриентов содержит блок, позволяющий настраивать программу на работу с определенными состояниями абитуриентов, а также отбирать абитуриентов по различным критериям (так называемым фильтрам).
Порядок абитуриентов можно изменять, щелкая по заголовкам соответствующих столбцов. По умолчанию абитуриенты отсортированы по ФИО.
Для ускорения поиска абитуриента предусмотрен быстрый поиск: в строке поиска задаются начальные буквы фамилии, при этом курсор сразу устанавливается на первую подходящую запись.
Работа с фильтрами
Существует возможность выбрать дополнительные фильтры, расположенные на двух страницах:
1. Основные 2. Дополнительные. 3. Адрес прописки
Каждый из этих подпунктов дает возможность учитывать или не учитывать некоторые данные о абитуриенте.
Закладка Основные включает:
* Форма обучения * Специальность (перечислены названия специальностей) * Подразделение * База обучения * Группа * Учитывать или нет дату подачи документов * Категория поступления
Чтобы активизировать каждое из этих меню, достаточно щелкнуть мышью на строчку раскрывающегося подменю, причем первая пустая строчка, стоящая в начале списка, позволяет отказаться от использования этого фильтра.
Если в дате рождения выбрано "Учитывать", то внизу появляются строчки ("От" и "до"), с помощью которых предлагается ввести даты, задающие границы поиска. Даты могут вводиться вручную в формате "день-месяц-год", либо с помощью кнопки "15" выбираться из выпадающего календаря. При выборе даты из календаря двойные стрелки служат для перелистывания лет, одинарные – месяцев, а дата выбирается левой кнопкой мыши.
Закладка Дополнительные включает:
* Результаты собеседования ("Не рекомендован", "Рекомендован", "Показать всех")
* Оплата ("Оплатившие", "Без оплаты", "Внешняя оплата", "Показать всех")
* Рекомендуемый семестр ("Не учитывать", "Начальный семестр")
* Дата рождения ("Не учитывать", "Учитывать")
* Категория зачисления
Закладка Адрес прописки включает:
Когда ставишь галочку в графу Учитывать, то можно выбрать Страну, Регион, Район, Город, Населенный пункт, Улицу.
При использовании фильтров список абитуриентов обновляется автоматически каждый раз при изменении любого фильтра. Если на список наложен хотя бы один фильтр, в строке состояний появляется надпись "Фильтр".
При нажатии кнопки Сброс фильтра отменяются все условия, наложенные дополнительно. Данная кнопка не влияет на изменение списка состояний абитуриентов.
С помощью кнопки Дополнительно окно настройки списка абитуриентов сворачивается и разворачивается, изменяя размер основного окна.
Внизу окна после каждого обновления списка или изменения фильтра высвечивается статистическая информация:
* Всего в списке (удовлетворяющие условиям фильтра), * Средний балл выше проходного (удовлетворяют текущему критерию отбора абитуриентов) * Средний балл ниже проходного (не удовлетворяют текущему критерию отбора абитуриентов) * Принятые * Оплатившие * Есть не пройденные экзамены.
Панель инструментов
Панель инструментов располагается непосредственно под строкой меню и содержит ряд кнопок, дублирующих основные действия. При наведении курсора мыши появляется подсказка с описанием действия, осуществляемого при нажатии данной кнопки.
| Кнопка | Описание |
|---|---|
|
Изменения данных абитуриента |
|
Обновить список абитуриентов |
|
Назначение вступительных экзаменов |
|
Результаты вступительных испытаний |
|
Печать протокола собеседования |
|
Печать результатов сдачи вступительных экзаменов |
|
Ввод/просмотр оплаты |
|
Регистрация поступающего |
Регистрация поступающего
Регистрация поступающего
Данная функция предназначена для регистрации абитуриентов в системе ИСУ ВУЗ.
В меню Абитуриенты выбрать команду Регистрация поступающего (или с помощью пиктограммы 
).
В форме "Регистрация абитуриента":
На закладке "Общие сведения":
* Ввести фамилию, имя, отчество абитуриента или выбрать из ранее зарегистрированных с помощью Выбрать.
* При необходимости с помощью Генерация задать новый пароль для входа в ИСУ ВУЗ
(для сдачи вступительных испытаний в виде тестирования).
* Ввести дату рождения.
* Указать пол.
* Заполнить удостоверение личности.
Все поля являются обязательными для заполнения.
На закладке "Сведения о поступающем":
* Из выпадающего списка выбрать форму обучения, специальность, деканат и базу обучения
(все поля являются обязательными для заполнения).
* Указать номер рекомендуемого семестра и средний балл аттестата.
На закладке "Комментарий" при необходимости ввести любую дополнительную информацию.
Нажать Сохранить и ОК. При нажатии ОК происходит сохранение данных и закрытие формы "Регистрация абитуриента". При этом предлагается назначить вступительные экзамены и распечатать протокол собеседования. При нажатии Сохранить происходит сохранение данных, но форма не закрывается. После сохранения на закладке "Сведения о поступающем" возможны следующие действия:
* Назначить вступительные экзамены * Отчет о результатах сдачи экзаменов * Печать протокола собеседования * Перевести в кандидаты на зачисление.
См. соответствующие пункты.
Для того, чтобы распечатать заявление о приеме абитуриента, необходимо в персональных данных выбрать закладку Прием. В правом верхнем углу есть форма Заявление о приеме.
В зависимости от требований конкретной организации регистрационный номер заявления может заполняться как автоматически, так и вручную. Вводится дата регистрации. Для того, чтобы вывести заявление на печать необходимо использовать пиктограмму
.
Особое внимание хотелось указать электронным копиям документов. В закладке Документы указываются документы студента (например, аттестат, паспорт и т.д.). Тут также есть возможность прикрепить электронные копии документов. Для этого необходимо нажать на пиктограмму 
.
В открывшемся окне, содержащим название выделенного документа, есть возможность добавить электронный файл при помощи пиктограммы 
, указав нужный адрес, где хранится этот файл. Для просмотра прикрепленного документа используется пиктограмма , а для удаления – пиктограмма 
.
Есть возможность внесения оплаты через изменения персональных данных.
В закладке Договор и оплата для этого используется строка Размер оплаты за курс.
Прежде, чем распечатывать договор, нужно указать, с кем он заключается и указать его данные в системе. Так же, как и в заявлении, в договоре может быть включена автонумирация, либо номера будут заноситься вручную. Для распечатки договора используется команда Договор
Команда Соглашение нужно для распечатки соглашение на обработку персональных данных, на внесение изменений при переводе, о расторжении договора.
Регистрация абитуриента, подавшего заявление через Интерент АРМ
Данный вид регистрации создан для облегчения работы сотрудников приемной комиссии, абитуриент до прихода в приемную комиссию самостоятельно вносит основные сведения о себе, сотрудникам приемной комиссии нет необходимости вносить данные сведения, необходимо лишь по документам проверить их достоверность. А абитуриент имеет возможность видеть, какое место он занимает в рейтинге поступающих и проходит ли по конкурсу в вуз.
Абитуриент, подавший заявление о поступлении через Интернет, регистрируется приемной комиссией только в тот момент, когда приходит в приемную комиссию с документами.
Количество абитуриентов, подавших заявление через Интернет, можно увидеть в окне "Количество веб-заявлений".
Чтобы просмотреть контактные данные абитуриента, подавшего заявление на поступление через Интернет, необходимо в меню Работа выбрать команду Обработка интернет-абитуриентов. В форме в левом нижнем углу будут указаны те контактные данные, которые абитуриент указал в своем интернет-АРМе. Также указываются и сертификаты ЕГЭ. По указанным контактным данным необходимо связаться с абитуриентом и уточнить время и дату его прихода в вуз с оригиналами документов.
В данной форме можно использовать поиск для нахождения нужного абитуриента, имеется возможность также настроить с какого числа должны быть показаны интересующие абитуриентов, для этого необходимо выбрать нужную дату из выпадающего списка.
Абитуриенты, которые уже внесены в приемную комиссию, отмечаются значком 
, те, которых можно добавить в приемной комиссии – 
, а те абитуриенты, которые удалены из списка приемной комиссии – 
.
Для просмотра копий документов, которые абитуриент прикрепил через интернет АРМ, используется пиктограмма 
.
Иногда (в зависимости от особенностей Windows) случается, что окно Список документов поступающего уходит на задний план и его становится не видно. Появляется ощущение, что система повисла. Для решения этой проблемы необходимо нажать на клавиатуре клавишу Esc и еще раз открыть список документов поступающего. В открывшемся окне Список документов поступающего отображаются все документы абитуриента. Галочкой отмечены те документы, которые будут закачены в базу при оформлении абитуриента в приемной комиссии. Для просмотра самих документов необходимо двойным щелчком нажать на название документа.
Открывается окно, содержащее список прикрепленных файлов. После нажатия двойным щелчком левой клавишей мыши на название этого файла открывается сам файл.
Если Вы отказываете абитуриенту в заявлении, то необходимо щелкнуть на пиктограмме (также можно использовать команду Отказать меню Заявление).
Если после того, как абитуриента сотрудники приемной комиссии внесли в систему, он еще через интернет АРМ занес электронные копии документов, то их можно будет добавить с помощью меню Обработка интернет-абитуриентов, повторив те же действия, но искать абитуриента нужно уже будет в состоянии Рассмотрено ().
Чтобы зарегистрировать абитуриента, который подал заявление о поступлении через Интернет, необходимо в меню Абитуриенты выбрать команду Регистрация нового абитуриента (или использовать пиктограмму 
.
В форме выбрать функциональную клавишу 
, выйдет список абитуриентов, которые подали заявление о поступлении через Интернет.
Необходимо выбрать абитуриента (можно воспользоваться поиском), выделить его фамилию, далее нажать на кнопку Выбрать. Далее сведения автоматически перегружаются в форму "Регистрация абитуриента" (закладка "Общие сведения"). В форме необходимо указать документ, удостоверяющий личность, и его данные. Все данные, выгрузившиеся в форму, необходимо сверить с данными документов, которые предоставил абитуриент.
Далее необходимо проверить данные о поступлении (закладка "Сведения о поступлении"): форму обучения, специальность, подразделение (если необходимо внести коррективы, то для этого используется функциональная клавиша Изменить, далее из списка выбираются необходимые данные), специализацию, технологию обучения (если абитуриент поступает на дистанционную форму обучения), базу обучения, категорию поступления, источник информации о данном учебном заведении, курс и семестр, на которые поступает абитуриент, срок обучения, приоритет специальности, вносится при необходимости средний балл аттестата, пройдено ли собеседование.
Также имеет возможность написать комментарий (закладка комментарий)
После всех произведенных действий необходимо нажать Сохранить или ОК (в последнем случае окно автоматически закроется).
Далее необходимо внести данные ЕГЭ (если студент принес сертификат о сдаче ЕГЭ) или назначить вступительные экзамены (если у студента нет сданных ЕГЭ), при назначении вступительных экзаменов необходимо помнить о том, что нужно предоставить студентам допуск для сдачи экзаменов.
Далее необходимо сформировать рейтинг поступающих (рейтинг формируется только в том случае, если предварительно был сформирован план приема).
Распечатка списка электронных заявлений абитуриентов
Имеется возможность распечатать список электронных заявлений абитуриентов, доступных конкретной приемной комиссии в рамках текущей приемной кампании, – для этого необходимо щелкнуть левой клавишей мыши по пиктограмме 
формы «Обработка интернет-абитуриентов».
В форме «Списочная выгрузка данных» в разделе «Выбор данных» проставляются галочки рядом с необходимыми данными для выгрузки, в разделе «Порядок столбцов» можно изменить порядок следования столбцов (с помощью пиктограмм 
- поставить в начало, 
- поднять на одну строку выше), в разделе «Заголовок» можно задать заголовок столбцу. Чтобы выгрузить полученный отчет в Microsoft Excel и распечатать его, необходимо щелкнуть левой клавишей мыши на пиктограмме .
Созданный шаблон можно сохранить (пиктограммы 
- сохранить, 
- сохранить с другим названием). Открыть сохраненный шаблон можно с помощью пиктограммы 
, выделить шаблон из списка и нажать Выбрать.
В форме «Выбор шаблона списка» для выбора шаблона можно воспользоваться поиском – внести название шаблона в строке Поиск. Название шаблона можно изменить – пиктограмма 
, удалить – пиктограмма 
.
Редактирование сведений
Выделить студента из списка.
В меню Абитуриенты выбрать команду Редактирование сведений (или с помощью пиктограммы ).
В форме "Персональные данные студента":
1. Отредактировать персональные данные. 2. Нажать Сохранить.
Для отказа нажать Отмена.
Просмотр сведений
Выбрать абитуриента из списка.
В меню Абитуриенты выбрать команду Просмотр сведений (или двойной щелчок мыши на фамилии абитуриента).
Форма "Персональные данные студента" открывается для просмотра без права редактирования.
Прием абитуриента из другой приемной комиссии
Данная функция позволяет принимать абитуриентов, переданных из других приемных комиссий ВУЗа.
В меню Абитуриенты выбрать команду Принять из другой приемной комиссии.
В форме "Прием студентов из другой организации":
1. Отметить галочкой необходимых студентов. 2. Из выпадающих списков выбрать специальность и деканат. 3. Нажать Принять.
Для отказа нажать Отмена.
Все отмеченные абитуриенты попадут на выбранную специальность и деканат.
Если переведенные абитуриенты уже сдавали вступительные экзамены в форме компьютерного тестирования, то результаты тестирования можно перезачесть (см. пункт «Перезачет вступительных экзаменов»).
Передача абитуриента в другую приемную комиссию
Данная функция позволяет передавать абитуриентов в другие приемные комиссии ВУЗа.
В списке абитуриентов выделить абитуриента.
В меню Абитуриенты выбрать команду Передать в другую приемную комиссию.
Для отказа нажать Отмена.
После получения подтверждения абитуриент становится видимым в других приемных комиссиях до тех пор, пока он не будет принят другой приемной комиссией.
Смотри пункт "Прием абитуриента из другой приемной комиссии".
Назначение вступительных экзаменов
Выбрать абитуриента из списка.
В меню Абитуриенты выбрать команду Назначение вступительных экзаменов (или с помощью пиктограммы ).
В форме "Назначение вступительных экзаменов":
1. В разделе "Дисциплины" выделить дисциплину. 2. Выбрать тип (ЕГЭ или Тестирование) 3. Нажать Добавить. 4. При необходимости пункты 1-3 повторить. 5. Нажать Выйти.
Вступительные экзамены могут быть двух типов: альтернативные (из нескольких экзаменов может быть выбран только один) и неальтернативные.
Неальтернативные экзамены назначаются автоматически, из альтернативных сотрудник приемной комиссии должен выбрать один из вариантов.
С помощью кнопки Удалить можно удалить выделенную дисциплину.
Экзамен может быть удален только в том случае, если абитуриент не приступал к его сдаче.
Допуск к вступительным экзаменам
Чтобы абитуриент мог сдать экзамен ему должен быть открыт допуск.
Выбрать абитуриента.
В меню Абитуриенты выбрать команду Результаты вступительных экзаменов (или с помощью пиктограммы ).
В форме "Вступительные экзамены" с помощью одноименных кнопок возможны следующие действия :
1. Ввести результаты. 2. Изменить число попыток. 3. Просмотреть выданные вопросы. 4. Просмотреть ответы абитуриента. 5. Печать допуска. 6. Печать результатов.
Пункты 3 и 4 работают только для экзаменов в форме тестирования.
Для использования сервиса проверки сертификатов ЕГЭ в ИСУ ВУЗ необходимо произвести через администратора системы определенные настройки Вашего экземпляра ИСУ ВУЗ с занесением регистрационных данных Вашего ВУЗа, полученных на сайте ФБС (www.fbsege.ru).
Настройка параметров необходимых для работы с ФБС.
Все дальнейшие параметры настраиваются через администратора настройщика, настройка генеральных параметров: 1. Параметр № 99 с названием "ФБС URL" - полный путь сервера обработки ФБС, по умолчанию введен тестовый сервер "http://fbsege.ru:88/wschecks.asmx" при необходимости вводится основной сервер вместе с полным путем до скрипта обработки 2. Параметр № 100 название "ФБС login" - логин к серверу ФБС 3. Параметр № 101 название "ФБС password" - пароль к серверу ФБС 4. Параметр № 102 название "Proxy" - прокси сервер для выхода в Интернет для конкретной организации, пример http://192.168.200.250:8000, не забывать указывать протокол иначе не будет распознан корректно. 5. Параметр № 102 название "Proxy login" - логин к прокси серверу 6. Параметр № 103 название "Proxy password" - пароль к прокси серверу 7. Параметр № 103 название "ФБС client" - клиент к серверу ФБС После этого появляется возможность проверять свидетельства через базу ФБС
Для проверки данных свидетельства о сдаче ЕГЭ используется пиктограмма Проверка в ФБС, располагающаяся в форме Выбор документа.
В открывшейся форме Проверка сертификатов ЕГЭ указано ФИО абитуриента, его паспортные данные, данные сертификата, результаты прохождения ЕГЭ.
В случае недостоверности свидетельства о прохождении ЕГЭ выдается ошибка.
Перезачет вступительных экзаменов
Если переведенные абитуриенты уже сдавали вступительные экзамены в форме компьютерного тестирования, то результаты тестирования можно перезачесть. Для этого необходимо:
1. Назначить переведенному абитуриенту вступительные экзамены. 2. Выделить предмет для перезачета из списка назначенных. 3. Нажать Перезачет.
Списочная обработка результатов
Форма «Списочная обработка результатов» необходима для массовой простановки оценок абитуриентов по одному предмету.
В этой форме выбирается дисциплина, по которой нужно проставить результаты вступительных испытаний, форма контроля (ЕГЭ или тест). Можно так же выбрать форму обучения и отфильтровать по специальности.
Эта форма используется для удобства ввода у абитуриентов результатов по конкретному предмету. Для этого выделите необходимого Вам абитуриента и нажмите кнопку Ввести результат.
Необходимо заполнить открывшуюся форму, указав в ней результат прохождения в баллах в строке Результат, документ, на основании которого проставляется результат. Для ввода нового документа необходимо нажать на кнопку Выбрать. В открывшемся окне из предложенного перечня уже вбитых документов можно выбрать необходимый или добавить новый документ, нажав на кнопку Новый. Ввести все данные по этому документу и для сохранения нажать кнопку Ок. Для отмены нажать Отмена.
Затем в форме Выбор документов выбрать название нужного Вам документа и нажать кнопку Ок. Для отказа нажать кнопку Отмена.
Так же при простановке результатов можно указать оригинал или копия документа. Для того, чтобы стереть данные о документе, можно использовать кнопку Стереть. После заполнения всех данных нажмите на кнопку Ок. Для отмены так же используется кнопка Отмена.
Ввод оплаты
Данная функция позволяет фиксировать факт оплаты за первый семестр обучения.
Выделить абитуриента из списка.
В меню Абитуриенты выбрать команду Оплата, далее Ввод оплаты (или с помощью пиктограммы )).
В форме "Оплата":
1. Выбрать форму оплаты. 2. Нажать ОК.
Для отказа нажать Отмена.
После ввода оплаты в списке абитуриентов в поле "Оплатил" у данного абитуриента появляется "+".
Отмена оплаты
Эта функция доступна только ответственному секретарю.
Выделить абитуриента.
В меню Абитуриенты выбрать команду Оплата, далее Отмена оплаты.
После получения подтверждения оплата аннулируется.
Формирование рейтинга
Данная функция необходима для формирования списков абитуриентов, которые прошли по рейтингу.
Для начала нужно настроить план приема. Для этого в меню Работа выбрать команду Настройка плана приема.
Указывается учебный год. Для создания конкурсной группы, в которой прописывается одна или несколько специальностей (направлений), по которым будет вестись набор, используется пиктограмма 
. Для изменения наименования конкурсной группы используется 
. Для удаления конкурсной группы используется пиктограмма 
. Пиктограмма 
позволяет добавить в конкурсную группу нужные специальности. Для сохранения всех проведенных изменений используется пиктограмма 
.
Для назначения проходного балла на каждой из специальностей в меню Работа выбрать команду Настройки проходного балла.
В данной форме указывается Форма обучения, Финансирование (внебюджет, бюджет), и на каждую специальность указать Проходной балл.
Обе функции доступны только для Ответственного секретаря приемной комиссии.
После того, как абитуриенты будут внесены в базу данных по всему списку абитуриентов по конкретной специальности, можно сформировать рейтинг. Для этого в меню Абитуриенты выбрать команду Формирование рейтинга поступающих.
В форме «Формирование рейтинга абитуриентов» указывается Учебный год, Форма обучения, Финансирование, выбирается Специальность. Строка Вне рейтинга показывает сколько человек данной специальности еще не попали в данный рейтинг.
В форме Формирование рейтинга абитуриентов имеются следующие команды:
добавление абитуриентов в рейтинг
удаление из рейтинга
перевода в состояние принятые
автоматическое изменение статусов
переместить в начало
переместить выше
переместить на автопозицию
переместить ниже
переместить в конец
протокол решения комиссии
просмотр личных данных
выгрузка данных
отчеты
Бирюзовым цветом выделяют абитуриентов, включенных по рейтингу в целевой набор, синем цветом выделены ФИО и данные абитуриентов, которые прошли по рейтингу, а черным – которые не прошли.
В нижнем левом углу окна «Формирования рейтинга абитуриентов» показаны Вступительные дисциплины, Форма сдачи, Дата, Баллы. В правом же нижнем углу – специальность, на которую абитуриента принимают.
Рейтинг панель инструментов
| Кнопка | Описание |
|---|---|
|
Добавить абитуриентов в рейтинг |
|
Удалить абитуриентов из рейтинга |
|
Перевести в состояние «Кандидат на прием» |
|
Переместить в начало |
|
Переместить выше |
|
Переместить в автопозицию |
|
Переместить ниже |
|
Переместить в конец |
|
Протокол решения комиссии |
|
Информация (персональные данные абитуриента) |
|
Выгрузка данных |
|
Отчеты |
|
Выход |
Для добавления в рейтинг абитуриентов используется команда Добавить абитуриентов в рейтинг.
Синим цветом выделены ФИО и данные абитуриентов, которые прошли по рейтингу, а черным цветом тех, которые не прошли.
В нижнем левом углу окна «Формирования рейтинга абитуриентов» показаны Вступительные дисциплины, Форма сдачи, Дата, Баллы. В правом же нижнем углу – специальность, на которую абитуриента принимают.
Для удаления используется команда Удалить абитуриента из рейтинга.
Для перевода абитуриента из статуса Поступающий в статус Кандидат на прием используется команда Перевести в состояние «Кандидат на прием».
Для перемещения абитуриентов на позиции выше, ниже, в начало списка или в конец используются соответствующие стрелочки.
)- эта пиктограмма используется для возврата абитуриента в рейтинге в позицию, которая используется по умолчанию.
Данные о протоколе решения комиссии вбиваются при помощи пиктограммы ).
Существуют два вида Отчетов:
1. рейтинг зачисления; 2. рейтинг поступления.
Первый вид отчета используется для вывода только тех абитуриентов данной специальности, которые прошли по рейтингу, а второй – всех абитуриентов, выделяя прошедших по рейтингу желтым цветом, а не прошедших – белым.
Отчеты используются для вывода списков рейтинга в Excel.
Перевод на другую специальность или в другой деканат
Эта функция доступна только ответственному секретарю приемной комиссии.
Выделить абитуриента.
В меню Абитуриенты выбрать команду Переводы, далее Перевод на другую специальность.
В форме "Переводы":
1. Выбрать Форму обучения и/или специальность, куда будет переведен абитуриент. 2. Нажать Ок.
Для отказа нажать Отмена.
После перевода назначаются новые вступительные экзамены в соответствии с выбранной специальностью. При необходимости есть возможность переаттестовать новые экзамены результатами уже сданных.
Переаттестация вступительных экзаменов
Эта процедура необходима, если был совершен перевод абитуриента , сдавшего вступительные экзамены, на другую специальность . Она позволяет перезачесть абитуриенту сданные дисциплины.
Выделить абитуриента.
В меню Абитуриенты выбрать команду Назначение вступительных экзаменов.
В форме "Назначение вступительных экзаменов":
1. Назначить вступительные испытания, если они еще не назначены. 2. Нажать Перезачет. 3. Выделить дисциплину для перезачета. 4. В поле "Перезачесть на" выделить дисциплину, оценку по которой нужно перезачесть. 5. Нажать Перезачесть. 6. При необходимости пункты 3-5 повторить для каждой перезачитываемой дисциплины. 7. Нажать Закрыть.
Перевод в поступающие
Эта функция доступна только ответственному секретарю приемной комиссии.
Выделить абитуриента.
В меню Абитуриенты выбрать команду Переводы, далее Перевод в поступающие.
После получения подтверждения статус абитуриента меняется на "Поступающий".
Перевод в кандидаты на зачисление
Эта функция доступна только ответственному секретарю приемной комиссии.
Выделить абитуриента.
В меню Абитуриенты выбрать команду Перевод, далее Перевод в кандидаты на прием.
После получения подтверждения статус абитуриента становится "Кандидат на зачисление".
Перевод в принятые
Эта функция доступна только ответственному секретарю приемной комиссии.
Выделить абитуриента.
В меню Абитуриенты выбрать команду Перевод, далее Перевод в принятые.
После получения подтверждения статус абитуриента становится "Принятый".
Для перевода в статус Принятый всех абитуриентов, находящихся в статусе Кандидат на прием, можно использовать команду Прием кандидатов в меню Абитуриенты.
В открывшейся форме отметить нужных абитуриентов, ввести документ и нажать кнопку Принять.
Перевод в выбывшие
Эта функция позволяет отчислить абитуриента из приемной комиссии и доступна только ответственному секретарю приемной комиссии.
Выделить абитуриента.
В меню Абитуриенты выбрать команду Перевод, далее Перевод в выбывшие.
После получения подтверждения в форме "Перевод в выбывшие":
1. Заполнить основание. 2. Нажать кнопку Да.
Для отказа нажать кнопку Отмена.
Статус абитуриента меняется на "Непринятый".
Восстановление из непринятых
Эта функция доступна только ответственному секретарю приемной комиссии.
В меню Абитуриенты выбрать команду Перевод, далее Восстановление из непринятых.
В форме "Восстановление из непринятых":
1. Выделить абитуриента. 2. Нажать кнопку Восстановить. 3. Для подтверждения нажать клавишу Да. 4. Для отказа нажать кнопку Отмена.
После получения подтверждения абитуриент отражается в списке в том статусе, в котором был отчислен.
Результаты прохождения вступительных экзаменов
Выделить абитуриента.
В меню Отчеты выбрать команду Результаты прохождения вступительных экзаменов (или с помощью пиктограммы ).
В Ms Word выводится отчет, содержащий данные о результатах прохождения вступительных экзаменов и об оплате, доступный для просмотра, печати и редактирования.
Протокол собеседования
Выделить абитуриента.
В меню Отчеты выбрать команду Протокол собеседования (или с помощью пиктограммы 
).
Для того, чтобы в протоколе отразился пароль, необходимо его изменить.
В Ms Excel выводится протокол собеседования.
Отчет о ходе поступления и зачисления абитуриентов
В меню Отчеты выбрать команду Отчет о ходе поступления и зачисления абитуриентов.
В форме "Формирование отчета":
1. Указать период. 2. Нажать Отчет.
В Ms Excel выводится отчет о количестве абитуриентов по факультетам.
Список абитуриентов по факультетам
В меню Отчеты выбрать команду Список абитуриентов по факультетам.
В форме "Формирование отчета":
1. Выбрать факультет. 2. Указать период. 3. Выбрать форму отчета. 4. Нажать Отчет.
Для отказа нажать Отмена.
В Ms Word выводится отчет, содержащий список абитуриентов факультета и:
* форма 1 - средний балл, список вступительных экзаменов, оплата. * форма 2 - средний балл, средний балл аттестата, собеседование, оплата.
Результаты сдачи экзаменов по дисциплинам
Данный отчет содержит количественную и процентную характеристику результатов прохождения экзаменов по каждой специальности.
Для данного отчета берутся все абитуриенты, сдававшие экзамены.
В меню Отчеты выбрать Результаты сдачи экзаменов по дисциплинам. Необходимо выбрать форму, в которой выводится отчет Ms Word.
Список абитуриентов
В данный отчет попадают только те абитуриенты, которые удовлетворяют условиям наложенных в данный момент фильтров.
В меню Отчеты выбрать команду Список абитуриентов.
В Ms Word выводится список абитуриентов.
